三種提案簡報目標與架構讓你從容面對工作需求

 

提案是上班族常見的簡報情境,小至對主管經由匯報請求授權,中至業務使用的銷售提案簡報,大至企業間的商務合作,提案簡報可說是職場人士不可或缺的溝通技能。然而隨著目的改變,提案簡報勢必有所不同,同一套提案方式無法駕馭多種情境,以下就匯報、銷售、合作三種上班族常見的提案簡報情境,分享適合的提案簡報架構以及藏在方案之外,看似微小但確實會影響結果的細節。

提案簡報是職場人士不可或缺的溝通技能,小至對主管經由匯報請求授權,中至業務使用的銷售提案簡報,大至企業間的商務合作都是常見的商務情境

提案簡報目標一 (匯報型):替主管設想下一步行動

對主管提案時,常會遇到主管對內容無感、不做決策的狀況。其實管理者都清楚提案的背景與目的,但計畫在落實之前都只是紙上談兵,如果提案中看不見明確的行動方案,主事者很難判斷是否要投入資源在一個看似美好但不確定性高的「想法」裡。試著從管理者的角度思考,計畫核可後的下一步行動是什麼?寫企劃書?聯絡廠商?召開部門會議?明確的行動才能推動進度,也讓主管有了評估與檢核的依據,提案自然就有重量。

匯報提案簡報架構:Purpose (目的) - Plan (計畫) - Action (行動)

先說明目的,告訴主管為什麼要花時間聽這場提案,確認彼此方向一致後,提出包含具體行動的計畫,給想法也給做法,讓提案顯得更有機會被實現。

提案簡報目標二 (銷售型):替消費者說出真正需求

所有的需求都來自於痛點足夠強烈,有些時候客戶未必具備足夠的經驗或知識,很難準確描述問題與需求,這時就需要提案者替對方定義問題,給予專業建議,不僅可以更快進入重點,也能夠建立信任感。就像看病時,醫生不會問患者「你覺得為什麼會頭痛?」,而是直接給予患者適當的治療,而患者通常也會接受醫生的處方,這就是對專業的信任。

銷售提案簡報架構:Needs (需求) - Solution (方案) - How to (執行)

以專業角度替客戶釐清問題、定義需求,為提案定調,接著端出與痛點對應的解決方案,最後給予實際的執行方法或明確的下一步行動建議。

提案簡報目標三 (合作型):所謂的雙贏就是等價交換

合作一詞的直白解釋就是「結合彼此長處以獲得更大的利益」,利益不一定是具體的金錢,也有可能是接觸不到的市場、樹立良好的形象或是潛在客戶名單等等。提案時將能夠帶給彼此的益處說明白了,對方才有好的材料可以跟決策主管匯報。另外,不要一開口就滔滔不絕地介紹提案內容,請利用一些篇幅談談為何想找對方合作,展現理解與尊重,畢竟每個人都希望自己是獨一無二的,如果只是用公版的提案簡報流水帳般帶過,那以談合作的情境來說真的是略顯誠意不足了。

合作提案簡報結構:Why you (合作原因) - Cooperation (合作方式) - Benefit (合作益處)

先談為什麼想找對方合作,再提出合作的構想,最後是可以帶給雙方的實際益處,益處可能是市場、資源、金錢、人脈、人情,或是其他對對方有益的事物。

所謂的雙贏就是等價交換,提案時將能夠帶給彼此的益處說明白了,對方才有好的材料可以跟決策主管匯報

 

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本文作者:寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯