比花時間美化 PPT 更重要的事：簡報設計流程全攻略

很多人說想學 PPT，核心訴求是學習 PPT 技能，也就是操作。這無可厚非，畢竟 PowerPoint 是一個軟體，軟體的門檻便是操作。而這其實也是最容易的部分：隨便買一本書，照著裡面的內容練習一遍，基本可以掌握得七七八八。即使很多東西記不住，大概知道功能叫什麼，日後上網一查大概就能解決。只要能馬上搜索到答案的，都不會是大問題。那大問題是什麼？大問題是它的前因後果。就像我們要理解自己現在為什麼迷茫。

要真正解決這個問題，必須回溯自己的過往，找到一路的軌跡，發現自己為什麼成為現在的自己的動因，繼而便了解清楚導致迷茫的核心關鍵點，PPT 也是如此。

一、PPT 是用來輔助簡報，但演示輔助並非只有 PPT

這裡有兩個觀點：

1. 任何工具存在的價值，都是用來解決問題的。

2. 解決問題的，永遠不只有一個工具。如果覺得沒有，那是因為還沒有找到。

圖片來源：少數派

其實如果接觸多了，你會發現，還有很多工具可以輔助簡報，比如思維導圖、手繪、影音，甚至只是幾張紙。它們提供的都是線索，幫助簡報者傳遞資訊。

二、PPT 只是輔助，重要的是背後的內容

很多人會沉醉於 PPT 設計上，喜歡去研究最炫酷的效果。如果你的場景是發布會、晚會，那無可厚非。但是，如果是匯報、演講，那很容易就本末倒置。

因為聽眾過來的目的，不是為了看那幾個動畫，而是看動畫裡面的內容。如果內容不行，那就只是浪費他人的時間。

三、既然是輔助簡報，那麼時間就應該更多花在簡報設計上

PPT 設計只是簡報設計中的一環。它做得好肯定會帶來整體效果的提升，但整體效果的提升不只是關於它。還有哪些呢？

1、你的表達

是的，PPT 再好，你說得語無倫次、邏輯不通，那也只是徒勞。

2、你的架構

這背後就是體驗設計的內容。它又要分兩個場景：

• 如果是工作匯報，那麼亮明觀點、繼而闡述內容的「金字塔結構」，是最穩妥的架構。

• 如果是公眾演講，那麼就需要考慮：故事引入、觀點亮出、舉例論證、情緒高潮和引起思考。

3、你的技巧

在傳遞資訊時，不同的技巧可以帶來不同的體驗。比如金句，讓人醍醐灌頂；比如幽默，讓人意外驚喜。理解了以上內容後，我們重新來看演示設計，便會有一個不同的視角。也基於此，我們可以重新分配一次演示設計的時間安排。

簡報設計全流程

圖片來源：少數派

如果看了上圖，你便可以看出，PPT 設計（美化）這件事，其實只佔全流程中不到 30％ 的時間。更多的，則是內容生產和邏輯梳理。

第一步：準備初稿

永遠不要想着一開始就打開 PowerPoint ，一鼓作氣，一步到位，這不現實。

現實是，先明確演示目標。

1、明確演示目標，先問三個問題：

（1）聽眾是誰？

這解決的是整體風格問題。

• 如果是主管，那最好是嚴肅認真；

• 如果是新員工，那可以考慮活潑有趣；

• 如果是同級，那最好多點乾貨、不要來虛的。

（2）我要傳遞什麼資訊？核心資訊是什麼？

這解決的是主題問題。在大多數場景下，他人能留下的資訊就那麼三四點，所以我們需要明確重點。最關鍵的篇幅大一點，其次的點到即止即可。

（3）這個匯報在什麼場景下展示？是演講場景還是工作匯報場景？

• 如果是演講，那就要考慮「矛盾導入」、「發現問題」、「分析問題」、「解決問題」的邏輯。

• 如果是工作匯報，那就要考慮「結論先行」、「論據補充」的「金字塔邏輯」。

把這三個問題想清楚後，整個演示設計的「風格」、「邏輯」、「重點」都十分清晰了。接下來，我們便需要整理思路。

2、整理思路

在這個階段，我們可以從兩個維度來展開：

• 過往案例。例如年度工作匯報，前幾年肯定也做過，那找到它們，作為參考。

• 其他企業案例。要實現差異化，肯定不能照搬去年的，那可以看看其他企業的相關案例，取其精華，作為輸入。

除此之外，還可以考慮跟領導溝通，和同事頭腦風暴。

3、確定大致提綱

有了大概的思路後，可以考慮把提綱畫好，並明確清楚哪些素材有了，哪些素材還欠缺。可參考以下尼爾森十大可用性原則：https://www.jishuwen.com/d/2ccl/zh-tw

4、準備數據、案例和知識

基於提綱，補充相應的數據、案例和知識。

數據和案例好理解，這個「知識」又是什麼？

對於大多數匯報，我們都習慣於有一說一，但是，總感覺缺乏高度。

這時候，可以考慮找到一些相關領域的專業知識，用它來提綱挈領，整體便有了高度。

例如，在做一個策劃的複盤分享時，如果只是把流程重述，大家會覺得「也就那樣」。這時候可以考慮用「認知升級」「體驗升級」來貫穿始終，這便有了體系感。

5、準備「粗版」PPT / 講稿

到這一步，才正式開始準備簡報材料了。但也謹記！千萬不要抱著「完美」的態度來行動，直接把既有的材料先丟進去即可，不難看出即可。

這有兩個原因：

之後大改的可能性存在。

避免糾結在某頁的美化上，拖延了進度。

第二步：溝通並修正

有了大致的內容後，這時候便可以去與主管（同事）溝通了。

為什麼現在才溝通？

因為帶著方案去，比空手去會更尊重他人（也更有效率）。畢竟空對空的時候，就是讓主管做問答題，對方壓力大，也很難有耐心。

類似的就像點菜。你問朋友想吃什麼，對方肯定是「隨便啦」、「額……」。但如果拿著一個菜單問他怎麼樣，他馬上就會說「要不來個辣菜？」「這個最近吃不了」。

圖片來源：Pexels

在溝通前，自己也要適當審查三個方面的內容：

• 有沒有敏感資訊？比如不太適合分享的機密。

• 有沒有不合適的內容？比如比喻用得不恰當。

• 核心目標是否清晰？比如非重點內容佔比過大。

也正是因為此時的修改可能性大，所以第一步的「初稿」環節要盡量快，不要糾結。

溝通完成後，馬上進行修改。

第三步：校稿和美化

當內容層面沒有大問題後，這時候就可以考慮校稿和美化了。

校稿最好交給另一位同事來做，因為自己寫的東西，很難看出問題。

美化的話，有兩個小建議：

（1）封面和開頭幾頁一定要美

人有一種「聚光燈效應」，一旦覺得你不錯後，之後會不斷驗證你的不錯；反之，則會找更多你不行的理由。所以，開頭一定要讓人覺得不錯。

（2）重點內容要美

這個好說，畢竟是要傳遞的核心資訊。而且，這也是聽眾最容易拍照留存的部分。

第四步：展示準備

簡報文稿設計好後，並不意味著簡報設計做好了。接下來還有一系列工作要完成：

1、設計包袱

這點主要針對的是演講。畢竟演講場合觀眾的「愉悅訴求」佔比更高，我們需要設計體驗感。

一般來說，可以考慮：

• 互動：比如有的部分先拋出問題，隨機抽取一位前排觀眾回答；或者給出選擇題，讓大家舉手回答（同意的請舉手）。

• 影音：如果有相關的影音，請一定要用！特別是放在演講中途。它有兩個好處：其一是吸引注意力，其二是給自己整理思路和節奏的空間。

• 幽默：設計一些出其不意的梗，讓大家的神經舒張。

2、排練三次

這是個人給自己的要求。任何簡報或匯報，提前都要準備三次：

• 第一次是看著完整材料準備，主要是熟悉全部內容。

• 第二次是看著框架準備，保證大體脈絡清晰。

• 第三次是臨場前準備（什麼都不看），主要是讓自己安心。

3、印出文稿

同時列印兩份：摘要版和完整版。

摘要版可以是思維導圖，也可以是目錄。拿著它，無論出現什麼問題，都心中有數（後面還有多少）。

有人可能會說，電腦上有簡報者模式啊！但是，有的電腦真的還放不出來。

完整版則是為了給他人，比如領導。

4、提前準備

最後就是盡量提前到達簡報場地：

• 複製文件

• 測試裝置

• 現場走位

現場走位很有必要，特別是演講。大概知道什麼時候站在舞台中央鞠躬，哪裡不會被投影的光閃瞎雙眼。

平常花 90% 時間給 PPT 美化的你，至少分一半時間給邏輯梳理、素材整理、技巧設計和開場準備，一切才會更完美。

總結

最後，我想回歸到最初的問題：很多人說想學 PPT，那學習的到底應該是什麼？

• PPT 的技能肯定是基礎，但不是全部。

• 邏輯思維能力很重要，它決定了內容的安排。

• 講故事的能力也需要，因為它決定了愉悅程度。

• 溝通能力必須要有，因為大多數 PPT 都需要與領導確認、與同事合作。

• 專案管理的意識要有，幾個時間節點必須把控到，例如「初稿完成」「領導確認」。

簡報與頭腦人人都有，如何做出專業與特色才是真正關鍵。

本文作者：曹將

本文出自：请把这张图打印出来，下次做 PPT 时对照检查！

責任編輯：BFA 簡報 編輯部

一份簡報的誕生：商業簡報製作五步驟

寶渥有一個服務項目是「簡報訂製」，即根據不同簡報場景，例如提案、發佈、募資、跨國會議等，協助客戶打造符合商業溝通需求的重要簡報。

既然是量身打造，自然無法使用模版或沿用前例，而 (很神奇的) 重要簡報通常沒有太多製作時間，我們必須建立一套明確的工作流程，從擬定策略一路推進到簡報完稿，讓講者得以順利登台。

這套工作流程可以無痛轉換到一般職場經理人的簡報工作當中，這篇文章就來分享寶渥的商業簡報製作五步驟，以及當中的思考模式，也邀請大家將文中的「客戶」換成「主管」或「老闆」，或許能解決職場經典簡報難題：替主管做簡報。

寶渥的商業簡報製作五步驟：

1.分析背景

2.搜集素材

3.擬定架構

4.設計排版

5.修改細節

1.分析背景

為了達成溝通目的，在這個階段會採用訪談的形式，與客戶一同釐清幾件資訊

• 情境： 這份簡報的用途與形式，是商業提案？向上匯報？股東大會？募資路演等，是現場演示用的演講型簡報？還是當成書面資料提供給受眾的閱讀型簡報？用途影響敘事策略，形式影響設計方向。

• 目的：客戶為什麼做這份簡報？受眾為什麼聽這份簡報？條條大路通羅馬，如果選擇簡報這條路，就希望是最佳路徑，明確的目標讓我們擁有篩選內容的依據。

以「公司簡介」為例，如果目標是銷售產品，我們會強調產品的特色、亮點 、方案等 ; 如果目標是招募人才，則會強調福利待遇、升遷制度等面向。

• 對象：簡報的對象是誰？通常會跟目的一起思考。

• 時間：包含「有多少時間可以簡報」，與「有多少時間製作簡報」，前者回推策略與篇幅，後則決定要深入到什麼程度。

2.搜集素材

巧婦難為無米之炊，缺少食材無法成菜，沒有足夠的素材就無法充實簡報內容。別急著打開簡報軟體，先盤點現有相關素材，可能是簡報、文件、表單、圖片、影片、網站或者客戶的口述，一一檢視能否對應背景分析的方向，不需要的先擱置，不完整的設法補足，彙整到一個程度後，再往下個步驟移動。

3.擬定架構

素材備齊後，接著擬定簡報架構，白話點說就是安排簡報的「段落」與「順序」，起承轉合各要說些什麼，框架確認後再填補細節。

推薦給大家的方便工具是「便利貼」，先發散寫下各種關鍵字，接著用刪去法來聚焦，最後用餘下的便利貼上下左右調整順序，排出整體段落與各頁細節。

下圖左是我們實際工作使用的便利貼，左側第一直行便利貼 (藍色粗體字) 表示各段落的主題，往右延伸的便利貼 (黑色細體字) 是各段落對應的細節。使用便利貼排列，很快就能搭出架構，方便即時調整，如果需要與客戶討論，也能整理成下圖右的格式，並用顏色標記重要的內容，看起來一目瞭然。

4.設計排版

架構確認後，就是按圖索驥進行投影片的排版工作。如果是替客戶或主管做簡報，我們會提出兩到三種風格參考讓對方挑選，確認方向後才開始製作每頁投影片。

5.修改細節

越重要的簡報修改次數越多，尤其是長官要用的簡報，要有心理準備會調整到登台前一刻，甚至邊講邊改也是是有可能的。

提供一個職場小撇步，記住主管再三刪除的內容，那就是傳說中「主管的地雷」，寫在筆記本中，下次做簡報時避開它，就能提高生存的機會。

分析背景 > 搜集素材 > 擬定架構 > 設計排版 > 修改細節，以上五個步驟就是寶渥進行簡報訂製的工作流程，希望能有幫助，關於簡報課程或簡報設計業務歡迎與我們洽詢合作。

本文作者：寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯