週報、月報等例行報告，常見的困擾是內容過於繁瑣像流水帳，或太過簡略讓主管無法掌握重點。
但只要掌握「上期承諾 - 當期進展 - 下期預告」的三段式結構，就可讓例行匯報成為強化專業形象、展現職場價值的實用工具。
為什麼多數例行報告效果不佳？
觀察企業內部大量週報、月報後，可歸納出三點常見問題：
重點不明：每項進度分配同等篇幅，導致重要資訊被稀釋
無法連貫：各期報告之間無前後連結，無法看出工作脈絡
缺乏決策：內容無法提供主管做決策的參考依據
根據《Harvard Business Review》的研究指出，有效的業務報告應能在 90 秒內呈現核心價值。換句話說，結構與表達方式若不夠精煉，報告再勤奮也難以產生影響力。
高效三段匯報結構：上期承諾 - 當期進展 - 下期預告
1. 上期承諾：建立連續性
開場簡要回顧上期承諾的重點事項，可用「完成狀態標籤 + 關鍵成果 + 簡要說明」的方式呈現：
Q3 行銷計畫進度更新
- 已完成：新品發表會籌備（提早 2 天完成，到場率達 85%）
- 部分完成：通路商訓練（完成 6 家／預計 10 家，剩餘排定下週）
- 未完成：競品分析報告（因市場資料延遲，預計下週三補交）
建議補充要點：
已完成項目可附上指標變化，強化成果感
未完成項目應說明原因，並附上補救計畫
2. 當期進展：聚焦價值與判斷力
這段內容建議聚焦在三種資訊：
超標成果：有助於強化執行力形象
挑戰與對策：展現問題解決能力
需要決策的項目：協助主管快速判斷資源配置與方向
本月營運摘要
大中華區區銷售額年增 25%（高於預期目標 8%，關鍵因子為新客戶策略奏效）
物流成本異常上升：已接觸 3 家潛在供應商，預估成本可降低 12%（見比較表）
需要決策支援：是否提前啟動年底促銷活動？建議方案與風險分析如下...
3. 下期預告：讓計劃具備可追蹤性
將未來計畫轉化為具體承諾，建議每項任務符合 SMART 原則，並適度揭示規劃邏輯與潛在風險。
下月計畫預告
執行全年客戶滿意度調查（預計樣本 1,000 筆，誤差 ±3%）
啟動 ERP 系統升級測試（預定維護時間為 11/15–11/20）
年度策略會議籌備中：各部門需於 11/10 前提交資料
※ SMART 是一套企業常用的目標設定準則，分別代表 Specific（具體)、Measurable（可衡量）Achievable（可達成）、Relevant（相關性高）、Time-bound（有時限）
報告的本質：從「交差」轉為「價值呈現」
優秀的例行報告，不只是為了交差，更是一種：
主管決策的輔助工具
工作成果的累積證明
展現思維與邏輯的窗口
撰寫報告後不妨自問三個問題：
這份報告是否有助主管做出具體決策？
若三個月後回顧，是否能反映出貢獻與價值？
如果只能保留一頁，我會選哪一頁？為什麼？
在職場上，完成工作只是基本，呈現工作的價值才是進階。善用這套三段式報告架構，讓每份週報、月報不再是例行公事，更成為展現價值的加速器。
本文作者 :
BFA 簡報 總編輯暨寶渥資深講師