簡報現場不出包:登台前要檢查的簡報設備十件事

今天是公司的月會,你代表部門登台簡報,早已反覆練習,每一個字都倒背如流。你自信登台,按下簡報筆,投影片卻沒有反應?你多按了幾下,問題依舊沒有排除,同事見狀急忙重新將電腦開機,畫面一閃一閃,你只得在台上尬聊,餘光瞥見總經理皺著眉頭低頭看手錶......

簡報時設備出包對講者的殺傷力極強,該如何避免?建議從以下十件事依序檢查:

螢幕 - 投影機 - 轉接頭 -  電腦 - 檔案 -  簡報筆 - 麥克風 - 喇叭 - 你自己


螢幕

螢幕是訊號輸出最末端,訊號源沒選對、視訊線沒插好、還是忘記開電源(機率頗高)等都可能造成投影失常,先確認螢幕狀況,若都正常,再沿著訊號往回檢查。如果用的是投影布幕則可直接檢查投影機。


投影機

投影機有無色偏?畫面是否扭曲?有沒有被裁切?訊號源有選對嗎?或是鏡頭前的蓋子有沒有打開(沒打開當然沒畫面,機率也極高)?如果插頭在地上,確保插頭有插緊,不會被踢到就斷電。


轉接頭

如果用自己的電腦,請準備 VGA 和 HDMI 兩種轉接頭,尤其是蘋果電腦務必要帶,現場通常不會準備,也來不及準備了。


電腦 

用自己的電腦,出門前請將檔案從頭播放幾次,確認每一頁該出現的都有出現,若有使用到多媒體如影片、音樂等,務必確認能完整的播放,最重要的是檢查電量,並老實點把電源線帶著,如果你的電源線是 3pin 插頭,最好準備 3 轉 2 的轉接頭,以免現場的插座不適用。

有時只能用現場的電腦,請盡量提早 20 分鐘到場,把檔案放到現場電腦中從頭走一遍,若有格式跑掉或播放影片等問題才有時間調整,別期望現場會有人協助排除技術上問題。


檔案

不管用誰的電腦,至少準備兩種格式的簡報檔。一是 PPT 或 Keynote 的原生編輯檔,以便及時調整,二是 PDF 檔,圖文內嵌不僅避免跑版,也能避免檔案打不開的機率,雖然會犧牲掉動畫,但動畫這種東西還是能省則省,把心思放在內容上吧。

最好事先將檔案放入隨身碟以利現場傳檔,雖然我們很習慣將檔案上傳雲端,但不是每個地方的網路都可以順暢下載。若要播放影片,建議使用 mp4,那是目前最通用的影像格式。


簡報器

如果使用簡報筆,登台前請確認能正常切換,上台狂按簡報筆恐怕不是個好主意。當然,確認簡報筆的電量是基本動作。


喇叭

除了確認音量適中,也要檢查音質,破音會讓聽眾感到不舒適,絕對要避免。如果經常要登台簡報,一組攜帶式藍牙音響是不錯投資。


麥克風

檢查內容同喇叭,但請留意電量,以免簡報到一半被自動消音。

你自己

工欲善其事,必先利其器,當工具都準備妥當,剩下的就是使用者的功力了,登場前請確認你對簡報內容十分清楚,講稿看得爛熟,最好是能背起來(如果有明確的簡報架構會比較好記),並事先演練給同事看,請他們提出建議,畢竟被自己人電比被客戶電好多了。

請注意你的穿著,雖然不見得要西裝筆挺,但請穿上最能表現你專業的服裝,展現你對現場的尊重。只有自己先認真,別人才會當真。


以上是登台簡報前要檢查的十件事,掌握設備狀況,做出一場專業又有影響力的簡報!

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本文作者:BFA 簡報 編輯部

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