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線上會議的表達技巧:精簡和有趣

被小孩、寵物、一個又一個線上會議、爆滿的電子郵箱以及一堆疫情隔離零食包圍,疫情期間是如此讓人沮喪。根據福布斯的報道,超過 80% 的美國員工表示他們在家工作期間感到更加沮喪、難過。

好消息是,你在線上會議中要傳達的內容,可以抓住聽眾的注意力,讓他們保持專注。下面是五個小撇步,幫助你調整你的內容,讓參會者更有參與感。

保持簡潔

在家工作期間大家都在同時做好幾件事,所以請確保你的內容足夠簡潔。你的整體展示應該盡可能地簡短。一個 60 分鐘左右的線下會議會很難熬,但是對於線上會議來說,不僅僅是難熬,而是根本做不到專注。你的聽眾們有太多別的事要處理了。所以把長度設置在 30 分鐘就顯得可以忍受得多,15 分鐘就更好了。

好好想想有那些細節是你真的需要在線上會議提到的,然後用更加簡潔的方式來提及這些內容。你的聽眾會很感謝你速戰速決,而且更有可能認真傾聽你的內容,而不是只關注一些零碎片段。

在寫稿子的時候,你可能很難察覺出自己的遣詞造句有多囉嗦,但當你把他們說出來的時候,就很容易發現這些句子的囉嗦之處。

如果覺得自己的句子聽起來很長,那就把這些內容分成幾個短的部分。把「以及」和「因此」這些連詞拿掉,看看自己能不能把每一句都控制在 10 個詞之內。觀眾在聽到短句的時候會更容易接收到相應的信息。

構建一個有用的簡介

研究表明,演講者有 30 秒的時間來抓住聽眾的注意力,30 秒後聽眾將覺得是不是要認真聽。

比起簡單地介紹你自己的名字、職稱,又或者告訴聽眾們你的演講內容,你更應該構建一個強有力、有趣且容易記憶的簡介,讓觀眾從一開始就被吸引住。

試試如下抓住觀眾注意力的小技巧:

  • 恰當運用類比來簡化你的內容,讓觀眾從一開始就懂你想表達什麼。

  • 展示數據可以驚艷到觀眾,抓住他們的注意力。有人曾說一張圖片勝於萬千言表,所以考慮一下用可視化代替純演講。

  • 善用有趣的名人名言。

  • 別忘了,說故事也同樣有用。

上述所有方式比一個無聊、平庸的簡介要來得有用得多。

故事貫穿始終

小孩那麼喜歡睡前故事,大家那麼喜歡在篝火旁講鬼故事不是沒原因的,故事都很有吸引力和參與感!

Durate 相信故事比起其他方式,更能連結彼此。當我們無法身處一個會議室的時候,故事能消除這種隔閡感,不僅能吸引聽眾的興趣,讓他們想參與其中,即使他們身邊有很多讓他們分心的事。所以,講一個好故事,並不需要以「很久以前」作為開頭,也不一定需要慣常的開頭、中段和結局。以下是大家可以考慮運用在線上會議的故事形式:

  • 你自己的故事:越私人約好。聽眾對於那些脆弱、心酸的事更深有感觸。

  • 客戶的故事:如果你不想提自己的私事,那不如說一個客戶的故事吧。讓聽眾們設身處地。

  • 商業故事:從聽眾的角度出發說一些他們的故事。說說你在做生意的過程中遇到的困難,你又是如何解決的。

  • 小小軼事:完整故事中的小片段也同樣有用,「昨天我在和同事聊天,然後她說」這種開頭也會讓你想傳遞的內容更有故事性,

善用對比

就算故事敘事超好用,但如果你只用了這一種表述方式,他們也會失去作用。所以請出其不意 ! 善用各種內容構成對比能讓你線上會議的演講更加生動,讓聽眾更有參與感。

Nancy Duarte 在她的書 Resonate 中說到過,一個好的演講者,應該在「事情可以怎樣」和「事情實際上是怎樣」中來回切換,以抓住聽眾的注意力。所以,別直接告訴你的聽眾們解決方案是什麼,先聊聊問題所在,再談解決方案,聊聊前後對比,說說現實現狀和未來的可能性。

如果你所有的內容都是用故事的方式呈現的,加入一些數據來展現出你的分析。相反地,如果你要做一個技術性很強的演講,試試添加一些故事讓它看起來感性一點。

記得出其不意,你的聽眾就會竪起耳朵認真聽的。

分點 + 過度

過渡句可以起到連接上下文的作用,也能讓你的聽眾更加理解你要傳遞的內容。如果你不串聯好你想說的內容,你的聽眾可能會漏掉重要信息。記住,避免諸如「在這張投影片里,我們準備將會說到…」這類的過度句,這不會讓你的內容變得行雲流水,反而會讓你的聽眾昏昏欲睡。

相反的,讓你的過渡句盡可能地自然,就像和觀眾在交談一樣。投影片的轉換並不代表它們所涉及的內容是相互分離,毫無關係的,把你要表達的內容想象成一個連續的,相互關聯的故事,即便你在切換不同的投影片。

有效的過渡句應當能夠回答你的聽眾腦中浮現的虛構問題。舉個例子,你的觀眾可能會問「這個方案要怎麼實施?」,那麼你的過渡句就可以是「我們會用以下兩個方法來實施…」。回答假定的問題可以是連結不同要點的有效方式。

最後,讓你的過度有趣一點。比起用那些相同的,預期之中的過渡句,想一個方法在你點開下一個投影片前製造一些懸念。比如,「我們團隊已經期待這個企划好幾個月了,現在很激動能給大家帶來這個企划」。

一個獨特、出其不意的過渡句會抓住他們的注意力,讓他們期待接下來的內容。

總結

可以預想到,在線上會議上,那些讓人分心的事幾乎無法避免,但是我們可以盡可能地抓住聽眾的注意力,更好地傳遞我們的內容。

所以,記住要簡明扼要,寫一個強而有力的簡介,製造對比,利用過渡句來抓住聽眾。

本文作者:NICOLE LOWENBRAUN

本文出自:Crafting Content for Virtual Communication: Keep it Short and Interesting

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

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