需求來得又急又快,跟著 5 大要點,產出對方要的簡報檔案

在公眾號後台,讀者問我最多的一個問題,可能就是『如何做好工作中常用的 PPT』,而且,最逗的是,在提這個問題的時候,往往會加一個前提,那就是『時間緊,任務重,該如何做好工作彙報 PPT』,哈哈哈哈~

不過,的確,很多時候,可能早上丟給你一份文檔,下午就要出一份 PPT,那這時候,該如何又好且又快地完成呢?

為了能夠更真實的還原工作場景,我特意做了一個實驗,給自己限時 60 分鐘,嘗試完成 15 頁 PPT 設計製作,不知道能不能完成,咱們一起來試一下。

這是我找到的一份彙報 PPT 內容:

好,實驗開始。

為了能夠高效的完成 PPT,咱們先來梳理一下設計思路,我個人的習慣是,可以分為 5 個步驟:

咱們一步步來。


分析版式佈局

這一步是幹嘛的呢?

因為 PPT 上有不同的頁面類型,比如像封面、目錄、過渡頁,還有圖表頁、圖文排版等,所以咱們需要基於頁面內容,利用母版,來建立相應的版式。

這樣,就可以極大程度上保證版式風格的統一,也可以提升效率。

好了,那麼,該如何建立版式佈局呢?這裡分為兩方面:

1. 建立基礎版式佈局

簡單點來說,就是規定頁面上標題和版心的位置。因為在一套 PPT 中,標題位置一般不會改變,而版心呢,就是頁面上寫內容的區域:

640--.jpeg

什麼意思呢?比如說我們看到,這份 PPT 中有一些圖表頁:

640-5.jpeg

當我們建立好基礎版式之後,只需要把整個圖表,填充在版心中,就可以保證版式統一:

同樣地,還有像表格頁,很多讀者也總是說不知道如何排版:

640.png

其實,我們只需要先把它完整地填充在版心就可以:


2. 建立個性化版式佈局

對於一套 PPT 來說,肯定會遇到很多不同內容類型的頁面,比如像 3 張圖片+1 段文字,圖表+文字等等。所以,我們就需要從內容類型出發,並基於頁面的基礎版式,來設計更多版式。

比如說,我們會看到頁面上有一些 3 段內容的排版:

所以,我們就需要來設計適合 3 段內容的版式:

同樣地,我們看到頁面上還有像多圖+多段內容的版式:

所以,我們就需要基於它,來設計相對應的版面:

這是第一步,完成 15 頁 PPT 的版式佈局,大概花了 20 分鐘,一共設計了 5 個不同的版式。

定義風格樣式

這一步的作用,是來明確幻燈片呈現的視覺風格,比如是扁平,還是漸變,是紅色調還是藍色調…

比如在設計這套 PPT 的風格時,因為它是公司彙報用的 PPT ,所以,主色調我選擇了橙色

另外,其中有一些圖表頁,為了區分不同的數據系列,我選擇了額外的兩個顏色,作為搭配。

這裡有一個問題是,該如何進行色彩搭配呢?

很簡單,我們在網上找一個色輪,如果想要找到另外兩個色彩搭配,我們就插入一個正三角形,在色輪上相對應的色彩,就是輔助色:

640-10.jpeg

如果你不知道如何設計幻燈片的視覺風格,個人建議,使用軟件自帶的風格樣式即可:

另外,這裡呢,還有一個細節點,值得大家關注,那就是字體的字號,一定要提前界定好層級大小,我在這裡選擇的是阿里巴巴普惠體:

這一步基本上不費什麼時間,5 分鐘左右即可。


尋找內容素材

如果一個 PPT 頁面上只有文字,那肯定有些單調,所以,在這裡,我們需要花一些時間,找到與內容相關的圖片或者圖標等素材。

比如說像這個頁面:

為了能夠增強可視化效果,我們就可以插入一些相關的小圖標進行搭配:

這裡我主要找了一些小圖標素材,只花了不到 10 分鐘。


內容置入版式

這一步就沒啥可解釋的了,對嗎?無非就是把內容填在相應的頁面版式,而需要你具備的技能,就是 Ctrl + C 以及 Ctrl + v 。

比如說像這一頁:

640-7.png

我建立好的版式是這樣的:

640-15.jpeg

這時候,我們需要做的,就是填字,把文字內容,按照前面設定好的字號層級,填充進去就可以了:

因為這一步主要是重復操作,大概花了 10 分鐘左右。


可視化排版

對於一些有邏輯關係的內容,我們提前設定好的版式佈局就很難滿足需求。所以,為了能夠更加清晰地展示出其視覺含義,可以考慮使用 SmartArt 進行快速排版。

怎麼做呢?來看一些例子。

比如像這個頁面,我們看到,這裡就有一些包含關係存在:

640-9.png

所以,我們就可以選用 SmartArt 中的一個圖形,來製作重心環繞的排版樣式:

640-16.jpeg

對它進行一些簡單的變形,突出中心部分的內容:

640-17.jpeg

最後,我們可以再對圖形做進一步的優化,比如把線條做漸變處理,以及添加小圖標等,然後,把內容分別地填充在對應的位置即可:

再比如像這個頁面,它在表達 3 方面的內容:

如果我們基於第一步設定好的版式,可以很輕鬆地把它做成這樣:

當然,如果借用 SmartArt 中的圖形,也可以用它來表現 3 個方面的視覺概念:

當然,最後,我們可以插入一些小圖標和線條,讓頁面更加豐富,就可以了:

除了上面的兩頁之外,在這套 PPT 中,還有一些個性化的頁面版式,比如說這一頁:

在 SmartArt 中,可能並不能找到非常合適的樣式,這時候就需要我們自行設計了,不過好在這樣的頁面數量並不多:

640-20.jpeg

到這裡呢,一套工作中使用的 PPT 就已經完成了,雖然不算驚艷,但在日常工作中使用,應該已經足夠了。

640-21.jpeg

這一部分應該是耗時最長的,我大概花了 30 分鐘,平均每頁 PPT 花了 10 分鐘。完整地算下來,應該是65分鐘左右,四捨五入剛剛好。

這就是快速優化一套幻燈片的流程和方法,最後再來簡單總結下這5個步驟:

好了,寫了一下午,累死了,希望對各位有所幫助。


本文作者:邵云蛟 旁门左道PPT

本文出自:在线等!领导丢给我一份工作汇报PPT,让1小时内做完.....

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

 

簡報小聚 #47 場 2019 年 6 月聚會

6 月 20 日|換位思考的提案策略

簡報小聚是一個以簡報溝通為主題的交流聚會,每次聚會由「主題分享」與「自由交流」兩個環節組成。「主題分享」將由三位講者 (Before, After, Pro Speaker) 依次帶來 20 分鐘的簡報溝通故事、經驗或技巧分享。

而在下個月的聚會,Before Speaker 將在與三位駐場簡報人一對一交流 #結構企劃 #視覺呈現 #訊息傳遞 後再次登台,成為 After Speaker。我們希望通過定期的聚會讓每一位參與的夥伴們都能看到簡報溝通力提升後,帶來的改變力量。

歡迎各領域朋友一起來聽三位講者分享簡報溝通經驗及技巧,並與現場的職場人士交流,渡過不同體驗的夜晚。