BFA 簡報

View Original

和 BCG 外商顧問學簡報:用清楚易懂的圖表,輕鬆說服他人

See this content in the original post

視覺手法和邏輯是相互呼應的

資料的視覺效果取決於邏輯,而非感性

蘋果公司開發的 iPhone 很漂亮吧。外型美觀,而且容易操作,美感和實用性兼具。

如果把商業資料比喻成 iPhone,資料的形式和內容應該是成正比的。「資料做得賞心悅目,而且條理分明,讓人一目瞭然」,能夠做出這樣的資料,才是真正的高手。

強調視覺效果的重要性,總讓人聯想到要感性,要有藝術氣息,其實不然。決定一份資料的視覺表現,是背後的邏輯。

如前述,資料的形式必須對應論述的邏輯;而邏輯的展開,必定有最適合的資料形式。

利用數據圖建立邏輯,提高說服力

我在 BCG 開始接觸顧問工作時,公司建議大家無論做任何資料都要使用數據圖。整理資料、分析資料時可以用柱狀圖、折線圖、散點圖、面積圖等,任何數據資料都可以用數據圖呈現。

後來我才發現,一邊做數據圖的同時,邏輯概念也會自然而然形成。對於還不熟悉邏輯的顧問新手來說,利用數據圖來撰寫資料,就不容易出現邏輯上的漏洞。資料製作的新手們不妨也從做數據圖開始!

圖片來源:外商顧問超強資料製作術

視覺類型 ① 經常利用數據圖來表現。chart 10 的數據圖即是呈現一對一論法的視覺類型 ①。如標題所示,這張數據圖顯示 1970 年至 2011 年日本名目 GDP 的變化。

從數據資料得知,1970 年時,日本的名目 GDP 為 75 兆日圓,到 1997 年時,成長到最高峰 523 兆日圓,此後就陷入經濟低迷,2011 年的 GDP 已下跌至 468 兆日圓。以這份名目 GDP 計算年平均成長率,1970 年到 1997 年的年平均成長率為 7.5%,而 1997 年到 2011 年的年平均成長率降到負 0.8%。

視覺類型 ① 呈現的是一對一論法,也就是以日本的名目 GDP 數據為證據,推論出日本經濟在 1997 年以前創下 7.5% 的年平均成長率,之後就陷入負 0.8% 的成長率。

資料來自有公信力的國際機構 United Nations Statistics Division,而且年平均成長率也是依照正確的計算方式,這些都屬於證明。

將數據做成圖表,利用數據圖會比較容易建立邏輯。如前所述,即使是不擅長邏輯思考的人,只要繪製數據圖,邏輯自然就會形成。培養邏輯能力,不妨就從做數據圖開始。

See this content in the original post

畫數據圖的基本規則

仔細看 chart 10 的時間軸,這裡列出了四十年之間的 GDP 變化。想像一下,如果只有列出過去五年或十年的 GDP 變化,就無法像這張圖表,在四十年的時間軸上看出日本經濟成長的轉折點。如果只有取五年或十年的數據,就只能看出日本經濟停滯不前,連年負成長的跡象。

我們就以 chart 10 來解說數據圖的基本規則。首先,所有的圖表都要有標題,這張數據圖的標題是「日本名目 GDP 的變化(1970年~2011 年)」;其次,圖表範圍必須用框線框起來,接著設定數據圖的橫軸和縱軸,這張圖表下方的橫軸是項目軸,左側的縱軸是數值軸,在項目軸和數值軸的框線外加上刻度就更清楚了。

橫軸依序從 1970 年排到 2011 年,單位(年)寫在右端;縱軸是名目 GDP 的金額,從 0 日圓到 600 兆日圓,每 100 兆日圓畫一個刻度,在左上方寫上單位(兆日圓)。刻度的數量將決定一份資料是否能讓人一目瞭然。

在決定刻度的數量時,可以利用「神奇數字 7±2」。美國心理學家米勒( George Miller)指出,人類的短期記憶容量大約只有七個,加減二是容許的範圍。因此,縱軸的數值軸設定在 7±2 的範圍內最為理想。這張圖表的縱軸是從 0 日圓到 600 兆日圓,正好是七個;橫軸的項目軸是十年畫一個刻度,再加上最近的 2011 年和高峰點的 1997 年兩個刻度,也正好是七個,橫軸和縱軸都控制在 7±2 的範圍內。

數字的單位也很重要,chart 10 以兆日圓為單位就很清楚,如果是億日圓、萬日圓,或直接以日圓為單位,標示的數字位數太大,太多的 0 將妨礙辨識。此外,柱狀圖上也可以適當地標上數字,如果每一年都標上數字會太繁雜,所以這張圖表是每隔五年標示當年的數值,並特別在高峰點 1997 年和最近的五年連續標上數值。

這些是畫數據圖最基本的規則。chart 10 集合了所有竅門,各位在畫數據圖時可以作為參考。

本文作者:森秀明

本文出自:外商顧問超強資料製作術

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

See this content in the original post