週報、月報等例行報告，常見的困擾是內容過於繁瑣像流水帳，或太過簡略讓主管無法掌握重點。
但只要掌握「上期承諾 - 當期進展 - 下期預告」的三段式結構，就可讓例行匯報成為強化專業形象、展現職場價值的實用工具。
台大盃簡報大賽第十二屆決賽 : 三個決賽選手的常用技巧 / 提升奪得金牌機率的技巧
提升職場簡報技能：掌握三大顧問級簡報策略
今天的文章主要會分成三個方向來討論：
一、建立簡報思維(Mindset)
二、建立簡報框架
三、如何產出簡報內容
如果你準備好了，就趕快跟我們一起看下去吧！
一、建立簡報思維
相信大家應該都看過蘋果公司賈伯斯的簡報吧？賈伯斯式的簡報風格在每一頁只會有 1~2 行字，在他的 presentation 過程中基本上都是靠著個人魅力撐起整場講座。
然而，你我都不是賈伯斯。
你所製作的這份簡報在會議結束後，可能會分享給沒有參加會議或其他部門的同事。如果這份簡報走的是賈伯斯式風格，那麼多數人在拿到簡報後會一頭霧水。
因此，簡報思維中想強調第一點是：資訊內容要盡量清楚完整。你要想像即使大家沒有出席這場會議，當他們閱讀簡報時依然能看得懂這份簡報。
其次，我們時常認為簡報的美觀、簡報者的台風是成功的重要因素，不過其實簡報本身的內容以及它所帶出的 insights 也同樣重要。
因此，接下來我們會談到如何建立簡報框架、製作簡報。
二、建立簡報框架
建立完簡報思維後，先別急著著手製作簡報。在開始之前，有幾件事情需要先釐清：
簡報目的：這場簡報的目的是什麼？是更新專案進度、向老闆提案、分享市場調查結果 ?
聽眾是誰：這場簡報主要的決策者是誰？是你的主管、經理還是總部的老闆？
希望促成的結果：這場簡報結束後，你希望老闆從提案中選擇其中一個？批准某專案的預算？還是著手開發某項新產品？
有了以上幾個方向後，接著可以開始構建簡報的 storyline，構建的過程中你可以使用「金字塔原理」幫助你更有邏輯地去分析。
金字塔原理
金字塔原理有別於一般溝通、書寫時先提供證據、說明論點，最後才引出結論的邏輯。相反地，它會在一開始就用結論破題，接著再提到論點、證據。
金字塔原理框架
向老闆、客戶簡報時金字塔原理更是被廣泛應用，由於對方在時間有限的情況下，會希望優先了解整場簡報的重點，也就是你的結論到底是什麼。
除了在簡報上可以套用金字塔原理之外，平時跟主管溝通、面試、思考解決問題的方式也都十分適用。下面我們舉個範例套用此模型：
金字塔原理範例
當你在架構 storyline 時，就可以先點出結論：讓員工居家辦公能提升工作滿意度。再分別帶到以下三個論點，以及對應的證據、數據來佐證。
三、如何產出簡報內容
初步完成簡報的框架之後，接下來我們要正式進入製作簡報的過程了！
相信多數人應該都有製作簡報的經驗，所以這邊會主要 highlight 幾點在做簡報時應該要留意的地方。
每張簡報溝通一個重點
前面在簡報思維中提到：簡報的資訊內容要盡量清楚完整，然而這並不意味著我們要將每張簡報都塞滿資訊。
以上面範例來說，若簡報的目的是想傳達：讓員工居家上班能提升工作滿意度。在後面幾頁簡報中，應該分別溝通：(1) 節省通勤時間、(2) 工作地點不受限、(3) 自由選擇工作服裝這三個論點。
你可以選擇將每個論點放在一頁簡報上，但是千萬不要把三個論點 & 證據全部放在同一頁簡報。
這麼做的目的是讓聽眾能更好地閱讀、吸收你所要傳達的資訊，同時也能搭配你簡報時所闡述的邏輯進行。
運用 MECE 原則
「你這裡有 MECE 嗎?」我的主管在改簡報時會對著我們這樣說。
MECE 的英文全稱是”Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”，代表著「相互獨立、毫無遺漏」，也有人說「不重複、不遺漏」。這是甚麼意思呢？讓我們來舉個例子。
MECE 原則範例
MECE 原則範例
在製作簡報時，如果你要進行分類、分群，要注意內容是否符合 MECE 原則，如此才能提升簡報的邏輯喔！
每頁都寫 Executive Summary
什麼是 Executive Summary ? 簡單來說，就是用一句話總結那頁 PPT 的重點。
範例
通常我們在製作簡報時，會將 Executive Summary 放在簡報最上方一目了然的位置。至於為什麼要寫 Executive Summary 呢?
其實這麼做主要能幫聽眾快速掌握 key message，特別是對於沒有時間細看簡報內容的人，也能抓到簡報想溝通的重點。
我的主管也告訴我們，寫 Summary 並不是件容易的事情，因為你需要具備很強的資訊整合能力，並提煉出整頁簡報中的精華。所以這是需要仰賴不斷地練習與思考才能夠進步的一件事情。
注意簡報細節
我們都聽過「魔鬼藏在細節」這句話，但實際做簡報時時常會遺漏一些微小細節而影響了整份簡報的信任度。比如說：你在某個數字上出錯，簡報時老闆很可能認為整簡報的數字都需要全部重新確認。
為了避免這樣的情形發生，製作完簡報後一定要記得掃一眼這些細節你是否注意到：
數字正確性：避免簡報中的數據是一眼就能看出不合理（比如你的銷售量多了一個位數）
小數點是否對齊：檢查所有數字、百分比的小數點位數都是一樣的
標題是否有錯字：簡報中避免出現任何錯字
本文作者：Murphy
責任編輯：BFA 簡報 編輯部
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![[職場工作] 聊聊關於工作週報這件小事](https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/569cad2869a91a75f816c2f3/1707289851422-LQ0PZXW5ZQQ481RD2RO2/%E6%96%87%E7%AB%A0%E5%B0%81%E9%9D%A2.004.jpeg)
五個 CTA 訣竅，替每份簡報帶來不同的成效
‘‘開始做每份簡報前，都需要訂下一個明確的目標，否則就不要花時間做簡報。’’
做一份「有目標的簡報」聽起來很簡單，但是執行起來其實並不簡單。相信你我都很常碰到，那種拿著一份簡報講了幾個小時，卻不斷岔題、始終講不完，最後草草收尾的簡報。追根究底，做這份簡報的人，就是單純只是拿著簡報在跟別人聊天的「閒聊系簡報」罷了。
這種沒有目的性的簡報，通常都是消磨與會者興致與時間的最大兇器，更是對你想達成的提案目的，有著強烈的負面影響。因此，透過「提案誘導術」方式，在製作每一份提案簡報前，都先設定好這次簡報的目標，才是最根本解決閒聊系簡報的方法。這種被設定在簡報後達成的目標，通常都是希望聽眾可以「順著我們的指示行動/決策/動作」，我們在這裡稱之為『 CTA（Call-To-Action，行動要求）』。
好的 CTA 應該是被精心設計過的，讓聽眾可以馬上按照你的指示行動。
這個 Action（行動）就是我們在提案簡報裡最重要的『目的』，也是我們在製作每一份簡報前，都應該先想清楚的重要功課。舉凡讓對方批准你的提案、同意你的要求，或是答應你的方案，都算是 Action（行動）的一種。
接下來，我們將透過幾個小訣竅，教你如何最基礎的，用策略製作簡報，讓聽眾對你的提案「言聽計從」。
一，將 CTA 設計在最後一頁：並且不斷的提醒聽眾進行 Action（行動）
首先，如果你要製做一份頁數多於一頁的簡報，那它就被賦予了一份相當重要的基本任務：『幫助講者把這整份簡報講到最後一頁』，這也是為什麼多數的 CTA 都會被設定在簡報的最後一頁。因為我們都希望聽眾是聽完了整份簡報分享後，再開始進行行動，例如約我們碰面討論、簽約合作，或是洽談細節等。如果你的簡報打算講到一半就放出 CTA，那聽眾在聽完你的 CTA 後，很有可能就隨著後續簡報時間的拖長，而忘記了他在結束時到底該做什麼 Action（行動）。
一份好簡報的結束，就是應該停在在呼籲聽眾進行 Action（行動）的那一刻，若你的簡報做的精彩又引人入勝，多數的簡報免不了有與聽眾 QA 問答的過程。無論問答時間的長短，在每一次回覆完聽眾的提問後，請務必把話題導回來，請聽眾進行 Action（行動）。因為一份簡報最容易被記住的時刻，就是大家準備要離開會議室的前一秒，為了徹底貫徹簡報的目的，請記得把 CTA 停留在最完美的一刻，被聽眾深刻的記住。
如果你的 CTA 是希望對方與你碰面，那聯絡資訊一定要留在最後一頁。
二，把 CTA 設計的越小、越容易達到越好：五階段提案誘導術的策略
根據在前一篇提到的《登門檻效應》，我們都知道，把一個大目的拆分成幾個可以簡單達成的小目的，會大幅增加聽眾接受你所提出要求的機率，是最有效引誘對方上鉤的方法。在 CTA 上也不例外，我們可以試著把一個宏大的目標，根據階段切割成幾份不同的簡報，再在每一份簡報的結尾放入不同的 CTA，來吸引聽眾一步一步往我們設定的方向進行。同樣的在簡報時間的把控上也是如此，五份 10 分鐘的商業提案，永遠比一份 60 分鐘的提案來得更吸引人。
跟據我個人做過幾次整套業務開發的經驗，我將整個業務開發流程，從對方不認識你到最後對方同意你簽約的過程，分為五個階段，也就是我們正要講的五階段提案誘導術。只要你有辦法在這五個階段當中，都各別放入一個非常清楚的 CTA，你就可以在不同的階段引誘對方進入到你設定的目標，進而達成的最終目的。
如果你的目的是希望現場百人聽眾給予回饋，掃描 QR 碼會比起舉手要麥克風來得簡單更多。
三，讓完全不認識你的對方願意與你碰面、聽你簡報：陌生開發提案簡報的 CTA
在五階段簡報提案誘導術裡面，最困難、也最基本的，就是當對方完全不認識你的時候，要讓對方能夠願意與你碰面、願意瞭解更多，這種提案叫做陌生開發簡報。我先前寫過一篇《告別無用會議》的短文，裏面的概念其實跟多數平時業務繁忙的人們一樣，「不開沒目的的會議」。所以，在陌生開發前，你需要花一點時間製作一份簡單的簡報或大綱，來幫助對方弄懂「開這場會議的目的」。
相對起其他業務開發簡報，陌生開發簡報的 CTA 很簡單，就是傳達「請與我碰面」的訴求。因此，在最後一頁中，請務必確保你有做到以下三點：明確的碰面需求、碰面時間長度，以及聯繫方式。正如同登門理論，你抓的時間越短，對方會覺得感覺起來不需要花這麼多時間應付你，15 分鐘、30 分鐘都是個比較令人舒服的長度，所以會比較有機會約的到碰面。再來就是聯繫方式，請盡量不要用通訊軟體，來讓對方先加好友聯繫，特別是加好友還需要等待同意的這種機制，簡直就是放雙手請對方離開。
手機與 Email 以外，你也可以參考使用例如 Doodle 這種類型的約會議工具來約對方。同時，最好直接提出幾個下週具體可行的時間，不僅會更快、更有效地收到對方回覆，還有助於減少雙方信件往返中失聯的可能。
陌生開發簡報的 CTA：明確交代目的、要求極短時間、提供簡易預約會議時間方法
四，跟首次碰面的對象簡報你的提案：首次拜訪簡報的 CTA
當你約到會議後，最好同時請問對方一同參與會議的同事有誰，再可以透過一些事前的 DD (盡職調查)，來判斷這些人的位階以及決策權限。目的很簡單，就是為了知道與會人當中，是否有「關鍵決策者」出席，也就是可以做決策的人。如果很不幸的沒辦法事前知道，那我會建議你準備兩份簡報流程，並放置於同一份簡報內，再在現場根據狀況進行臨機應變調整。
如果整場會議都沒有關鍵決策者參加，請千萬不要氣餒、同時保持良好的態度，因為你今天的提案簡報只有一個目的，就是「請與會人轉介 我們給關鍵決策者」。你可以在簡報裡給幾個簡單的重點提示，來幫助他了解：「我們是誰」、「我們為什麼想找你們合作」、「你們可以獲得什麼好處」這三點。因為你的目的是希望能夠讓與會者信任，並且讓他幫助你轉介你，所以千萬不要讓對方有任何一點可能誤解了合作的目的。簡報越簡單、對於他們轉述給關鍵決策者的過程越容易，轉介成功的機會也更高。
會議結束後，也不要忘記馬上發出 CTA 的確認信件，明確的告知「需要請對方幫忙轉介」的需求。最好可以再附上一份「關鍵決策者」簡報，減少會中傳達的訊息、增加會後補充的資料，讓他們可以輕鬆的幫忙轉發相關資料，來應付關鍵決策者可能會產生的疑問。最後，在決策心理學裡，有個詞叫做「誘餌效應（Decoy effect）」，意思就是給對方兩個選項，讓對方覺得自己有機會能選擇，進而選擇看起來比較好的那一個。例如提供「幫我約關鍵決策者」、與「幫忙把該提案轉交給關鍵決策者」這兩個選項，就會大幅避免對方回覆「我們內部再討論」後不了了之的結果。
首次拜訪簡報：很簡單的提示「參與此合作案的益處」
五，給可以做決策的人判斷合作意向的簡報：關鍵決策者簡報的 CTA
如果碰到可以做決策的人，製作簡報的邏輯就不一樣了。你的簡報只能達成以下兩個結果：「對方同意與我們合作」、或「明白對方真實的想法」。除此之外，死得不明不白是完全不能被接受的，決定不可以空手而歸。也是因為如此，如同我們前一篇所提到的「以物易物」概念，給關鍵決策者的簡報重點在於雙方的取捨，也就是你要以「什麼」換取對方「什麼」。
最適合的呈現方式，就是 CTA，放上所謂的取捨表（Give/Take Table）。取捨表可以清楚的呈現「你會付出什麼」、「你會得到什麼」，這兩個重要的核心要點，可以讓關鍵決策者可以知道他投入的成本是什麼、他的回報會是什麼，進而更簡單的去裁決自己是否需要這次的合作。取捨表內的資訊最好是簡短且清晰易懂的，以列點式方法做出比較。同時，取捨表裡也不要忘記放上自己的團隊會得到什麼。天底下沒有白吃的午餐，讓一份雙贏合作案的質疑，永遠會遠低於單方面獲益的提案。
關鍵決策者的 CTA 簡報：明確提出在此合作案中，需要對方需要付出什麼、以及會收穫什麼
提案成功的重點是講、成功提案的真正重點是聽，每一次與關鍵決策者的對話，都是一項不可多得的難得經驗。很多人不喜歡講簡報的過程中被打斷，但是在簡報中被關鍵決策者的每一次打斷提問，都代表著他心中最原始且真實的疑問。在業務開發的過程中，花 80% 的時間去聆聽、觀察對方的反饋，包含疑問、意見與觀點，這些可以幫你更真實的瞭解對方要的是什麼。好的業務開發人員總是說的少、聽得多，即使最後不成交，你還是可以帶著這些意見更新簡報，賣給同個行業中有相同需求的人。而這些對話，就是幫助你「明白對方真實想法」的最大收穫。
其實在《五階段提案誘導術》的分類裡，不只有「陌生開發提案簡報」、「首次拜訪簡報」、「關鍵決策者簡報」這三種簡報，還有幫助成功簽約的「收案成交簡報」，與再次提案重啟合作時的「合作延續簡報」。一但把以上五點的 CTA 重點做好，通常距離取得合作夥伴的關鍵決策者同意機率，應該就差不多六成了。
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不知道職場簡報的重點？帶你掌握 15 個變成專家的秘訣！
在職場上，通常是一對多的場合會用到簡報（PPT）；一但用到它不外乎幾個情境：「談判、說服、解釋」，這篇文章不是叫你製作精美的簡報，而是從觀眾的角度去探討，怎樣的一個簡報能最清楚的傳達訊息。
以下內容為對影片的心得筆記
一、在寫簡報前，請先思考為什麼要寫
➤ 每份簡報都有背後的「目的性」
你今天可能要代表個人或是團隊向某一群人做解釋，讓他們理解你要表達的「內容、訴求、跟他的利害關係…」；最終的目的可能是要「獲得認可、解決問題、達成共識…」
➤ 如果沒有簡報，你要如何達成目的？
簡報並不是解決問題的唯一方案，他只是一個工具而已；回想你小時候如果想要買一個玩具，在你父母不答應的情況下，你要如何說服他們購買？
會寫出上面這段，是因為筆者發現有很多想要達成的目的，並不一定要用簡報去達成；你可能只要找到關鍵的 Key man 對話就能夠解決問題，不要被制式的規則限制住自己做事的方式。
➤ 這份簡報是寫給誰看的？
是給團隊成員、其他部門，還是給自己直屬長官看的呢？
當「受眾」不同的時候，你的用字遣詞以及大綱規劃都會不一樣；你需要考慮到對方的：
專業知識：請使用對方可以理解的文字與術語，不然對方無法理解你的表達，這個簡報就沒有任何意義。
立場：利害關係要弄清楚，是「合作、競爭、協商、宣傳…」哪一種情境？
給你多少時間：有些長官時間有限，你要在最短的時間內讓他掌握可以做出決定的內容。
➤ 誰有決定權？
既然簡報是為了達成某個目的，那你就要清楚哪個與會者有拍板定案的權利，你的簡報主要就是為了他服務的。
二、撰寫時基礎注意事項
➤ 不要把 PPT 當成 Word 在寫
我發現很多人的 PPT 只是把 Word 文件上的內容直接複製貼上，完全沒有經過整理；這就造成了他的 PPT 文字超級多，甚至講 PPT 時幾乎是照著上面的文字在念，這對台下的觀眾而言是一個相當不良的體驗。
Word 著重在記錄個人思路，PPT 著重在展現影響力。
➤ 字體大小
做 PPT 的時候因為人就在電腦螢幕面前，所以你會覺得看起來很清楚；但如果換到大會議室，將簡報投影到大螢幕上時，不同座位的觀看體驗就會有很大的差異。
以下是幾個小建議：
最小的字請在 16 以上
標題 26 以上
重要內容 40 以上
統一使用「微軟正黑體」系列字體
建議讀者可以在簡報前可以先到會議室測試，確認每個位置的體驗後再對 PPT 做調整優化。
➤ 顏色
簡報內有許多色塊，請避免使用「淺色塊配白色字、深色塊配黑色字、飽和度類似的顏色」，這樣的搭配方案如果放到投影幕上很可能糊成一團。
同時也請考慮到「色盲、色弱」的觀眾，盡可能挑選合適的顏色。
➤ 內容排版
一頁就講一個內容：切忌將多個概念擠到一頁，會容易讓人抓不到重點。
上下頁要有關聯性：如果每一頁並沒有邏輯正相關，這容易讓觀眾思緒混亂。
不要省轉折頁：如果要切到新的話題，請安插轉折頁，這能讓觀眾對接下來的內容有心理預期。
➤ 標題放結論 or 個人觀點
考慮到人類的注意力有限，每個人的工作又都很忙碌；即使你在台上簡報，台下的觀眾也可能分心滑手機回訊息，他們未必有辦法全程專注在你的簡報上面。
所以在一張簡報中，我會選擇將結論放在標題；下面的內容只是作為輔助來說明，這樣即使觀眾恍神，那透過標題也能很快進入情境。
➤ 內容只留關鍵字
PPT 的內容請不要用說話的句子來做呈現：
因為是由「人」來做簡報的，字都打出來了，人還要說什麼？
字越多就會越小，觀眾越看不到重點
用「講」的簡報比較生動，用「念」的會讓觀眾想睡
盡量控制每頁文字不超過 20 字，多拆成幾頁也是可以的
➤ 不要過度依賴備註
其實筆者以前都會把想講的話都打在備註上面，但講過幾次就會發現；有時現場簡報時，你的內容會被「備註」牽制，導致整場簡報有種說不出的卡。
同時如果你是跟者備註在念，你也容易忽略台下觀眾的表情；搞不好你講到這段的時候台下老闆眉頭深鎖，但卻因為你專心的在念而忽略了。
➤ 動畫使用時機
基本上只會使用到「淡入、淡出」這兩個動畫，而且是為了「邏輯推理」才使用的。
過度使用動畫轉場會浪費很多時間，台下觀眾看著也累。
➤ 第一頁很重要
這裡的第一頁，是用來讓大家對這場簡報擁有「相同認知」的頁面；用來直接破題，告訴所有與會者，今天我們在這裡就是要處理、討論這件事，讓大家搞清楚狀況。
破題還有一個好處就是讓討論的內容限縮在一個範圍，避免簡報途中一直擴展話題模糊焦點。
有些與會者其實在現場一臉疑惑，他們可能是臨時被抓過來旁聽的；又甚至決策者參與的會議過多，導致他忘記了這場會議的重要性、急迫性…這種情狀況下，第一頁可以讓他們快速融入簡報。
三、總結
➤ 好的簡報跟漂亮的簡報是兩件事
內部溝通：簡報的重點會在於能不能把最終的「目的」達成，如果花費過多的時間在美化上可能不符合成本效益。
外部展示：漂亮的簡報還是有其必要性的，畢竟別人花了錢，總會想讓自己這筆錢花得有價值。
➤ 一切以「目的」為導向，減少達成目的上的阻礙
上面所提到的「注意事項」就是幫你排除觀眾可能會遇到的障礙，簡報最基本的就是要把一件事情簡單的說明白，確認彼此的認知相同；在這樣的前提下你才能提高達成「目的」的成功率。
本文作者：林鼎淵
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利用「層別法」化解溝通障礙，台積電主管教你邏輯工作溝通法！
層別法是一種分層別類的過程，它能將資料根據某個標準或變數加以分類、分析，需要結合直條圖、圓餅圖呈現。
卓越的人能夠拉開一般人的差距，不在於他們的學歷，而在於拆解、簡化知識的能力。
很多專業工作者，會照著自己的邏輯進行教學。但這麼做的結果，往往是講者說得振振有詞，聽者卻是鴨子聽雷。
傳授專業知識時，可以採用拆解、簡化的「系統性技術方法」，把知識拆解成多個步驟，一步只做一件事。
專業，需要簡化程序
以前我在工作的時候，常常要上公司指定的課程，有些是公司人資安排的專業課程，請外部講師來授課，有些則是邀請內部主管，上一些管理、領導的課程。
當時有一位主管，替我們上了基層主管管理課。當時在課堂上，我感覺自己很能意會、都聽得懂，但當我回到工作崗位，要開始實作時，卻發現「聽懂」和「實踐」根本是兩回事。
離開公司後，我成為一位職業的企訓講師，每年我都會安排一些進修課程，讓自己持續學習。有一年，我去參加一堂公開課，當時聽完課程，我內心非常沮喪，因為我聽不懂。
這堂課的老師非常專業，但他傳遞的知識，在我這些初次接觸該領域的人聽來，真的是鴨子聽雷。
當時我就在課堂上舉手發問，老師回答：這些東西聽一次，當然不會懂，你多應用幾次，就會慢慢了解。但我心想，課堂上就聽不懂了，我回去怎麼用呢？
教學，需要邏輯架構
這兩個小故事，就是所謂的學習障礙。如果一開始接觸了一門專業，就讓學習者感到困難，久而久之，就會對這門專業失去學習的熱情。
這就好比國中生學數學，如果老師教得艱深專業，學生難以理解，久而久之就會對數學失去興趣，等到了考試時，想當然，他的成績會慘不忍睹。
但假設他換了一位新的數學老師，教學方式改變，讓他聽懂上課內容，這位同學的成績就會愈來愈好。
所謂專業，就是要簡化程序，讓所有人都聽懂。一個專業的老師，需要的不是聰明的頭腦，而是一套能拆解、簡化的「系統性技術方法」。
介紹一套工作方法，你會怎麼說？
接著我用一個案例來說明這套方法，在學習問題分析與解決的工具中，有一個方法叫做「層別法」。
層別法是一種分層別類的過程，它能將資料根據某個標準或變數加以分類、分析，需要結合直條圖、圓餅圖呈現。
我相信上面的敘述，大家可能都看得懂，但是回到工作崗位上，卻不一定知道該如何運用這個方法去解決問題。
接下來，我們來用拆解簡化的系統性技術方法，說明「層別法」的功用。我把層別法分為 5 大步驟。
步驟1：你的問題是什麼？
我想知道我每個月開銷都花在哪裡？
步驟2：從問題尋找分析資料
分析過去 6 個月開銷資料。
步驟3：針對分析資料做分類
開銷資料的分類，依序為：食、衣、住、行、育、樂。
步驟4：從分類中找資料，透過圓餅圖或直條圖來呈現
每月開銷平均 6 萬，食、衣、住、行、育、樂分別為5 千、2 萬 5 千，5 千、5 千、5 千、 1 萬 5 千。
我們就可以依據這些資料畫成圓餅圖或直條圖，來看出各個類別分別占開銷的比例。
步驟5：從圖形寫出結論
從步驟 4 我們可以有兩個結論，分別為：
1. 每月開銷佔最高的前三名分別為「衣、育」，佔每月開銷 67%
2.「衣」開銷總額為 2 萬 5 千元，佔每月開銷 42%
用層別法化解溝通障礙小結
上面的 5 個步驟，就是用知識拆解的系統性方法，將一個任務拆解成多個步驟，每個步驟只做一件事。
很多專業工作者、經理人，對某些工作上的概念已是信手拈來，理所當然，因此他會照著自己的邏輯去教學，但別人不見得能聽懂。
而知識的拆解，不只能讓對方意會，還能讓對方照著你拆解的方式快速解決問題。作為教學者，這也是一件很有成就感的事。
卓越的人能夠拉開一般人的差距，不在於他們的學歷，而在於拆解、簡化知識的能力。這套系統性的技術方法，分享給大家。
本文作者：彭建文
本文出自：利用「層別法」化解溝通障礙，台積電主管教你邏輯工作溝通法！
作者官網：品碩創新
責任編輯：BFA 簡報 編輯部
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一張圖了解募資簡報的結構
寫募資簡報是很花時間的事情，網路上也有很多簡報模板可參考。但是若不了解整個簡報的核心結構，就不容易抓到投資人想聽的重點，得花費很多時間調整。
了解簡報結構才能先見林再見樹，就像是蓋房子之前一定會有地基和樑柱這些基本結構，即使外觀上看不到它們，但是這些基本結構決定房子是否美觀和穩固。
募資簡報的結構包括空間和時間面向：
空間面向：團隊的規劃和執行能力、市場潛力、產品競爭力和營收模式的獲利能力，是簡報的四大支柱，這相當於房子的樑柱，缺少其中一個支柱或太過薄弱，房子就蓋不起來，每一個支柱都有特定的內容主題去支撐，例如要說明產品競爭力很強，就要看關鍵痛點、解決方案和價值主張等內容是否紮實、是否有足夠證據。
時間面向：公司現在處於什麼階段是簡報的時間面向。新創公司的每個階段亮點和弱點都不一樣，別人對自己的定位也不同，包括機會和風險的定位，因此階段性質決定自己能展示什麼和需要獲得什麼資源，也決定聽眾用什麼標準來衡量簡報內容。
從起點到某一個時間點的團隊、市場、產品和營收模式狀況，決定了產品表現（可用產品的關鍵指標表示）。而簡報的內容除了當下的團隊、市場、產品、營收模式和產品表現之外，還要加上未來的預計里程碑，例如要達到什麼目標後繼續募資或是出場等。
簡報結構可以如下圖表示：
空間面向：簡報的四個支柱
團隊有執行和規劃能力
說明自己的團隊是有執行力和判斷力的團隊。團隊核心成員的資歷和記錄都可以說明這團隊是否有能力設定正確方向、執行計畫，隨機應變和凝聚向心力。行銷企劃和財務預估的合理性也表現出團隊的規劃能力。
市場有潛力
說明面對的市場是起飛的市場，沒有好的市場再好的產品也沒有用，簡報中的市場規模、競爭分析就在支持我們要進入的市場很有潛力，未來可以持續成長，而且在這市場中我們有足夠的競爭力存活，擊敗其他競爭者。
產品有競爭力
說明自己的產品是有競爭力也能讓客戶買單的產品。簡報中的痛點描述、解決方案和價值主張，都是在支撐產品的競爭力。也就是產品有堅實的客戶基礎，能真正幫客戶解決他們的痛點，提供核心價值。
營收模式有獲利能力
說明營收模式和所有團隊資源的組合，能夠讓公司創造足夠的獲利能力。沒有好的營收模式，再好的產品和再有潛力的市場，都沒辦法賺錢。市場牽引力（traction）的數據更是關鍵，有漂亮的營收數據才能證明這個模式是可以賺錢的。此外，若團隊有特殊優勢能構築相當門檻，也可以說服聽眾產品獲利不會太快被其他競爭者或模仿者侵蝕。
彼此邏輯一致
簡報的所有投影片內容都必須邏輯連貫，不能相互矛盾。有時在撰寫簡報內容，作者容易把內容當流水帳在寫，按照要填寫的項目生出內容，而忽略思考背後的邏輯嚴謹度。例如，解決方案要準確的對應痛點，不能痛點說的是 A 的問題，解決方案卻在講如何解決 B 的問題。或是財務預估中的成本結構，和行銷及通路開發的描述不一致，在行銷投影片中說要以經銷商通路為主，卻在財務預估沒有經銷商分潤、業務活動的成本。
再舉一個例子，在撰寫競爭分析的時候，我們會想辦法呈現出我們的優勢在哪，用圖表把我們的產品和競爭者產品並列，那把我們和競爭者區隔開的價值和功能，是否和我們強調的價值主張或解決方案內涵一致？如果我們強調的是「快速」、「便宜」，那在競爭分析中就要凸顯我們比競爭對手更快速、便宜，而且一目了然。從第二章到第五章的簡報結構說明中，我會提醒特定投影片需要再注意到和哪些投影片的邏輯一致性。
時間面向：現在階段和狀態
有一個天使投資人曾經給我非常寶貴的一課。在我對他簡報過後，他告訴我有件事情我在簡報前就一定要非常清楚，就是我現在處於什麼階段，只有我清楚知道而且表達我現在是什麼階段，他們才有辦法判斷我們應該是在天使輪、種子輪、A 輪等階段，並且用對應的標準評估我們。雖然投資案例很多，有的還沒有營收就募到 A 輪，有的開始有營收後才有人願意投資。但不同募資階段仍會有一些判斷方式，不會用 A 輪標準判斷天使輪，也不會用天使輪標準判斷 A 輪。
不管什麼判斷方式，產品進入市場的狀態是最關鍵的衡量標準，這個標準可以視不同產業性質而定出不同的關鍵指標（key metrics），最直接的就是營收。B2B 性質的關鍵指標可加上付費客戶數，B2C 性質的可用活躍使用者、付費使用者等。若再以更具體的產品性質區分，例如 C2C 的策展內容（content curation）平台，分享內容的使用者數或分享內容量可以是關鍵指標，雲端應用服務（SaaS）是訂閱使用者、活躍使用者，遊戲 App 是每個用戶平均收入（average revenue per user, ARPU）等。
這是投資人對新創公司階段的時間概念：
新創事業的創辦人先天上是不會用這種募資架構思考公司階段的，因為募資只是達到目的的手段。創辦人的時間概念和里程碑通常是以功能開發和用戶數為主。工程思維較重的創辦人越把精神放在功能開發，覺得應用程式或服務要在越短時間做得越完整強大越好，因此時間概念是以功能推出或平台完整度為主。而行銷思維較重的創辦人則把精神放在用戶開發和市場曝光度上，獲得越多使用者、報導、比賽獎項越好。以業務思維為主的創辦人則重視總營收成長、關鍵客戶或合作案的開發等。
創辦人的時間概念像是下圖：
因此投資人和創辦人之間的時間和里程碑概念會有落差，在募資的時候，創辦人必須把自己的時間觀轉成投資人的時間觀，對於里程碑的意義也要重新設定。更具體的說，必須思考每個里程碑是否能強化這四個支柱：產品的競爭力、市場的潛力、團隊的規劃和執行力和營收模式的獲利能力。例如某項功能的推出是否能更把自己和競爭者區隔開，以獲得更強的競爭力？爭取到的企業合作案或政府專案是在驗證營收模式的健全還是衝高營收數字而已？成長的用戶數能有效轉化為付費用戶，還是僅是虛榮指標？
這些問題不是只在討好投資人的胃口，這些是對自己事業生死攸關的問題。對新創公司而言，最重要的階段里程碑就是「產品與市場適配」（PMF, Product/Market Fit）。這個詞彙是創投 A16Z 的共同創辦人 Marc Andreessen 於 2007 年先提出來的，所謂產品與市場適配的定義就是：「一個產品所處的市場就是它能滿足的市場」。Marc Andreessen 說新創公司最重要的一件事情就是盡快找到產品與市場適配。
Andreessen 指出新創公司的頭號殺手就是產品缺乏市場，同樣的產品放到對的市場會成功，放到錯誤的市場就會失敗，市場才是最重要的。他引用 Andy Rachleff 的話說：
當一個好的團隊碰到糟糕的市場，市場會贏。
當一個糟糕的團隊碰到好的市場，市場會贏。
當一個好的團隊碰到好的市場，驚奇的事情就會發生。
因此在撰寫簡報時，一定要很清楚自己是否到 PMF（指產品與市場達到充分契合的狀態）的階段，也要清楚現有市場牽引力等重要營運數據是否能支撐自己的認知。在 PMF 前後時期所要從事的活動和要達到的里程碑，會有很大差異。在 PMF 之前，得說服投資人拿到資源後有多大機會可以開發出和市場適配的產品，以及要怎麼達到這個目標。在 PMF 之後，得說服投資人如何擴大市場，爭取到哪些有價值的用戶，用多快速度達到，用什麼方式達成。
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比花時間美化 PPT 更重要的事：簡報設計流程全攻略
很多人說想學 PPT，核心訴求是學習 PPT 技能，也就是操作。這無可厚非，畢竟 PowerPoint 是一個軟體，軟體的門檻便是操作。而這其實也是最容易的部分：隨便買一本書，照著裡面的內容練習一遍，基本可以掌握得七七八八。即使很多東西記不住，大概知道功能叫什麼，日後上網一查大概就能解決。只要能馬上搜索到答案的，都不會是大問題。那大問題是什麼？大問題是它的前因後果。就像我們要理解自己現在為什麼迷茫。
要真正解決這個問題，必須回溯自己的過往，找到一路的軌跡，發現自己為什麼成為現在的自己的動因，繼而便了解清楚導致迷茫的核心關鍵點，PPT 也是如此。
一、PPT 是用來輔助簡報，但演示輔助並非只有 PPT
這裡有兩個觀點：
任何工具存在的價值，都是用來解決問題的。
解決問題的，永遠不只有一個工具。如果覺得沒有，那是因為還沒有找到。
圖片來源：少數派
其實如果接觸多了，你會發現，還有很多工具可以輔助簡報，比如思維導圖、手繪、影音，甚至只是幾張紙。它們提供的都是線索，幫助簡報者傳遞資訊。
二、PPT 只是輔助，重要的是背後的內容
很多人會沉醉於 PPT 設計上，喜歡去研究最炫酷的效果。如果你的場景是發布會、晚會，那無可厚非。但是，如果是匯報、演講，那很容易就本末倒置。
因為聽眾過來的目的，不是為了看那幾個動畫，而是看動畫裡面的內容。如果內容不行，那就只是浪費他人的時間。
三、既然是輔助簡報，那麼時間就應該更多花在簡報設計上
PPT 設計只是簡報設計中的一環。它做得好肯定會帶來整體效果的提升，但整體效果的提升不只是關於它。還有哪些呢？
1、你的表達
是的，PPT 再好，你說得語無倫次、邏輯不通，那也只是徒勞。
2、你的架構
這背後就是體驗設計的內容。它又要分兩個場景：
如果是工作匯報，那麼亮明觀點、繼而闡述內容的「金字塔結構」，是最穩妥的架構。
如果是公眾演講，那麼就需要考慮：故事引入、觀點亮出、舉例論證、情緒高潮和引起思考。
3、你的技巧
在傳遞資訊時，不同的技巧可以帶來不同的體驗。比如金句，讓人醍醐灌頂；比如幽默，讓人意外驚喜。理解了以上內容後，我們重新來看演示設計，便會有一個不同的視角。也基於此，我們可以重新分配一次演示設計的時間安排。
簡報設計全流程
圖片來源：少數派
如果看了上圖，你便可以看出，PPT 設計（美化）這件事，其實只佔全流程中不到 30％ 的時間。更多的，則是內容生產和邏輯梳理。
第一步：準備初稿
永遠不要想着一開始就打開 PowerPoint ，一鼓作氣，一步到位，這不現實。
現實是，先明確演示目標。
1、明確演示目標，先問三個問題：
（1）聽眾是誰？
這解決的是整體風格問題。
如果是主管，那最好是嚴肅認真；
如果是新員工，那可以考慮活潑有趣；
如果是同級，那最好多點乾貨、不要來虛的。
（2）我要傳遞什麼資訊？核心資訊是什麼？
這解決的是主題問題。在大多數場景下，他人能留下的資訊就那麼三四點，所以我們需要明確重點。最關鍵的篇幅大一點，其次的點到即止即可。
（3）這個匯報在什麼場景下展示？是演講場景還是工作匯報場景？
如果是演講，那就要考慮「矛盾導入」、「發現問題」、「分析問題」、「解決問題」的邏輯。
如果是工作匯報，那就要考慮「結論先行」、「論據補充」的「金字塔邏輯」。
把這三個問題想清楚後，整個演示設計的「風格」、「邏輯」、「重點」都十分清晰了。接下來，我們便需要整理思路。
2、整理思路
在這個階段，我們可以從兩個維度來展開：
過往案例。例如年度工作匯報，前幾年肯定也做過，那找到它們，作為參考。
其他企業案例。要實現差異化，肯定不能照搬去年的，那可以看看其他企業的相關案例，取其精華，作為輸入。
除此之外，還可以考慮跟領導溝通，和同事頭腦風暴。
3、確定大致提綱
有了大概的思路後，可以考慮把提綱畫好，並明確清楚哪些素材有了，哪些素材還欠缺。可參考以下尼爾森十大可用性原則：https://www.jishuwen.com/d/2ccl/zh-tw
4、準備數據、案例和知識
基於提綱，補充相應的數據、案例和知識。
數據和案例好理解，這個「知識」又是什麼？
對於大多數匯報，我們都習慣於有一說一，但是，總感覺缺乏高度。
這時候，可以考慮找到一些相關領域的專業知識，用它來提綱挈領，整體便有了高度。
例如，在做一個策劃的複盤分享時，如果只是把流程重述，大家會覺得「也就那樣」。這時候可以考慮用「認知升級」「體驗升級」來貫穿始終，這便有了體系感。
5、準備「粗版」PPT / 講稿
到這一步，才正式開始準備簡報材料了。但也謹記！千萬不要抱著「完美」的態度來行動，直接把既有的材料先丟進去即可，不難看出即可。
這有兩個原因：
之後大改的可能性存在。
避免糾結在某頁的美化上，拖延了進度。
第二步：溝通並修正
有了大致的內容後，這時候便可以去與主管（同事）溝通了。
為什麼現在才溝通？
因為帶著方案去，比空手去會更尊重他人（也更有效率）。畢竟空對空的時候，就是讓主管做問答題，對方壓力大，也很難有耐心。
類似的就像點菜。你問朋友想吃什麼，對方肯定是「隨便啦」、「額……」。但如果拿著一個菜單問他怎麼樣，他馬上就會說「要不來個辣菜？」「這個最近吃不了」。
圖片來源：Pexels
在溝通前，自己也要適當審查三個方面的內容：
有沒有敏感資訊？比如不太適合分享的機密。
有沒有不合適的內容？比如比喻用得不恰當。
核心目標是否清晰？比如非重點內容佔比過大。
也正是因為此時的修改可能性大，所以第一步的「初稿」環節要盡量快，不要糾結。
溝通完成後，馬上進行修改。
第三步：校稿和美化
當內容層面沒有大問題後，這時候就可以考慮校稿和美化了。
校稿最好交給另一位同事來做，因為自己寫的東西，很難看出問題。
美化的話，有兩個小建議：
（1）封面和開頭幾頁一定要美
人有一種「聚光燈效應」，一旦覺得你不錯後，之後會不斷驗證你的不錯；反之，則會找更多你不行的理由。所以，開頭一定要讓人覺得不錯。
（2）重點內容要美
這個好說，畢竟是要傳遞的核心資訊。而且，這也是聽眾最容易拍照留存的部分。
第四步：展示準備
簡報文稿設計好後，並不意味著簡報設計做好了。接下來還有一系列工作要完成：
1、設計包袱
這點主要針對的是演講。畢竟演講場合觀眾的「愉悅訴求」佔比更高，我們需要設計體驗感。
一般來說，可以考慮：
互動：比如有的部分先拋出問題，隨機抽取一位前排觀眾回答；或者給出選擇題，讓大家舉手回答（同意的請舉手）。
影音：如果有相關的影音，請一定要用！特別是放在演講中途。它有兩個好處：其一是吸引注意力，其二是給自己整理思路和節奏的空間。
幽默：設計一些出其不意的梗，讓大家的神經舒張。
2、排練三次
這是個人給自己的要求。任何簡報或匯報，提前都要準備三次：
第一次是看著完整材料準備，主要是熟悉全部內容。
第二次是看著框架準備，保證大體脈絡清晰。
第三次是臨場前準備（什麼都不看），主要是讓自己安心。
3、印出文稿
同時列印兩份：摘要版和完整版。
摘要版可以是思維導圖，也可以是目錄。拿著它，無論出現什麼問題，都心中有數（後面還有多少）。
有人可能會說，電腦上有簡報者模式啊！但是，有的電腦真的還放不出來。
完整版則是為了給他人，比如領導。
4、提前準備
最後就是盡量提前到達簡報場地：
複製文件
測試裝置
現場走位
現場走位很有必要，特別是演講。大概知道什麼時候站在舞台中央鞠躬，哪裡不會被投影的光閃瞎雙眼。
平常花 90% 時間給 PPT 美化的你，至少分一半時間給邏輯梳理、素材整理、技巧設計和開場準備，一切才會更完美。
總結
最後，我想回歸到最初的問題：很多人說想學 PPT，那學習的到底應該是什麼？
PPT 的技能肯定是基礎，但不是全部。
邏輯思維能力很重要，它決定了內容的安排。
講故事的能力也需要，因為它決定了愉悅程度。
溝通能力必須要有，因為大多數 PPT 都需要與領導確認、與同事合作。
專案管理的意識要有，幾個時間節點必須把控到，例如「初稿完成」「領導確認」。
簡報與頭腦人人都有，如何做出專業與特色才是真正關鍵。
本文作者：曹將
責任編輯：BFA 簡報 編輯部
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被批評表達沒邏輯、沒重點，該如何改善？
有人曾經說過你表達「沒有邏輯」嗎？
你認為自己能夠將想法清楚、有條理的陳述出來嗎？
你在上台簡報之前腦子容易一團亂、感到很緊張嗎？
大多數無法做好簡報的人，通常是不太懂得如何將零散的想法，組織成有邏輯的架構。這樣不僅容易讓台下的聽眾失去耐心，報告時自己也比較容易感到緊張和混亂。
怎麼解決呢？我們需要懂的如何組織一個好架構。
這篇文章有三個重點：
1. 表達沒邏輯的原因
2. 好架構的重要性？
3. 如何建立好架構？
準備好要一起克服表達沒邏輯的問題了嗎？讓我們開始吧！
學生時代的寫作表達訓練 示意圖 photo by xFrame
一、表達沒邏輯的原因
表達沒邏輯的主因，是因為我們過去沒有好好學習如何把話說清楚，也不認為這件事情重要。
1. 學生時期的表達訓練
就我在簡報的教學經驗，許多人不擅長將混亂的想法，組織成有邏輯的內容。這很有可能是過去學生時期的寫作訓練出了問題。
在台灣，多數人最早開始接受的表達訓練，是學生時代的寫作，但當時的寫作練習，通常只是為了「考試拿高分」。我們專注於玩弄文字、修辭、語調，讓文章讀起來十分華麗，卻忽略思考文章的邏輯結構，與背後想傳達的目的。
這樣的表達容易流於表面、零散破碎，無法將核心概念精準傳達。
這或許不是教師和學生的錯，只是面對當時的考試制度與題目，這樣的寫作模式可能是最有「效益」的做法。
但離開學校進入職場後，若我們仍以過去寫作思維，去面對職場簡報或寫作，往往就無法表現得出色。
2. 職場需要的表達能力
職場真正需要的表達，不是你把話說得很美、很華麗，而是你說的話有沒有道理、有沒有邏輯、能不能讓人聽懂、讓人信服。
這時候，表達時能否展現「洞察力」與「邏輯性」，往往比表達的「美感」還重要許多。
也可以這樣說，表達的美感應該建立在紮實的內容基礎上。如果內容有料、有邏輯，那修辭技巧、設計美感會大大加分；相反的，如果表達只有美感，卻內容空洞、邏輯混亂，則無法在職場環境中被接受。
那怎麼辦呢？我們必須從表達的基本功做起。
什麼是表達的基本功？就是有邏輯的表達架構。
好架構的重要性 示意圖 示意圖 photo by pexels
二、好架構的重要性
一個好的架構，對於講者和聽眾來說都很重要。對講者來說，建立一個好的架構能夠釐清問題、聚焦想法；而對聽眾來說，好架構則能更快速的掌握表達內容的全貌。
1. 幫助表達者釐清思路
建立架構的過程，是思考大於產出的過程。講者需要不斷刺激思考、釐清問題、整合想法、調整順序，最後才能規劃出一張目的明確、路徑清晰的表達地圖。
這個過程，相較於單純調整文字細節辛苦許多，又無法看見立即的成果，導致很多人表達時不喜歡在架構上下功夫。就像是很多人準備簡報時會花大量時間做 PPT，卻沒有花腦袋搞清楚真正的簡報目的。
管理學上有一句話，特別適合用來鼓勵我們學習架構：「別用戰術上的勤勞，掩蓋戰略上的懶惰。」戰術指的就是讓表達酷炫吸睛的技巧，比如：修辭技巧、投影片設計、話術…等，而戰略指的是透過思考，建立紮實有邏輯的架構。
很多時候，我們都在枝微末節的戰術層面努力，卻沒有真正掌握戰略的問題，這樣表達沒邏輯的問題自然就不會被改善。
2. 幫助讓聽眾容易理解
《精準寫作》告訴我們：「寫作就像是堆香檳塔，創作者從底層思考、整理，一層層往上堆砌想法、重點，最後得出那一杯獨到的結論和觀點。而從受眾的角度，反而是從上而下取杯，從結論看到支撐結論的論點，從論點看到證明論點的證據。」
這裡的「寫作」，我認為可以替代成任何和「表達相關」的詞彙，比如：簡報、演講… 等。
對聽眾、讀者來說，一個好架構能夠幫助他們更快速的掌握內容。訊息從結論、論據、案例說明逐步展開。
如果表達時沒有一個明確的表達架構，想到什麼說什麼，聽眾就容易迷失其中，無法輕易理解表達者的意思，然後失去耐性。
小結一下，好的架構能幫助表達者釐清思路、整合內容；而也只有當表達者清楚知道自己想要說什麼、要帶聽眾走向何處，聽眾才可能理解表達的重點。
如何產出好架構 示意圖 示意圖 photo by pexels
三、如何產出好架構
前面我們了解「表達沒邏輯」的主因，是過去養成的表達習慣，也知道想要改善這種情況，需要學習在表達前建立一個好的表達架構。
這一段，我要跟你分享：如何產出一個好的表達架構。
1. 產出架構的兩種方法
產出架構的方式有兩種，一種是從無到有逐步建立架構，另一種則是直接借助合適的表達框架來思考，將內容填進去。
① 由下而上的 KJ 法
KJ 法其實是來自一位日本人文學家，川喜田二郎 ( Kawakita Jiro ) ，在歷經多年的野外考察後，總結的一套方法。而 KJ 二字，就是來自這位人文學家的名字縮寫。
這套方法可以將它活用在許多地方，比如：團隊合作、企業會議、組織簡報、企劃活動…協助我們發揮創意、釐清問題的本質，並找出可行的行動方案。
我在《表達力專欄：如何透過 KJ 法，建構有邏輯的表達架構？》有詳細介紹 KJ 法，有興趣的人可以當作延伸閱讀。
這篇文章，只簡單介紹 KJ 法的操作流程：（根據我的個人經驗改編）
Step 0. 事前準備：表達必須以終為始。一開始先思考講給誰聽、目標為何。
Step 1. 自由發想：將腦中對於該表達主題的想法盡可能的全部抽出來，訣竅是：時間限制、不議論不批判。
Step 2. 重點分類：將第一階段的點子根據共同特徵進行分類，歸納出數個大重點。
Step 3. 檢視架構：根據歸納出來的重點思考是否需要調整表達順序，讓重點呈現故事性。
KJ 法比較適用於「毫無頭緒或思緒混亂」、「團體報告整合想法」、「突破框架展現創意」這幾類狀況，可以激發出不同的可能性，但缺點是比較耗時。
相關文章：
《表達力專欄：如何有效準備一場簡報？知道題目後要先搞清楚的三件事》
《表達力專欄：如何設定簡報目標，更精確的準備內容？》
《表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？》）
② 由上而下的框架法
第二種內容架構的方式，是挑選合適的框架來進行表達，比如：行銷 4P、PREP、SCQA …等。
透過這些經典的表達架構引導思考，能夠幫助你更快速產出有品質的內容。
或許有的人會擔心，透過表達框架來思考，不就是跟做投影片套簡報模板一樣，沒有創意嗎？《簡短卻強大的三分鐘簡報》裡提到的一句話，可以解釋這個困惑：「想打破規則達成目標，遠比採用經過千錘百鍊的方法困難。」
有些時候，借用歷久不衰的經典框架來表達，效果遠比你想破頭來展現創意還有用。（參考閱讀：《表達力專欄：如何有邏輯的表達？表達框架 PREP：原理、用法與案例解析》）
你可能會問，那到底用哪種方式建立架構比較好呢？我認為兩種都要會，因為不同的情境，會需要不同的思考方式。
我個人的經驗是，對外的大型演講，會使用 KJ 法來組織想法、建立架構，產出具有創意的內容；對內重視溝通效率的簡報（公司、學校、教學），則借用經典的表達框架。
好架構的特質 示意圖 示意圖 photo by xFrame
2. 好架構的特質
上面談了建立好架構的兩種方法，這部分要提醒一下好架構有什麼特質，幫助我們能真正規劃出好的表達結構。
① 重點數量精簡
一個好的表達架構不能太多重點組成。根據過去到現在關於人類大腦記憶的研究，二到五個重點會是不錯的選擇，如果超過這個數量，大腦的負擔就會太大，吸收不良。
心理學有個定律叫做希克定律（ Hick’s law ），指當內容選項太多時，不僅會讓受測者選擇時間加長，也會讓錯誤率增加。這在表達上的意義是，如果表達中有太多訊息，很容易讓聽眾漏接核心訊息。
簡單來說：太多重點，對聽眾來說就是沒有重點。
② 重點緊扣主軸
第二個特質，是好架構的重點，需要緊扣簡報的核心目的或論點。
舉例來說，有一份簡報的目的是希望老闆提升「閨蜜巧克力」的行銷預算，簡報者的架構有三個重點：
1. 閨蜜巧克力一詞流行
2. 越來越多閨蜜巧克力派對
3. 巧克力賣場，女性大排長龍
請問這三個論證，哪一個有問題呢？
答案是第三個。因為女性大排長龍，並不直接代表閨蜜巧克力的需求增加，它只是有可能增加，因此不能直接當成結論的證據。（相關性不等於因果性）
這個例子告訴我們，當整理出架構的重點後，要記得回頭檢視一下：這幾個重點和我的表達目的有相關嗎？真的能夠支持我的表達結論嗎？
③ 彼此邏輯連貫
如果你的重點架構能夠做到「數量精簡」、「緊扣主軸」，就可以進一步思考：能不能讓簡報產生故事性？
什麼是故事性呢？
舉例來說，如果你是運動醫學系畢業的健身教練，想要介紹這份工作給畢業生，你列出了三個演講重點：健身教練需要的專業能力、能為客戶帶來哪些成長、工作環境介紹。
你會如何安排三個重點的順序，才能讓聽眾感覺像在流暢的聽一個故事呢？
你可以思考聽眾如果真的入行，會經歷的職涯時間順序是如何，來調整重點的順序。首先，先講工作環境；再來，談專業能力的養成；最後，分享具備專業能力能帶來哪些收穫。
想要讓表達有故事感，可以根據重點之間的邏輯關係，由大到小、由遠到近、由過去到現在（或現在到未來），來調整重點呈現的順序。
總結 示意圖 Photo by Ann H on Pexels.com
總結
「如果你沒辦法簡單說明，代表你了解得不夠透徹。」這是愛因斯坦（ Albert Einstein ）的名言。當你被批評說話沒邏輯、沒重點時，很有可能是你根本沒想清楚到底要說什麼。
這是很多人表達遇到的問題。
這個問題的產生，是因為我們從小到大沒有真正學過如何把話說「清楚」，只是不斷在學習怎麼把話說「漂亮」。
想要解決這個問題，可以從學習建立一個好的表達架構開始。
架構能夠幫助講者把想說的話想的更清楚，也能讓聽眾更快的掌握內容大意。
想要不再被批評表達沒邏輯嗎？那就紮實的練習規劃表達架構。
這是精準表達的基本功，也是能真正帶你走長遠的表達力。
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如何設計簡報？三步驟讓你精準表達、有效溝通
在《簡報設計專欄：為什麼簡報會讓人看不懂？怎麼解決？》這篇文章中，我們提到了投影片讓人看不懂，不外乎三個原因：搞不清目的、找不到重點、看不懂邏輯，文中也提到了針對這三個問題的解決方向。
而這篇文章，我們要透過一個三步驟流程，帶大家了解實務上應該如何優化投影片。
這篇文章會提到簡報設計的流程，適用於不同種類的投影片喔！
1. 拆解內容：釐清表達目的
2. 版面規劃：呈現重點邏輯
3. 呈現對比：大小顏色對比
準備好要提升簡報溝通力了嗎？那我們開始吧！
一、拆解內容：釐清表達目的
簡報設計的第一件事，就是要先確定自己這張投影片到底想要表達什麼。
1. 投影片到底想要說什麼？
只有明確想清楚自己要說什麼，聽眾才有可能聽懂你想說什麼。你可以反問自己：「這張投影片的目的是什麼？我到底想告訴聽眾什麼？我希望聽眾看完這張投影片，可以…？」
這一步想的夠清楚，後面就會輕鬆很多；反之，如果沒有想清楚表達的目的，即使後面的設計手段在優秀，也難以做出資訊清楚的簡報。
這聽起來很簡單，但根據我的經驗，學員卻往往卡在這一步。
2. 什麼是正確的簡報目的？
考考大家，下面的敘述你覺得哪些才是算是簡報目的？（多選或單選）
① 我希望這張投影片可以讓聽眾一看就懂
② 我希望讓聽眾了解簡報的重要性
③ 我希望這張投影片可以更吸睛一些
④ 我希望聽眾可以清楚加入簡報社的好處
你覺得呢？
答案是 … ② 和 ④。你有答對嗎？
為什麼 ①、③ 不是好的簡報目的？原因很簡單，首先，這是簡報設計的目的，不是表達的目的，我們希望每張投影片都可以吸睛又好懂；再來，這樣的目的無法幫助你找到表達的重點，所以沒有意義。
3. 能用一句話簡短說明嗎？
愛因斯坦曾說：「如果你說的不夠簡單，代表你不夠瞭解。」
因此，最後還有一件重要的事：你想出來的目的不能落落長。要能夠用一句話簡短說明，才代表你想的夠清楚。
目的簡潔清晰，才表示你清楚知道自己到底要講什麼。
小練習
請你思考一下，這張投影片的目的是什麼，你能否用一句簡短的話清楚說明
小練習 photo by fahaha 簡報視覺設計課
參考答案：讓聽眾了解簡報社能得到什麼，並渴望加入
二、版面規劃：呈現重點邏輯
確認表達目的後，你要思考：想要達成表達目的，有哪些內容是聽眾必須知道的，哪些是可以省略或是刪除的。只留下符合該張投影片目的的資訊即可。
如下圖：
二、版面規劃：呈現重點邏輯
確認表達目的後，你要思考：想要達成表達目的，有哪些內容是聽眾必須知道的，哪些是可以省略或是刪除的。只留下符合該張投影片目的的資訊即可。
如下圖：
篩選資訊 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課
1. 篩選資訊，歸納重點
初步篩選資訊後，可能會留下三大重點、七個重點，甚至十個重點，所以這時要再進行歸納整理。
重點太多對於聽眾來說，等於沒有重點，聽眾只要記不住、大腦負擔過重，就會想要放棄理解。
所以要從重點之間的「共同特徵」思考能不能合併，透過更簡單的「框架」，讓聽眾好記憶、吸收。
這裡有稍微提醒一下大家，如果你的重點太多，又很難分類，就有可能是你的目的不夠明確，需要回到前一步重新檢視一下喔。
2. 呈現重點彼此的邏輯關係
當重點找出來，也重新歸納整理後，接著就要去思考重點之間的邏輯關係。
常見的邏輯關係有兩種，一種是並列型，一種是順序型。
並列型就是每個重點之間是獨立的、互不影響的，比如常見的：XX 的三大重點、 before 和 after 的比較…等；順序型就是重點之間有順序先後的關係，比如：流程、因果…等。
有時候一張投影片中會同時存在這兩種邏輯關係。比如：每兩大原因導致某個結論。這時，兩大原因屬於並列型，而這兩大原因與結論之間就屬於順序型關聯。
同時存在並列型與順序型的邏輯關係 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課
製作簡報時一定要想清楚重點之間的邏輯關係，並用箭頭、線條指引觀眾，才能大幅降低聽眾閱讀理解的負擔，達成簡報設計的「讓人秒懂」目的。
這個步驟和釐清目的一樣，是最需要思考，也稍微複雜的步驟，大家在要好好練習看看喔！
三、呈現對比：大小顏色對比
前兩個步驟，我們已經釐清目的、找出重點，並且根據重點彼此間的邏輯關係進行版面的規劃。最後一步，我們就要透過大小、顏色，來凸顯重點。
1. 大小對比
大小對比其實很直觀好懂，就是重要的內容放大，不重要的內容縮小。
以文字來說，標題最重要所以最大，關鍵字第二大，內文第三，補充說明最小。
另外，有一個小小的經驗提醒，就是標題盡量要比關鍵字大1.5倍以上，才能呈現讓人有感的區別。
比如：關鍵字的字級是32，標題就至少要48。
不僅僅是文字如此，圖片、圖表也是如此。重要的圖片、圖表就讓它佔據較大的投影片空間，讓聽眾能夠一眼就看清楚。
2. 顏色對比
講完大小，來談談顏色。
顏色是簡報設計非常重要的一環，好的顏色使用可以讓簡報變得更專業，壞的顏色搭配會毀了投影片。
使用顏色凸顯重點可以往兩個方向思考，一個是強化、一個是弱化。
強化資訊就是將重要的資訊改成鮮豔的顏色、加背景色、畫螢光筆、加外框顏色、加陰影…等；弱化資訊則是將不重要的資訊顏色變淡、改成灰階、模糊…等。
哪個比較好呢？我會建議大家用弱化的思維來設計投影片。
不要隨便使用顏色，只在真正重要的地方使用彩色，其他就使用黑、灰、白等無彩色進行搭配。
這樣會讓你的簡報變得有質感、專業。更重要的，是關鍵的資訊才能真正被凸顯出來。
顏色的使用 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課
總結
這篇文章我們談了簡報設計的三步驟流程，分別是：
① 拆解內容：釐清表達目的
② 版面規劃：呈現重點邏輯
③ 呈現對比：大小顏色對比
我認為，前面兩個步驟才是做好投影片的真正關鍵。只要想的夠清楚，最後的設計手段只是錦上添花。
這篇教學中，沒有想教你如何設計出酷炫華麗的投影片，只是想教你如何做出資訊清楚、讓人好懂的投影片。
而這件事，對於你來說，或許更重要。
我們要知道：簡報設計的潮流會變，不變的是，我們都需要有效的溝通。
最後，我們來看一下這篇文章的案例修改過程。
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在寶渥的實務工作中，我們不會只丟一句「幫我做簡報」給 AI。為了確保產出品質，我會依據簡報的重要程度，將架構文檔的製作分為 「STANDARD」、「SILVER」、「PREMIUM」 三種規格（這名稱很裝我知道）。
其中，「STANDARD」與「SILVER」可以視為連續技，能快速產出高品質的架構；而「PREMIUM」則是我們替企業客戶進行簡報訂製時，顧問等級的「簡報健檢報告書」。