BFA 簡報

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做好工作匯報,提升職場價值

01

寫好工作彙報

在職場工作,酒香也怕巷子深。老闆的眼睛並不總是雪亮的,不希望自己的工作成果被淹沒,就要敢於展示成果。

老闆在考慮你是否能被升職、加薪,或者被委任更重要的項目時,他考慮的因素不取決於你做了多少工作,而取決於他知道你做了多少工作。

有些人做了 10 分,展示了 7 分;有些人做了 7 分,展示了 10 分。最後那位做了 7 分卻展示了 10 分的人更受重用。

工作彙報一般都是下級對上級,你的老闆是你的核心讀者。你的目的,除了交待工作進展以外,更多是心理上的作用:讓老闆安心。

如果你擔任過任何意義上的需要「管人」的事兒,從班長到帶實習生或者帶團隊或者招聘一位兼職,當你指派一項重要工作出去的時候,你的心情是什麼?會有各種想法冒出來:

• 剛才和他交待的時候,他表情有點疑慮,他真聽明白了嗎?還是心裡不是很情願啊?

• 工作成果他能否按時交付?

• 如果碰到不懂的,他會找人問嗎?如果他來問,我可以推薦 A、B、C、D 去幫他。

• 能按時交活,質量能不能保證?

• 這中間他家裡不會出什麼事兒,生病了或者要請假什麼的吧?

……

所以,進度彙報一個最重要的目的,得讓老闆安心。只有他對你安心了,才會放心和信任。

當然,進度彙報也還是有技巧、有方法的,不是和老闆聊閒天,或者只是每天說「老闆,這個工作正在推進,請放心」,仍然不夠。

寫好工作彙報有幾個框架可以參考。

1、用 3P 法組織彙報內容

所謂的 3P:

就是 Plan、Problems、Progress 的簡稱,分別是計劃、問題與階段性進展。

首先是 Progress,階段性進展。彙報的時候先告訴老闆你目前工作進展如何。

然後是 Plan,你接下來的計劃。有可能是一個大項目的階段性計劃,也有可能是一些小項目的計劃。

最後是 Problems,有何問題,目前的工作中遇到的挑戰和隱患。你可以再加上你準備如何解決,或者也可以在這裡請示一下,請老闆給予支持和幫助。

2、用 STAR 模型彙報工作

STAR 模型即:

Situation-Task-Action-Result

Situation:交代背景

Task:闡述待完成的任務

Action:準備採取什麼行動

Result:行動產生的結果


3、5W1H 模型

我們在前面闡述過 2W1H 模型,來幫助你寫工作總結。5W1H 是 2W1H 模型的延展版,通過 5W1H 模型,可以幫助你捋清楚自己手上的工作思路。

5W1H 分別指:

What、Why、When、Where、Who、How

• What:這項工作是什麼,目的是什麼,做什麼工作?……

• Why:為什麼要這麼做?原因是什麼?這樣的結果,是為什麼產生的?

• When:預計什麼時候要完成?什麼時候完成是最好時機?如果碰到問題最晚應該什麼時候完成?

• Where:在哪裡做?從哪裡入手?

• Who:誰負責這項工作?這項工作還涉及到誰?

• How:如何實施?問題如何解決?什麼辦法最優?什麼方法最快? 

這三個模型,不一定全都需要掌握,你可以根據自己的接受程度,哪個好上手,就用哪個。大部分的工作從最簡單的 3P 入手,其實就夠了。因為很多人都沒有養成很好的彙報習慣。

進度彙報並不像週報、月報和項目總結,有固定的時間節點。很多時候需要自己來判斷彙報的時間節點,如果以前沒有隨時彙報的習慣,突然彙報,會不會顯得很突兀呢?

不會。

大原則是:彙報比不彙報好,多彙報比少彙報好。

02

把握進度彙報關鍵時機

當然,進度彙報也有關鍵時機,這幾個關鍵時機,不要等老闆來問你,而是要提前主動向老闆彙報

1、做好工作計劃時

有些人做完了工作計劃,就放在那裡。過了幾天,老闆來問,你發過去。雖然看起來你很快就響應了老闆的需求,但更好的時機是,老闆還沒問,你就已經發過去了。所以,當你把工作計劃做完的時候,就給老闆發過去。

2、工作進展到一定階段

每一項工作你可以劃分幾個重要節點。如果你策劃一個活動,比如舞台設計、嘉賓邀請、觀眾報名、媒體邀請等幾個模塊,每一個模塊有比較重要的進展或者碰到比較大的問題的時候,應該進行彙報

或者可以通過安排固定時間彙報的方式,比如一週三次、一週兩次或者每天一次,都是解決辦法。

3、工作出現意外時

當工作出現計劃意外的事情發生,或者憑你目前的能力解決起來有很大的困難,有可能對項目進展產生重大偏移的時候,都應該向老闆彙報。這裡的意外不一定是出現糟糕的情況,有時候也可能是意外的好運。比如很偶然請到了一位重量級嘉賓,找到一家優質供應商,實際執行時預算比計劃時可以節省很多,等等。

4、工作出錯時

工作出現意外和工作出錯有不同。意外往往是外部原因導致,出錯則是內部原因——也即自身原因所致。

工作出錯可能會導致你產生羞愧、內疚而不太敢去和老闆講,但越是出錯的時候,越要主動去承認錯誤並承擔責任,這樣對推進工作和改進問題都是更積極的態度。

5、要做超出自身權限的決策時

當面臨超出自身權限的決策的時候,需要向老闆申請授權。比如你可能談了一個很貴的投放渠道,或者某家供應商提交的預算方案超出了預算,都要向老闆彙報。

當然,有時候你拿不准你自己有沒有決策權,保險的方法是先問問老闆意見。在問之前,你可以先把你的想法告訴老闆,然後再請老闆給予反饋。

6、完成工作後

項目做完,當然要彙報。有一些需要做項目總結,如果項目總結需要比較多的時間去完成,可以先出一個簡要的、非正式的彙報給老闆,讓老闆心裡有數,也瞭解你目前的進度。

03

進度彙報需注意

進度彙報有一些要注意的:

1、盡量簡潔、清晰,不要寫長文章

請注意,這裡也需要區分自己的行業和工作環境。比如我自己以前在媒體,我們的彙報就是寫成一篇文章。

但就大部分行業、工種而言,盡量簡潔、清晰並用要點的方式來呈現。

2、如果必要,可以做得可視化一些

數據圖、思維導圖、進度圖等等手段都可以用上。如果你是在創意類公司,手繪、短片、電影拼接都可以。

你還可以通過顏色的不同,來區分不同工作的目前進展。比如進展順利用綠色;進展有一些問題,用黃色;有重大問題,標紅。

這是我在國外找到的一個做進度彙報的表,老闆在看彙報的時候就能很直觀瞭解各個項目的進展。

這張圖我就不翻譯了,都是很簡單的明文單詞,而且通過圖的顏色你就能直觀看到各個項目進展: 

我之前在公關公司的時候,我們每半年都會召開一次全體員工大會,大家需要做一個 PPT,去講講過去半年,自己的業績和成長。每個人做出來的 PPT 風格都不一樣,從他們 PPT 的風格,也都能看出來每個人的興趣喜好。雖然是很正式的員工大會,但每個人上去講的過程非常歡樂。

3、重視出差彙報

如果有經常出差的,千萬要記得重視在出差中隨時彙報。如果你觀察一下會發現,那些長期駐紮在外的人,很難進入老闆的核心管理層——除非是那些特意培養,必須在外地輪崗的領導崗位——因為平時老闆很難見到你,久而久之,重要的事情就分配給身邊的人去承擔。如果你出差了,千萬要記得用更高的頻率向老闆彙報工作。

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本文作者:给你一把钥匙 师北宸

本文出自:在家云办公,写好工作汇报,让老板觉得你靠谱!

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

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