一、活動報告 : 以一目瞭然的方式，傳達事情的狀態
活動報告不能像記流水帳一樣，只是單純記錄做了哪些行動，而是要留意過程是否順利，並歸納出最後達致何種成果。
活動報告的種類繁多，從專案、事業等大規模活動到出差、進修、視察等個人活動都涵蓋在內。不論何種狀況，內容都應切記形同流水帳。請注意，看報告的人在乎的是「活動有沒有順利進行 ?」
尤其是大規模活動，可透過 QCD (Quality、Cost、Delivery) 或專案管理架構來呈現活動包含的元素。比方說，在品質、成本、日程、風險、團隊、範疇、利害關係者等項目，設定宛如紅綠燈的 3 階段標準。
日程完全沒有延遲是「綠燈」，延遲 3 天內尚可補就是「黃燈」，延遲一周以上而需要追加人力才得以補救的情形則為「紅燈」。設有標準值的報告不僅客觀，也有助於看清整體狀況。除了紅綠燈外，亦可用晴天、陰天、雨天等氣象符號，或是箭頭方向等具有視覺傳達效果的圖示。關鍵在於設定一定的標準，並取得共識，才不會產生因人而異的判斷。
依循上述方式的活動報告，既能綜覽整體狀況，也符合個別狀況，最後再歸納今後活動的行動計畫 (action plan)，確實追蹤即可。
二、說明會資料 : 傳達計畫的真實性，使對方付諸行動
用來宣布某項措施的實施計畫，內容必須一目瞭然，確實傳達出真實性，以及真正讓對方「動」起來的明確順序。
宣布全新措施或計畫的說明會資料不能只針對相關人士，應要讓大多數實施對象都能理解內容並付諸行動。為了吸引沒興趣的人，應注意有無達到視覺衝擊（impact）的效果，比方說，措施名稱應捨棄「全國懇談會」這類死板表述，加入好記的元素，改成類似「社長全國行腳 100 日之旅」的說法。
至於整體結構，為了讓人不感唐突，應透過背景說明，或是使用圖表等數據資訊，來消弭「為何需要此措施」的疑問，並提出計畫概要。措施要素應使用關鍵字或數據，標語要好記，並用圖解表現各種關聯。要思考「集合」、「循環」、「階層」等關係圖中，何者最為合適。製作實施計畫時，應採用能傳達真實性的表現方式，先不考慮表格或條列方式。如果是全國性的計畫，可用地圖形式表現，便能令人印象深刻。最後則是參加順序，製作者應站在他人立場，表現出每個時期該做的事。如果順序或條件較為複雜，也可附上「常見問題與回答」（FAQ），大幅減少重複回答問題的時間和心力。
本文作者 : 商業周刊
本文出自 : IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術(修訂版)：69招視覺化溝通技巧，提案、企畫、簡報一次過關！
責任編輯 : BFA 簡報 編輯部
