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七個遠距辦公的簡報技巧

在全球疫情下,為了社交距離也好,為了減輕租金壓力也好,遙距工作慢慢風行了起來。面對面的簡報,也因為大家不再聚集於辦公室或是路演場合,機會變得少之又少。

那麼,有哪一些我們從前認定為金科玉律的簡報技巧,在遙距簡報下已經不再適用呢?或是有那一些新的技巧,值得上班族在新常態之中注意一下呢?

先讓我們一起來 unlearn 吧!

  1. Fade to Black

    面對面簡報時,使用一張全黑色的投影片,或是 Powerpoint 中的 B 按鍵,銀幕都會成為一片黑色,將可以分心的東西全撤,讓觀眾的目光自然地重回到自己身上,成為一種切入點,說故事分享或是話題之間的間奏。 要是在 Zoom/ Webex 等平台依樣畫葫蘆,大概只會換來一大堆「Hello?」「Can you hear me?」的回應,大家都以為訊號不良了。

  2. Transition/ Animation

    適量,而不過量的動畫固然能為簡報內容帶來動感,或是畫龍點睛的效果;然而如果今天主管要求重用一些之前製作好的投影片應用在 video conferencing 上面,就要了解會聚的地區和頻寬。 曾經試過來自歐洲的簡報,大概因為重用模版的關係,每一頁投影片都是 push to left transition,結果在亞洲的觀眾,當講者說到第十頁的時候,銀幕上仍然是困在兩頁前的 transition,內容不但傳達得不好,觀眾也很快沒趣。

  3. Full Breed Graphics

    產品發佈會中愛用的全幕大圖技巧,因應智能電話及數碼相機的普及化,根本不愁解像度的不足,亦可以帶來震撼的效果。 遙距簡報有兩大種,有聲有畫的,或是只有聲沒有畫的,例如 teleconference。企業文化中有不少人喜歡事前要求投影片作 pre-reading,或是先印出來作寫筆記之用,同時好讓自己的眼睛在開會時稍為離開電腦屏幕一下。 要是有主管喜歡先印出來看,全幕大圖便要用得小心,以免紙張吸墨太多。全幕大圖如果是為了解釋複雜的概念或流程還好,如果是用沙漠大圖去介紹氣候變化,那麼還可能要忍痛調整一下吧。 有些上班族會採用兩個版本:以字為主的台下版,以及豐富視覺元素的台上版。然而要注意的是,有一些主管或客戶,發現自己手上的列印版和銀幕上展示的,內容或頁數有出入時,那怕你的出發點是良好,也會進入了 panic mode。所以事前了解觀眾,的確有其需要。

  4. The Closer NOT the Better

    攝影界有一個著名的提醒,說是你的照片拍得不夠好,是因為你走得不夠近。 除非特地去購入設備,否則我們在家上班,發佈或是參與簡報,都是在使用自己或公司的筆記型電腦。 筆記本的鏡頭是靠在屏幕上,所以無論在過程中有意或無意,要是我們將眼光放在水平的方向,將觀眾來說都出現了仰角。這不單只是有沒有修鼻毛的問題,仰角也可帶來一點兒傲氣。 把自己離電腦遠一點,那怕是水平的眼光,仰角也會減少,而且也減輕了鏡頭變型的問題(顯得更瘦唷),更可以令自己的手勢能被拍進鏡頭之中,加強簡報的效果;把滑鼠線拉長一點或是使用無線控制器便可。後退一步,一舉三得。

  5. Pause and Ask for Feedback

    在有聲沒畫的 teleconference 中,因為看不到觀眾的反應,你未必會知道觀眾對簡報內容有多理解,有沒有疑問。 適當的暫停便顯得重要,一方面讓大家透透氣,稍為對簡報內容沉殿一下,也暗示這是一個發問的時間(你不會傻得每次都在問有沒有問題)。 要是沒有人回應可怎麼辦?最好的情況是大家都清楚明白,但你也可以用以下的方式製造對話: 指名問問題:指名道姓也許不太禮貌,但可以問個別部門,例如剛剛完成有關預算的部分,可以指名問一下財務部有沒有回應或是新資訊分享,記住是要有關係的部門。跨區的會議也可以選擇以區分提出; 點出 action point:要是剛完成的部分有 action point,不用等簡報完成才重提,在暫停中可以說一下,一方面展示你對簡報流程、回應有充分了解及控制,萬一對方忘記了自己有 action point,也可令人提起自己的參與度。

  6. Visual Cue

    有聲沒畫的時候,大家也在自己電腦或桌上看投影片,除了 page number 這種基本技巧,要是投影片有流程圖,可以替每一個流程訂下一個 tagging,例如在左上角寫下(1),下一個流程就是(2),分拆開的子流程便是(3A)和(3B),這樣做當你每次提起的時候,只需要說成「在流程2當中」,而不需要費時地說「我們看看左邊第二個,由上至下的第五個流程」。簡潔,觀眾也找得快。 投影片中有表格也亦然,除了以顏色突顯出想要討論的部分,要是要討論的有頗多行數,加入 row number 也是提升大家一致性的好辦法。

  7. Repeat on Where We Are

    遙距簡報中,觀眾分心是避免不了的事情;在會議室中還可以碰碰其他人的肘子,輕聲問一下剛剛說到哪兒;但在 chatroom 裡問就會很尷尬,有些人分心滑了一下手機,回應一下在家的兒女,錯過了又怕問,不但令投入度減低,決策時也可能缺少了重要的資訊。 要學會說慢一點,多重覆一下剛剛提到了甚麼,接下來到哪一頁;看上去也許會累人,但總有一兩個人,因為你的故意重覆而重新趕上了列車,心裡暗暗的感謝了你。

本文作者 : 上班族的簡報日常

文章出自 : 疫情下的新常態:簡報技巧的learn與unlearn(上)疫情下的新常態:簡報技巧的learn與unlearn(下) (本文透過「方格子直送」計劃合作轉載)

責任編輯 : BFA 簡報 編輯部

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