如何設定簡報的明確目標

常聽到不少朋友提到這樣的經驗:「被交辦一個簡報任務,接著準備了好些日子,甚至還要熬夜早起準備。終於到了報告的那天,上台時卻講得零零落落,講完後還被主管說:這不是我要的,你幹嘛準備這個?」每次聽到這個情景,都覺得蠻替朋友難過的。明明這麼認真準備,為什麼就是沒有打中對方要的點呢?

簡報的盲點就在於,我們常常覺得簡報有一個(我們心中自個想的)模樣,於是就會努力往「那個模樣」去準備,卻沒有去細想「我究竟為了什麼而簡報」。於是,我常常看到很多人在報告中呈現很多資訊圖表、詳細的資料與引用,但卻被聽眾認為非常無聊,甚至不知所云。

最重要的我們要去思考:我要達到什麼目標?對方聽完我的簡報後要做什麼?這就是簡報的第一個心法—以終為始,如果簡報中沒有一個明確的目標,那就是一場失敗的簡報。因此,當有一項任務被交辦,就表示著對方的某個需求要被滿足,此時要從:我、你、它三個角度來思考:

  • 我:自身目標

  • 你:溝通對象

  • 它:溝通方式

但是當我們準備簡報的時候,多半只考量了自身目標和溝通方式,而忽略了對方真正的需求。簡報不只是資料內容的呈現,而是滿足彼此需求的橋樑。回到職場上,我們可以這麼來思考,當接收到主管交付的任務時,首先須釐清主管的目的需求。假設主管是要拿到整理好的資料讓他與上級報告,那麼簡報的內容就需要讓主管立即可用(文字和數據完整呈現在簡報中)。因此整份簡報的重點不在於過度精美或自己報告的表現,而是主管是否能拿這份簡報去呈報。

照顧到我、你和它三方的需求後,接著便要依據不同的情境設定明確的簡報目標,其中職場上常見的有以下幾種情境:銷售募資、報告說明、演說溝通及教育訓練。


針對這幾種情境,有幾種相對應的解法:

  • 銷售募資:

目的:讓對方購買

作法:瞭解對方的痛點和夢,提供解決方案

  • 報告說明:

目的:讓對方通過

作法:提供分析與結論,讓對方能立即運用的方法

  • 演說溝通:

目的:讓對方覺得你說得好

作法:帶起大家的情緒給大家一些故事,改變它某個環節的認知

  • 教育訓練:

目的:讓對方理解

作法:引發聽眾動機和給予技巧,改變對方的做法

目標確認就是為了解決受眾不同的問題,目標同樣也是所有簡報的首要環節,先知道彼此要什麼,才開始設計。而在簡報的結尾留下後續行動會有更好的,每一個簡報最重要的都不只是過程,更重要的是你在對方心中留下什麼,又讓他發起什麼行動。

最後,和大家分享:「簡報的目標並不是 Me,而是 We。最好的溝通策略是彼此互利。」往後在簡報前,試著從最終目標回推,以終為始的去思考簡報整體的架構,建立起與聽眾間的連結。

本文部份文字節錄自《忘形流簡報思考術》

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

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