職場簡報必備的思維觀點

時常會問自己這樣一個問題:

「什麼樣的PPT才算酷?」


你可能會說,我需要這樣製作出一張帶有酷炫動畫的PPT給領導看,這本來就很酷不是嗎?

▼如圖:

而事實上:

PPT設計者應該把80%的時間都放在內容梳理上,一份徒有顏值的PPT或許真的沒什麼價值。

也許上面的這樣一句話,會惹怒很多人,但值得我們深入探討。比較事物都具備雙面性。很多做的很low、很醜的商業計劃書PPT,依舊可以獲得千萬融資,而很多長相異常精美的提案PPT也被客戶批的一無是處。

一、寫在技巧之前的兩點思考

2010年,《別告訴我你懂PPT》被入選亞馬遜10大暢銷書之一。

故事中的女主角,英語說得很爛,

論文答辯因為PPT做的精美,

滿分15分卻獲得了16分。

全美研究所演講比賽,獲得榜眼!

因為PPT做的更加爐火純青,

百世全球副總裁親自面試他並且被高新錄用。 

這就是上面這本書傳達的價值觀。

雖然PPT做得好確實會有一些優勢,但這並不能成為大部分人的成功學理論。


在《賈伯斯傳》一書中,

記載了賈伯斯本人對於PPT持有的態度:

我討厭人們過渡的使用幻燈片來代替思考,我想讓他們參與進來,在桌面上列出問題,因為知道自己要討論什麼的人根本不需要PPT。

雖然不鼓勵員工使用PPT的賈伯斯本人引領了一個極簡主義幻燈片時代的到來。但大部分PPTer將其理解為:

完整的句子必須要毀的雞零狗碎才算精華?

關鍵的論點必須要加上圖標才算用了心?

業務增長的圖表必須要走出一條大弧線才算贏?

最後,如果不賣弄一下情懷就算不得是好PPT······

比如:

無生態,不超級···

不為當下而戰,何以顛覆未來···

即使萬劫不復,也要義無反顧···

商業化的演示確實需要進行包裝。但對於頻繁使用PPT的辦公職場人來說,如果沿用上面的套路,複雜的可能僅僅是頁面形式,簡單的是內容本身,那對公司、對個人而言,都是極其可悲的事,切不可本末倒置。所以基於這個「正能量」的主線,我們來探討PPTer需要掌握的7種思維武器。

二、PPT的七種思維武器

先學會從簡單實用入手,顛覆細節,再試圖去精心營造。

大部分PPT小白喜歡收集各種類型風格的PPT模板,很多時候,選擇用哪個PPT模板的時間,比實際製作PPT的時間還要多。

而一些對PPT有了些許認識的人,則會基於內容邏輯的層面對畫面進行視覺化傳達。此時,因內容不同,層級關係不同,PPT模板對他們來說已無大用。

大部分簡單且極致的PPT都是經過設計者精心處理的,核心都是為了迎合內容。很大一部分職場實用型的幻燈片就是為了單純的說明觀點,簡單實用即為美,也比較容易為人所接受,特別是那些根本沒有審美能力的領導。

刻意留白

思維能力01

這是一張建築行業的幻燈片,試圖說明老人生活面臨的2個主要問題:

  • 一項來自心理上的問題;

  • 一項來自生理上的問題。

而我們並不可能將所有的問題都一項項的排布出來,這就需要我們在製作幻燈片時進行有效的刪減,將可以用語言補充的「關鍵點」進行留白處理。

■ 解決方式

1.首先,我要思考將文字進行圖形化處理,作為一個講述養老社區(建築改造)的PPT,很顯然蜂巢是最具有代表性的符號,用六邊形來繪制也比較方便上手。

▲用元素合理表達層級關係

▲用元素合理表達層級關係

2.原始的內容已經梳理的很好了,你需要的可能僅僅是將他們進行分級圖形化處理,將六邊形合併作為分項標題,單獨的純色填充作為關鍵點傳達,其他邊框進行留白區域作為畫面補充。▼完成圖

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*注意,如果你僅僅是將內容全部排上去,確實會顯得豐滿,但畫面的靈性和呼吸感稍顯不足,而「留白」則會輔助演講人提供更多的內容補充。

氛圍感

思維能力02

如何突破「一句話+一張圖的PPT」的限制對於很多職場人來說顯得尤為重要,這當然也取決於你如何看待這個問題,以下面的這張幻燈片為例:

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對於演講者來說,這也許只是一句文案的過渡空間而已,原本放上一張匹配的高清大圖,文本對齊排版即可,乾乾淨淨,簡簡單單。

但很多PPTer其實並不滿足,他們渴望營造更加契合內容的元素進行修飾,如何破解?

■ 解決方式

從內容出發是最好的方式,首先,這是一頁介紹高爾夫球場的PPT,既要表現出畫面的靈動感,輔助元素又不能太搶主圖片的視覺焦點,所以為畫面疊加幾層曲線,模仿高爾夫場地的地形是最好的方式。修改圖:

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*注意:如果你僅僅是覺得畫面過渡於單調,添加修飾元素也未嘗不可,但一定要契合畫面的氛圍感,否則真的就是畫蛇添足了。

功能型封皮

思維能力03

很多PPTer都在焦慮如何製作出一張超有逼格的PPT封面,封面的設計一定起著決定性的作用,那麼製作封面到底難不難?

我們先不說如何創建有逼格的封面,先說你的PPT封面的核心是什麼?

  • 封面主導了整體PPT的色彩走向。

  • 封面主導了整體PPT的元素圖形風格。

  • 最重要的封面要完整的傳達了你整提案的全部邏輯內容。

所以,要先做有價值的封面,再去考慮如何進行美化。如圖:

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簡單嗎?很簡單,但是客戶很喜歡。

你可能會說,這一定是客戶的審美有問題,

等等,重點不在這。

重要的是,你的封面要表達什麼?

1.客戶的VI配色要匹配?

所以這張幻燈片就是橘黃色的。

2.標題文案要可被他人輕鬆理解。

主標題、副標題、時間節點和彙報人清晰可見。

3.客戶要讓別人知道他是誰?

公司LOGO擺上去就好。

上面的這張幻燈片,所有主導的輔助元素也僅僅是只有一條分割線而已。有些PPT確實單純的就是為了酷,比如下圖:

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而有些PPT的封皮就是為了功能型而存在,使用標準的對齊方式就挺好。

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字說圖話

思維能力04

很多人以為,字就是字,而圖就是圖。其實這取決於你怎麼理解,當你找不到任何元素修飾畫面時,將文字圖形化或者為文字疊加圖片化的剪影,往往可以獲得不一樣的靈感啓發。這本身就是一件有趣的事兒。如圖:

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一張圖片揮灑千年功力

思維能力05

曾經很長一段時間,我都懷疑自己找圖的能力。總是覺得PPT找圖特別難,好不容易找到了一張圖片又覺得和內容不是特別匹配。特別是遭遇某些特殊場景的特殊文案。

其實是你還沒有想明白這2點:

  • 一張圖是不是要涵蓋全部內容?

  • 關鍵點是不是缺少了一點想象力?

面對下面這樣的文案,你可以很輕鬆的為它添加配圖。文案的重點就是在說明效率,你直接找一個具有高效含義的火箭或者是飛機即可。

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而面對下面這樣的文案,你怎麼找圖?一張圖顯然也不足矣表達這個氛圍感。

■ 解決方式

使用組合型的圖片。

你可能第一會想到的是,使用雙重遮罩來解決。大概差不多是這樣的形式:

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但顯然,上圖給人的感受並不是很強烈,也許你忽略了一個問題,就是圖片本身也需要有層級關係,這是一頁發生在西域沙漠的度假項目,圖片的主場景一定是以沙漠為主,而你需要一些其他的元素來補充文案的相關核心點。如圖:

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如果說上面的算是圖片層級,那麼我下面要說的拆分圖片,也就是剪取你需要的圖片內容。比如這一頁幻燈片:

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看到這句文案,最先聯想到的是母親和孩子,重點在於這是一句長句式文案,你是不可以主觀的進行斷句處理的。所以找圖是一個很艱難的問題。最後也只找到了這樣一張圖片。

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如果你直接將這張圖片當做背景也沒什麼問題,但重點是什麼樣的圖片內容才是你需要的。你需要通過圖片(裁切)來營造更多的視覺焦點和空間氛圍。

甚至是,有的時候,很多非常規的圖片你都需要PS自己創造,就是為了迎合文案的內容。並非為了匠心,而是為了精准。如圖:

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視線引導

思維能力06

PPT的裝飾感來自於巧妙的輔助元素修飾。可以是圖片的左右鏡像,可以是分割線的補充,其核心目的都是為了引導用戶去吸收關鍵內容。一張圖片,如果你單單只有一個標題,會顯得很空,而刻意的加一條引導上去,就會變得不一樣了。如圖:

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文字部分添加了一條裝飾線,連接到建築,自然可以很巧妙的將視線引到文字上。相同的方式還有:

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值得注意的是:上面所有的圖片都在畫面的底部疊加了一層半透明黑色遮罩,為的是不讓畫面顯得太平。

再比如這一頁幻燈片,為什麼要在標題文字的底部加一條裝飾線?為什麼要在分割的時候,補充一條竪向的分割黑線?其實,目的都是為了加強視線的引導。如圖:

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再比如這一頁幻燈片,將建築進行了鏡像的處理,指向中心畫布,讓閱讀幻燈片的人把全部的視線都聚焦在目錄的關鍵點上。

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而當相同的內容,切換為法文版的PPT時,則只保留了其中一個建築。因為外文的長度導致版式發送變化,這需要你主觀的進行調整。如圖:

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PPT中的每一個元素的添加都會對畫面產生不大不小的影響,如果你是一個追求完美的人,這些小細節值得你注意。我希望傳達的是,每一個簡簡單單的技能都能讓你略有所思,而不是盲目的追求酷炫,也許觀點難以獲得認同,但這就是我。


對比取色

思維能力07

文字和圖片本身就是兩個屬性的個體,而對於你的領導而言,他不會關心你以何種版式進行表達,他只關心你的PPT中的文字是否可以被看清楚,所以依據圖片取色的方式沒有唯一性,重點是你要突出你的文案對比,讓受眾人群第一眼就能知道你要說什麼。以下面的這頁需要修改的幻燈片為例:

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最先想到的圖片就是無印良品的那張海報。接下來我們要通過排版和文字的調色讓這一頁PPT成為整體。

第一種方式:字圖分離型排版

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理所應當,你可以直接使用吸管吸取畫面上的藍色即可。畫面看起來就很整體。

第二種方式:全圖型排版

你會面臨2個問題:

全圖型排版的優勢在於向用戶傳遞圖片所飽含的情緒,文字加在哪裡合適?

文案能否被清晰的識別。如何取色?

注意下面2張圖的取色原則,明暗之間形成了對比。

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  • 當我把文字放在地面上時,我取的是天空的暗色。

  • 當我把文字放在天空上時,我取的是接近於地面的白色。

所以,唯有強化對比,才是依據圖片取色的正確打開方式。
7個關鍵點,你都認同嗎?

雖然我們提倡大道至簡的思維,但希望你千萬別放棄思考,因為再小的技能也值得被認真對待。

本文作者:keynote研究所

本文出自:职场PPT必备的7种“思维武器”

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

 

簡報小聚 #43 2019 年 02 月聚會

02 月 21 日|台灣首個職場溝通社群

BFA 簡報小聚是一個以簡報溝通為主題的交流聚會,每次聚會由「主題分享」與「自由交流」兩個環節組成。「主題分享」將由三位講者 (Before, After, Pro Speaker) 依次帶來 20 分鐘的簡報溝通故事、經驗或技巧分享。

而在下個月的聚會,Before Speaker 將在與三位駐場簡報人一對一交流 #結構企劃 #視覺呈現 #訊息傳遞 後再次登台,成為 After Speaker。我們希望通過定期的聚會讓每一位參與的夥伴們都能看到簡報溝通力提升後,帶來的改變力量。

歡迎各領域朋友一起來聽三位講者分享簡報溝通經驗及技巧,並與現場的職場人士交流,渡過不同體驗的夜晚。