據 Microsoft 預估，每天都有 3,000 萬份 PPT 簡報被製作出來。也就是說如果你是一位辦公室職員，你有很大可能看到用 PowerPoint/Keynote 所做的文件。
如果你的彙報不得不用投影片輔助，而恰好又你不是一個技術高手，PowerPoint/Keynote 會是一個很好的工具選擇，因為它幾乎不需要花費太多時間去研究用法。相反，只需要掌握幾個簡單的步驟就可以協助你製作好看又實用的投影片。
想要設計出好看的簡報，你要學的東西其實不用多，只要學會這7個能力，你也能做出好看、好用的簡報。以下將介紹 7 個最基本有用的能力，讓你做出專業度高、說服力強的好簡報。
1. 對工具應用自如
製作一份簡報之前，要先熟練掌握 PowerPoint/Keynote 的各項工具和指令，它們在哪個位置以及怎麼去使用。PowerPoint/Keynote 的應用窗口上有選項欄或工具欄，大部分常用的工具和指令都可以在裡面找到。
選單列中有不同的標籤，每個標籤裡的工具有一定的相關性。（例如，在「插入」這個標籤中，你會找到很多常用的指令，像是新增文字方塊、新增新的頁面）。在使用 PowerPoint/Keynote 之前，先花時間摸索這些選項，幫助自己更瞭解這些功能，以及在使用過程中可以更快地找到它們。
除了這些很直觀的選項， PowerPoint/Keynote 還有自定義的快捷工具欄，可以放入個人最常使用的小工具。快捷工具欄十分視覺化，是加速和簡化流程的好幫手。在自定義快捷工具欄時，要注意把性質相同的工具放在一起。比如與投影片相關的指令放一起，與對齊相關的按鍵放一起。
2. 瞭解網格的作用
好的簡報要達到兩個主要的視覺目的：一是視覺上的美觀舒適，二是內容的清楚呈現。透過 PowerPoint/Keynote 的網格 (又稱尺標或參考線) 功能，可以一次達到這兩個目的。
網格是簡報頁面的底層架構，是由垂直或是水平的線條組成，主要是幫助頁面達到平衡。實用的網格由以下幾個關鍵部分組成：
投影片邊距：投影片的邊框，與頁面上的內容保持著一定距離。
豎列：垂直的線構成的區塊，上面會有實際的內容（文字、圖片、表格等）。
空格：分隔線之間的空白部分。
雖然系統出現的網格是等比分配且都是由筆直的線條構成，但它們在運用上是很靈活的，可以有無限多的排列組合方式。PowerPoint 是可以自定義頁面網格的，所以可以先選出最適合你簡報內容的投影片架構，然後在整份簡報中貫穿這個頁面架構。
3. 簡單化視覺系統
想要製作出清晰易懂、令人印象深刻的簡報就要記住一點：少即是多。製作投影片時，依賴一套簡單的視覺系統就好，顏色和字體都不需要過多，觀眾才不會被複雜的元素干擾，這樣下來整個過程中，品牌和內容都能保持高度一致性和識別度。
選擇兩種顏色即可，把它們融入幻燈片的設計元素中。在顏色選擇上，可以考慮自己品牌、logo 中有的顏色，或者是從顏色帶給人的感受上去選擇合適主題的顏色。研究表示，特定的顏色會讓人產生特定的感覺，進而影響人們的思維方式。
字體選擇上也盡可能只用兩種。通過保持字體的簡單化，我們可以幫助觀眾集中注意力在內容上，也可以最大程度的減少人們為了消化新視覺效果而不得不做出的額外工作。
4.用照片創造精彩瞬間
如果想在視覺上抓住觀眾，添加合適的圖片是很好的選擇。令人驚嘆的圖片可以抓住閱聽者的注意力，在講者演講過程中可以最小化觀眾的分散程度。圖片最好是與主題相關的，可以更進一步強化你的內容和觀點。最有效果的方法是，讓圖片滿版呈現。可以單純地只有一張大圖，也可以壓文字在上面，一次性傳遞更多資訊量。
使用圖片時請確認是自己的圖片，或是有合法使用的權利。
5. 考慮聽眾
演講的內容對演講落地的方式也有很大的影響。所以需要花一些時間協調好演講和內容之間的關係。認識並理解觀眾，才能知道自己是否有講到正確的內容。
如何正確有效地考慮聽眾，需要你有意識地、具體地接近他們的所見所聞，創造更多讓聽眾參與和感動的機會。為了更好的瞭解聽眾，可以試想一下他們目前在哪裡（心理狀態、信念等），以及當發表結束後你希望他們到哪裡。最後思考一下，如果想要到達你的目的地，他們會需要做什麼改變（心理狀態的改變還是行為模式的改變）。
需求地圖是一個很好的工具，可以幫助你找到合適的故事和內容去貼近聽眾。這七個問題可以幫助你更瞭解聽眾，引導你縮小範圍，找到合適的故事和內容。
6. 確定一個主要點
一份簡報可能會有很多有趣的數據和重要的資訊，但最後，它應該只有一個最重要的資訊點。我們把一份簡報最主要的焦點稱為 Big Idea。
Big Idea 是最重要的東西。因為簡報頁面可以很漂亮、演講可以很流暢，但如果聽眾最後沒有帶走一個清晰、有邏輯的主要內容，那麼這個演講就是失敗的、無功用的。
一場 Big Idea 的發表包含兩個部分：
獨一無二的觀點：為什麼你有資格傳遞這個觀點和內容
嚴重的後果：如果不聽取你的觀點，會發生什麼事情
一旦確定了整份簡報的 Big Idea，需要確保這份簡報的所有要點都是支持這個 Big Idea 的。每一個設計元素，無論是文字還是圖片，都應該為你的 Big Idea 提供有力的支持。如果你發現某個元素沒有這個功能，就直接拿掉，或者是尋找某種方式將其和 Big Idea 聯繫起來。
7. 確保一頁一重點
保持一個頁面只有一個重點，可以讓簡報視覺上更清楚。堅持這個原則，可以減少聽眾被分散注意力的幾率。為了貫徹一頁一重點的原則，可以幫每個頁面都建立小標題。在設計頁面時，經常性地檢查一下內文是否和小標題對齊。
製作優良的簡報，這幾個必要步驟並不難。只需要一些前期的摸索和練習，就可以掌握製作簡報的藝術。通過一次又一次地精進，慢慢地就能熟練運用所有的功能幫助自己完成目的。
本文作者 : CHARITI CANNY
本文出自 : Design Your Best PowerPoint Presentations in 7 Easy Steps
責任編輯 : BFA 簡報 編輯部
