五個最常見的簡報誤區

圖片來源:DUARTE

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我們都曉得聽見一場糟糕的簡報是什麼感覺,台上的人滔滔不絕,各種問題不斷浮現:太長、太無聊、太難懂……到底是在講什麼?但當我們自己站在台上時,多數人也會發生同樣的問題。

以下是五種最常見的簡報誤區以及改善的方法。

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1. 未與觀眾建立連結

即便是在商務場合,若只是一昧陳述事實,就要有失去聽眾關注的心理準備。沒有簡報應當不帶有任何情感,不論你的主題或觀眾有多理性,都要試著說到他們的心坎裡。
在簡報的資料、例證、邏輯論述以及其他分析的內容中找到空間,適當置入感性的元素;試著用與聽眾有連結的故事作開場,或是運用一些比喻來賦予你的資料更多意義。

另外,持續問自己「為什麼」,以發掘深埋在思緒中的情緒感染力。如果你的訴求是尋求購置雲端硬碟的贊助,可以從詢問「為什麼需要雲端硬碟?」開始,一層一層探究,最終的答案可能是為了讓處在較偏遠區域的同事能夠更方便地分享檔案。

繼續問自己「為什麼需要完成這件事」,最終你會遇見那些受你想法影響的人。假設你的答案是改善偏遠地區同事工作協調不便的問題、減少無謂的力氣甚至是拯救他人的性命,這就是你設下的「情感釣餌」,一旦找到這個最根本的訴求,要選用甚麼樣的文字或圖像去釣出聽眾的同理與支持,就顯得相對容易。


2. 簡報中資訊過量

PowerPoint 是很棒的工具,但請先弄清楚自己到底要傳達什麼,接著專注在那上面,別做多餘的事。問題往往就在一頁的簡報中出現過多的資訊。假如你因為怕忘記而把所有可能講到的內容都塞進簡報中,最後會發現自己根本弄了個提詞機。(國際知名的演講與簡報權威 Garr Reynolds 稱這些結構龐雜的簡報為「多頭怪獸(slideuments)」或是「投影片文件(slide+document)」。

沒人想聽講者在台上念逐字稿,不僅無聊還浪費時間,讓聽眾自己讀還比較快。不要詳細條列每個重點,也別讓觀眾看到那些會出現在筆記欄的文字,投影幕上只呈現可以加強你論點的圖像。假如事後需要提供講義,再使用那些被你從簡報中拿掉的文字,並將它們彙整成重點筆記。

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3. 老套的視覺效果

沒甚麼東西比老套的視覺效果更容易讓人翻白眼,想讓簡報看起來與眾不同嗎(往好的方向)?先絞盡腦汁擠出一堆視覺呈現的方法,接著將它們通通丟掉!你想得到的創意別人早就想到了,所以你才會覺得好像在哪裡看過這些東西。針對幾個你要呈現的要點去做發想,才會找到屬於自己的原創風格。

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4. 滿滿的專業術語

你是否遇過台上的人講得頭頭是道,卻完全不知道他在講甚麼?八成是講者用了太多的專業術語。每個領域都有其專有的詞彙,對於業內人士來說使用這些詞彙是親切的,但對一般聽眾就不是如此了,除非你的聽眾正在學習這些內容,否則請盡量避免使用太技術性或是產業獨有的專業用語。

如果你想贏得聽眾的支持並得到他們的影響力,就請使用彼此會有共鳴的語言,如果聽眾無法理解你,那也不太可能接受你。試著將想法說給阿嬤聽,如果阿嬤聽不懂你在說甚麼,請重新修正你的內容。

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5. 超時

超時是在常見的簡報誤區中最糟糕的事。一場好的簡報應該進行的相當順暢,聽眾們從來不會因為提早結束而指責你,但若是拖到結束時間,那絕對會引起抱怨。請嚴格遵守時間的限制,一般聽眾對簡報的容忍時間約為 30-40 分鐘(這是受到電視節目長度的制約),一旦超過這個時間,聽眾將會坐立難安。

本文作者:Nancy Duarte

本文出自:The Top 5 Presentation Mistakes Everyone Makes

譯文出自:創譯語言顧問

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

 

簡報小聚 #49 2019 年 8 月聚會

8 月 22 日|台灣首個簡報主題溝通社群

BFA 簡報小聚是一個以簡報溝通為主題的交流聚會,每次聚會由「主題分享」與「自由交流」兩個環節組成。「主題分享」將由三位講者 (Before, After, Pro Speaker) 依次帶來 20 分鐘的簡報溝通故事、經驗或技巧分享。

而在下個月的聚會,Before Speaker 將在與三位駐場簡報人一對一交流 #結構企劃 #視覺呈現 #訊息傳遞 後再次登台,成為 After Speaker。我們希望通過定期的聚會讓每一位參與的夥伴們都能看到簡報溝通力提升後,帶來的改變力量。

歡迎各領域朋友一起來聽三位講者分享簡報溝通經驗及技巧,並與現場的職場人士交流,渡過不同體驗的夜晚。