如何做工作彙報,才能既專業又不拖沓

你打開這篇分享的時候,可能以為有什麼秘訣,可以讓你在7分鐘閱讀時間後,成為一個彙報高手。

你可能想錯了。

沒有任何人能在短期內成為一個彙報高手。

絕大部分好的彙報內容,都建立在好的工作基礎上。而好的基礎,非朝夕之功。

絕大部分很懂彙報的人,都曾經刻意練習過100遍以上。(或,被罵過100次以上)

01

所有彙報的背後都是工作型寫作 

有的人說自己,「會做不會說」,有的人說自己「會說不會寫」。錯,做事、彙報、寫作的背後邏輯是完全相通的。

你做一個事情之前,難道不用認真梳理過目標、方法、成本、效果嗎?

你做一個事情過程,難道不用認真地跟領導、跟周圍的人、跟別的部門、跟第三方,不斷表達你想達成的目標、想採用的方法、想獲得的支持嗎?

你做一個事情之後,難道不用再跟給過你支持、給過你命令的人交代一下嗎?

這一切都是一脈相承的,只要你胸壘中有工作藍圖。一切彙報的背後都是工作型寫作,都是呼應工作中的每一個流程的。

■不好的彙報是怎樣的:

1)待定事項得不到拍板

2)沒有說清楚發生了什麼

3)做得很辛苦卻沒有被看到(或肯定)

■ 對應到寫作中:

1)沒有論點

2)沒有論據

3)沒有讀者意識

 

這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!

這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!

這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!

02

好彙報的基礎:老闆思維 

萬丈高樓平地起,好的彙報,根植於好的工作基礎。好的工作基礎從哪裡來?你說好才是好嗎?

一般來說,老闆說好才是好,因為老闆是花錢養你,指哪打哪的人。老闆重視的地方就是戰略重地。

如果你至今搞不懂老闆重視哪塊,不好意思,你可能要下崗了……

「為什麼我做excel表做得要死要活,隔壁老王出去跟客戶玩,老闆一眼都沒看我的excel,還給老王加薪了呢?」

很簡單啊!老王直接搞定了客戶為老闆創造了業績啊!你的excel表沒有創造業績啊!

老闆首先是用業績來評價貢獻的,其次才是用勞動。

先論功勞,再論苦勞。

無論你在哪裡工作,無論你在哪個層級,如果你對自己有要求,就應該建立起老闆思維——體制內的把自己當成一把手來思考,體制外的把自己當成CEO來思考。

「小李,明天有客戶/領導來考察,需要介紹一下XX工作,你寫一個彙報稿吧。」

你以為彙報稿是在佈置給你的那一刻開始寫的嗎?那你還不如以為流利英語口語是在開口前五分鐘開始想好的呢。

所有扎扎實實的彙報,都是從工作任務誕生的那一刻開始寫的。在哪寫,在你的心裡,寫腹稿。

過去一年,我跟進過幾次大的彙報,得到的評價不錯,有一次是在全國行業會議上被主管點名表揚。

然而是因為稿件寫得好嗎?不。

很長一段時間,跟進項目的時候,腦袋里都容不下別的東西,只恨一天24小時太少。

結束工作回到家樓下,都會長長的嘆氣——又是艱辛的一天。

經常半夜回工作微信,明明肉體已經喪到不行了,但是靈魂和兩個大拇指還在歡快地、熱情地、周到地回覆。

這還不夠,等到要寫彙報稿的時候,或者跟領導彙報工作的時候,如果是大稿,我會這樣做

1)找到這項任務當初的年度計劃、工作要點、領導意圖、會議紀要、任務目標。

2)對照計劃,分析目標是否完成、完成到什麼程度。

3)列成績點

4)合併同類項,梳理好再動筆

5)先寫亮點,再寫規定動作

6)對材料形成閉環性思維,有因有果,有步驟有結論

你在彙報工作的時候(至少是在重點工作的時候),有沒有做到這麼扎實?

03

亮點思維 

有的人很畏懼去彙報工作,不喜歡的根本原因是你對表達的內容沒有信心,為寫而寫、不得不去只能迎來一個又一個的「沮喪時刻」。

如果你是寶媽,我想問問,你們聊起自己的寶寶時,會不會詞窮?

我介紹工作的時候,會有一種「媽媽介紹寶寶」的心,如數家珍,滔滔不絕。每個人都會對自己的孩子有成就感。某種意義上,一些得意的項目就是我們的孩子。

當你對某項工作有了牽頭的擔子,有了成就的熱情,你自然而言會有表達的慾望,這才是我們要追求的「巔峰時刻」。不用多,一年有哪怕一個,足夠你過個好年了。

坐在鍵盤前發呆半天寫不出來的原因,無非是:

- 活是你做的嗎?

- 你做的時候是機械執行還是有主動思考?

- 有瞭解該項工作佈置的來龍去脈嗎?

如果是yes yes yes,再問自己:

- 數據是什麼?

- 亮點做法是什麼?

- 有什麼好故事可以講?

- 超越了對手多少?

- 在同一個地區或行業排第幾了?

■ 要建立起閉環思維:

1)研究上級文件/老闆想法,瞭解工作的政策背景

2)對照計劃,分析完成情況

3)列出成績點

4)合併同類項

5)先寫亮點,再寫規定動作

這項工作從一開始,我就在思考: 

當你被分派到一個工作,你要思考: 

- 如何可以做好? 

- 上級佈置的時候有什麼意圖? 

- 想達到什麼效果? 

- 我有什麼資源? 

- 我可以打造怎樣的亮點? 

- 同類競品是怎麼做的? 

怎樣可以人無我有、人有我優、人優我轉?

用這種心對待工作,你絕對不會無話可說。離老闆的心,只有一步了。

  

04

抓住老闆的心

寫材料、做彙報的時候,你都沒有把老闆放在心裡,還指望他把你放在心上嗎……

 

未動筆、未開口之前,你就要去思考老闆在想什麼了:

1)思考領導今年對哪項工作特別關注,其次關注哪些

2)上級哪些工作特別強調,專門進行過通報或指示

3)市場和用戶最關注什麼,做得最好的競爭對手在做什麼

4)在上級、市場、用戶關注的點裡,哪些與本部門最相關,最密切的要求又是什麼

 給大家一個自檢清單:

1)有沒有一開頭就把結果說清楚了?老闆的時間很寶貴。

2)說了結果以後有沒有寫措施?沒寫的話,老闆看不到你出了力、做了事。

3)有沒有比對最初的計劃,給老闆一個清晰的進度條?

4)講的內容是不是老闆關心的?有哪些他關心的內容你沒提到?

5)你付出的努力裡最大的創新點講到了嗎?(創新點很重要,做了一定要講出來)

6)你想老闆給資源,你把事情的重要性和意義說清楚了嗎?你說的意義是他關心的嗎?(要戳中他的心啊!)

  

很多人反覆提了一個困境:詞窮。詞窮。詞窮。

來來來,我們總結一下,怎麼樣讓彙報/稿件生動起來?

 

 技法:

1)主動語態——多用動賓結構。

2)語氣——如數家珍(回家聽聽你媽是怎麼跟別人說你的),你會如數家珍了,就會放了,收就很簡單

3)詞語的豐富性——常在網上搜索一些好的動詞、形容詞、副詞,看看是否符合自己的實際。

再講一個小技巧。你不是不知道如何建立CEO思維嗎?你不是不知道老闆怎麼想的嗎?

多去找他呀!!!

多去找他呀!!! 

多去找他呀!!!

寫完一個彙報或稿子,興高采烈跟他說一遍思路呀!2-3分鐘,講為什麼這樣考慮、為什麼這樣寫。「結合您的要求,我重新梳理了……」

 給領導勤彙報、講材料的好處:

1)鍛鍊自己的思維(工作邏輯和領導意圖),

2)讓領導理解你的寫作邏輯,容易通過你的稿件和你的方案

3)領導覺得受到關注和尊重,更願意支持你的工作

4)假如領導覺得哪些地方不同意,他會直接說出來,這樣你的修改可以有的放矢,工作量大大減少。下一次做方案,就能更切中他的心了。

05

有傾向性的解決方法 

大家都知道,要給老闆做選擇題,不要讓他做問答題。所以彙報的適合要有幾個備選的解決方案。

但是很多人忘了,解決方案要有傾向性啊!!!!

你開心地給了老闆幾個選項,老闆說,你覺得哪個更好呢?答,都可以。

都可以個頭啊!前面如果你論述清楚了利弊,此刻領導會做出選擇。如果沒有做出選擇,還問你的意見,那你就應該根據經驗,推薦一個工作量最少、或效果最好、或人際平衡最好的方案啊!!

 

沒有傾向性,說明你沒有思考。

彙報時只讓領導做選擇題,不做出有理有據的引導,也是不及格的彙報。

作為一個非常熟悉工作的經辦人或負責人,請,給出你寶貴的傾向性解決方案!

 

 集中在對彙報背後的工作思維上

1)所有彙報的背後都是工作型寫作

2)好彙報的基礎是老闆思維

3)好彙報要有亮點思維

4)如何抓住老闆的心

5)有傾向性的解決方法

 

Q & A

有傾向性的解決方法 

Q1:做工作彙報的思維過程是怎麼樣的?是否有一個既定的模式?

 

 成績彙報:

1)先講成績,用數據說話

2)呼應了老闆或客戶哪個核心需求

3)具體做法

4)做得這麼好,再支持一下吧,我需要…

 

 日常工作/困難彙報:

1)事由:收到一個工作任務,需要…

2)進度:目前做了…

3)參照物:以前…這樣做的,競爭對手…這樣做的

4)選擇題:ABC方案,優劣分別是…請選擇

 

Q2:彙報要涉及全部事情嗎?還是只是部分?

看具體情況,最好按照優先次序梳理好,一件一件彙報。

1)可以馬上定的簡單事項先說,需要討論一大論的後說。

2)需要馬上定的事情先說,說明緊迫性,請老闆快點拍板。

3)啓動大項目之前做整體系統彙報。過程中對具體進度定期彙報。

 

Q3:如何將事務性的機械工作做出亮點,爭取向領導彙報的機會?

1)事務性工作不出錯已經是最高要求。先做到不出錯。

2)在工作效率提高上下功夫。比如,優化報銷流程。

3)學好Excel,Word,PPT等工具,當有展示機會落到你頭上,馬上抓住。

4)好工作會說話,珍惜羽毛,耐心前行。

 

Q4:怎麼樣的工作彙報才算是「好」的?

1)你的問題得到瞭解決

2)你的努力得到了肯定

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本文作者:给你一把钥匙

本文出自:如何做工作汇报,才能既专业又不拖沓?

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

 

簡報小聚 #42 2019 年 01 月聚會

01 月 24 日|跨界溝通的藝術

BFA 簡報小聚是一個以簡報溝通為主題的交流聚會,每次聚會由「主題分享」與「自由交流」兩個環節組成。「主題分享」將由三位講者 (Before, After, Pro Speaker) 依次帶來 20 分鐘的簡報溝通故事、經驗或技巧分享。

而在下個月的聚會,Before Speaker 將在與三位駐場簡報人一對一交流 #結構企劃 #視覺呈現 #訊息傳遞 後再次登台,成為 After Speaker。我們希望通過定期的聚會讓每一位參與的夥伴們都能看到簡報溝通力提升後,帶來的改變力量。

歡迎各領域朋友一起來聽三位講者分享簡報溝通經驗及技巧,並與現場的職場人士交流,渡過不同體驗的夜晚。