製作超過百份簡報的實用指南總結

在過去的4年時間裡,我做了超過百份PPT,其中有日常彙報,有年中總結,有給投資機構的BP,也有新品商業發佈會(多為 Keynote )。服務過 Toyota,香港置地,大眾,T.Y.Lin 等雇主,累計投入在PPT上的時間,遠超過1000個小時。幻燈片只是一種工具、一個表達手段,融會貫通就好,還有這麼多有趣的領域等待探索,不能止足不前。

寫文章前我把網上能找到的PPT文章教程都看了一遍,但恕我直言,質量良莠不齊。不少轉發量誇張的文章,都冠上「不為人知的技巧」的標題,實際上都是拿一些老料回鍋炒,不講偏已經是讀者的萬幸,更別求能夠從中系統整理。好比練武功,只講套路不講心法,真刀真槍上戰場時立刻歇菜。

懂幾點 PPT 製作的「技巧」,的確可以拿來糊弄門外漢,但對於真正靠它吃飯的手藝人,某些文章裡提及的「技巧」都太流於表面,看看打發時間可以,真要說乾貨,其實沒多少。

所以拿這篇文章開個頭,將我製作 PPT 的經驗落筆成字,分享給大夥兒。要說和網上其他講 PPT 的教程有什麼不同,大概就是我的更注重實用吧… 即學即用,不是要你成為 PPT 專家或者成為設計師,而是注重實際操作。在此基礎上還可以通過練習,提升到新段位。

同時,配合實例貫穿始終,我會反覆提到,根據經驗總結的三個核心原則:

清晰(Clearity)| 一致 (Consistency) | 有序(Order)

準備好了嗎?

 

何為演示

你首先要回答這個問題。能用一支筆,一張紙說明的事情,為什麼要費這麼大勁做成 PPT 展示?亞馬遜內部奉行一頁紙的產品會議,開會前集體默讀會議的內容,然後再開會,因為高管們覺得 PPT 會讓參會的人變得「被動」。

那為什麼要有 PPT ?因為場景不同。

一頁紙會議適合群體討論,PPT 適合演示者單向表達。

前者有多個信息傳達者和接受者,後者往往只有一個傳達者,其他的都是觀眾。

演示的目的是什麼,是讓觀看的人有節奏,有效率的瞭解你要傳遞的觀點、數據和信息,其他都是次要。恰好,PPT 天生適合做這件事:

1、只有 PPT 和電影能讓一群人保持安靜的待在一間屋子聽人「佈道」; 

2、演示者可以掌控時長、節奏、內容,PPT 的最終呈獻效果沒有上限和下限; 

3、合理的信息密度保證了傳播效率,所有人都愛讀圖勝過讀文字。

狹義上,大家容易認為,Apple 每年新品發佈時的幻燈片美到冒仙氣,是頂級幻燈片水準的標桿。但是,這種新品發佈會級別的 Live 幻燈片,只是一個細分類別,真正工作中常用的,要簡單樸素的多。

比如 KPCB 的設計合夥人,John Maeda 在 2016 年的 #DesignInTech Report 上做的幻燈片(下圖),就是我心中務實設計的典範,「凡為論點,皆有支撐」

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接下來,我會模仿《The Elements of Style》的風格,結合實例,每個例子給出一個最具實操性的建議,通常情況下,照做可以保證不出錯。

 

1、正確使用中英文標點,是一種美德;

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這是某高校老師的教學 PPT,在高校課件 PPT 中算是做的「能看」了,為了保護隱私,我隱去了老師的姓名。

但即便如此,在中英文混輸時,這位老師還是粗心的將右括號打成「中文全角」。與此類似的錯誤還有:

  • 中英混排時缺失空格間隙,可讀性扣分。
  • 同一頁幻燈片的段落,有的以句點結尾,有的沒有任何符號。
  • 英文大小寫混搭,忽略專業名詞及縮寫的書寫方式。
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2、能用圖說明的,就不要用文字;

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人類對圖片有著天生的偏好,最早用來記錄的象形文字,本身也是對實物的圖形化處理。所謂「一圖勝千言」,我們看圖的效率要遠高過文字,這就是為什麼,我建議在可以使用圖形化的表達方式時,而最好不要用文字。

使用圖形語言會讓你的 PPT 有生命力,而不只是乾癟癟的描述。

 

3、清晰是首要因素,看不清楚內容的 PPT 不是好幻燈片;

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我們在做 PPT 時,最容易犯的初級錯誤是,想把所有內容都往上堆。這個重要,那個也不能少,恨不得把幻燈片塞得滿滿當當。這樣做的結果,是直接造成幻燈片「沒法兒看」。

如果你確實要在幻燈片裡放上所有內容(實際上內容都是可以一再精簡的,通常來說,我在確定 PPT 最後的內容前,會再刪減至少兩遍),那麼這裡跟你分享常用的兩個方法:

  • 要麼把一頁內容分成多頁。
  • 要麼通過排版的方式讓內容清晰(如下)。

通過適當給頁面留出空間,根據內容將主次強化,我們可以輕鬆「拯救」下面這張幻燈片(它已經擠的我喘不過氣來)。

 

4、只要你把幻燈片的內容認真對齊,別的咱們都好說;

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如果在所有 PPT 實用技巧裡選一條必備,毫無疑問是「對齊」。對齊也幾乎是排版準則裡最重要、最基礎的,毫不誇張的說,只要你把內容好好對齊,PPT 就做好了一半,剩下的就是字體、構圖和其他了。

羅賓·威廉姆斯在她的書裡用了整整1/4的篇幅講了如何對齊,以我個人的實際經驗,記住如下幾條,對齊基本可以不出錯:

  1. 相近的內容靠近,不相關的內容靠遠,盡可能使你的內容整體,處在頁面的中間。
  2. 左對齊、右對齊、居中,如果沒有把握,一頁 PPT 最好統一用一種對齊方式。
  3. 善用列表和表格,它們是天然的對齊工具。

 

5、有對比,才有將來;

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不是只有大紅大綠才叫對比, PPT 內容的對比,更多體現在字體、字號、字(行)間距上。

我們在長時間看類似的內容時,視覺會產生疲勞,也容易錯過細節。這時,就有必要人為的將需要強調的內容「提」出來,讓人一目掃過,能瞬間找到重點,這便是對比的本質。「讓碰撞更強烈,讓重點更突出」。

那麼,一般我們怎麼做對比?首先是看內容,整頁 PPT 中最核心的,最重要的內容,一定要留出足夠的空間,這是保證清晰性;其次看關係的疏近,相關的內容靠的更近,體現出一致性;最後,再將內容有序的排列。

 

上面5個小點,是將原本「沒法兒看」的 PPT 做到「能看」,每一點都做到,相信你的 PPT 一定會有改觀。

 

原文作者:優設

原文出自:做PPT 超过1000个小时后,总结的实用进阶指南

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

 

簡報小聚 #37 2018 年 8 月聚會

8 月 16 日|職人與大眾的溝通法則

BFA 簡報小聚是一個以簡報溝通為主題的交流聚會,每次聚會由「主題分享」與「自由交流」兩個環節組成。「主題分享」將由三位講者 (Before, After, Pro Speaker) 依次帶來 20 分鐘的簡報溝通故事、經驗或技巧分享。

而在下個月的聚會,Before Speaker 將在與三位駐場簡報人一對一交流 #結構企劃 #視覺呈現 #訊息傳遞 後再次登台,成為 After Speaker。我們希望通過定期的聚會讓每一位參與的夥伴們都能看到簡報溝通力提升後,帶來的改變力量。

歡迎各領域朋友一起來聽三位講者分享簡報溝通經驗及技巧,並與現場的職場人士交流,渡過不同體驗的夜晚。