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一份簡報的誕生:商業簡報製作五步驟

寶渥有一個服務項目是「簡報訂製」,即根據不同簡報場景,例如提案、發佈、募資、跨國會議等,協助客戶打造符合商業溝通需求的重要簡報。

既然是量身打造,自然無法使用模版或沿用前例,而 (很神奇的) 重要簡報通常沒有太多製作時間,我們必須建立一套明確的工作流程,從擬定策略一路推進到簡報完稿,讓講者得以順利登台。

這套工作流程可以無痛轉換到一般職場經理人的簡報工作當中,這篇文章就來分享寶渥的商業簡報製作五步驟,以及當中的思考模式,也邀請大家將文中的「客戶」換成「主管」或「老闆」,或許能解決職場經典簡報難題:替主管做簡報。

寶渥的商業簡報製作五步驟:

1.分析背景

2.搜集素材

3.擬定架構

4.設計排版

5.修改細節

1.分析背景

為了達成溝通目的,在這個階段會採用訪談的形式,與客戶一同釐清幾件資訊

  • 情境: 這份簡報的用途與形式,是商業提案?向上匯報?股東大會?募資路演等,是現場演示用的演講型簡報?還是當成書面資料提供給受眾的閱讀型簡報?用途影響敘事策略,形式影響設計方向。

  • 目的:客戶為什麼做這份簡報?受眾為什麼聽這份簡報?條條大路通羅馬,如果選擇簡報這條路,就希望是最佳路徑,明確的目標讓我們擁有篩選內容的依據。

以「公司簡介」為例,如果目標是銷售產品,我們會強調產品的特色、亮點 、方案等 ; 如果目標是招募人才,則會強調福利待遇、升遷制度等面向。

  • 對象:簡報的對象是誰?通常會跟目的一起思考。

  • 時間:包含「有多少時間可以簡報」,與「有多少時間製作簡報」,前者回推策略與篇幅,後則決定要深入到什麼程度。

2.搜集素材

巧婦難為無米之炊,缺少食材無法成菜,沒有足夠的素材就無法充實簡報內容。別急著打開簡報軟體,先盤點現有相關素材,可能是簡報、文件、表單、圖片、影片、網站或者客戶的口述,一一檢視能否對應背景分析的方向,不需要的先擱置,不完整的設法補足,彙整到一個程度後,再往下個步驟移動。

3.擬定架構

素材備齊後,接著擬定簡報架構,白話點說就是安排簡報的「段落」與「順序」,起承轉合各要說些什麼,框架確認後再填補細節。

推薦給大家的方便工具是「便利貼」,先發散寫下各種關鍵字,接著用刪去法來聚焦,最後用餘下的便利貼上下左右調整順序,排出整體段落與各頁細節。

下圖左是我們實際工作使用的便利貼,左側第一直行便利貼 (藍色粗體字) 表示各段落的主題,往右延伸的便利貼 (黑色細體字) 是各段落對應的細節。使用便利貼排列,很快就能搭出架構,方便即時調整,如果需要與客戶討論,也能整理成下圖右的格式,並用顏色標記重要的內容,看起來一目瞭然。

4.設計排版

架構確認後,就是按圖索驥進行投影片的排版工作。如果是替客戶或主管做簡報,我們會提出兩到三種風格參考讓對方挑選,確認方向後才開始製作每頁投影片。

5.修改細節

越重要的簡報修改次數越多,尤其是長官要用的簡報,要有心理準備會調整到登台前一刻,甚至邊講邊改也是是有可能的。

提供一個職場小撇步,記住主管再三刪除的內容,那就是傳說中「主管的地雷」,寫在筆記本中,下次做簡報時避開它,就能提高生存的機會。

分析背景 > 搜集素材 > 擬定架構 > 設計排版 > 修改細節,以上五個步驟就是寶渥進行簡報訂製的工作流程,希望能有幫助,關於簡報課程或簡報設計業務歡迎與我們洽詢合作

本文作者:寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯

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