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如何設計簡報?三步驟讓你精準表達、有效溝通

在《簡報設計專欄:為什麼簡報會讓人看不懂?怎麼解決?》這篇文章中,我們提到了投影片讓人看不懂,不外乎三個原因:搞不清目的、找不到重點、看不懂邏輯,文中也提到了針對這三個問題的解決方向。

而這篇文章,我們要透過一個三步驟流程,帶大家了解實務上應該如何優化投影片。

這篇文章會提到簡報設計的流程,適用於不同種類的投影片喔!

1. 拆解內容:釐清表達目的
2. 版面規劃:呈現重點邏輯
3. 呈現對比:大小顏色對比 

準備好要提升簡報溝通力了嗎?那我們開始吧!


一、拆解內容:釐清表達目的

簡報設計的第一件事,就是要先確定自己這張投影片到底想要表達什麼。

1. 投影片到底想要說什麼?

只有明確想清楚自己要說什麼,聽眾才有可能聽懂你想說什麼。你可以反問自己:「這張投影片的目的是什麼?我到底想告訴聽眾什麼?我希望聽眾看完這張投影片,可以…?

這一步想的夠清楚,後面就會輕鬆很多;反之,如果沒有想清楚表達的目的,即使後面的設計手段在優秀,也難以做出資訊清楚的簡報。

這聽起來很簡單,但根據我的經驗,學員卻往往卡在這一步。

2. 什麼是正確的簡報目的?

考考大家,下面的敘述你覺得哪些才是算是簡報目的?(多選或單選)

① 我希望這張投影片可以讓聽眾一看就懂
② 我希望讓聽眾了解簡報的重要性
③ 我希望這張投影片可以更吸睛一些
④ 我希望聽眾可以清楚加入簡報社的好處

你覺得呢?

答案是 … ② 和 ④。你有答對嗎?

為什麼 ①、③ 不是好的簡報目的?原因很簡單,首先,這是簡報設計的目的,不是表達的目的,我們希望每張投影片都可以吸睛又好懂;再來,這樣的目的無法幫助你找到表達的重點,所以沒有意義。

3. 能用一句話簡短說明嗎?

愛因斯坦曾說:「如果你說的不夠簡單,代表你不夠瞭解。

因此,最後還有一件重要的事:你想出來的目的不能落落長。要能夠用一句話簡短說明,才代表你想的夠清楚。

目的簡潔清晰,才表示你清楚知道自己到底要講什麼。

小練習

請你思考一下,這張投影片的目的是什麼,你能否用一句簡短的話清楚說明

小練習 photo by fahaha 簡報視覺設計課

參考答案:讓聽眾了解簡報社能得到什麼,並渴望加入


二、版面規劃:呈現重點邏輯

確認表達目的後,你要思考:想要達成表達目的,有哪些內容是聽眾必須知道的,哪些是可以省略或是刪除的。只留下符合該張投影片目的的資訊即可。

如下圖:

二、版面規劃:呈現重點邏輯

確認表達目的後,你要思考:想要達成表達目的,有哪些內容是聽眾必須知道的,哪些是可以省略或是刪除的。只留下符合該張投影片目的的資訊即可。

如下圖:

篩選資訊 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課

1. 篩選資訊,歸納重點

初步篩選資訊後,可能會留下三大重點、七個重點,甚至十個重點,所以這時要再進行歸納整理。

重點太多對於聽眾來說,等於沒有重點,聽眾只要記不住、大腦負擔過重,就會想要放棄理解。

所以要從重點之間的「共同特徵」思考能不能合併,透過更簡單的「框架」,讓聽眾好記憶、吸收。

這裡有稍微提醒一下大家,如果你的重點太多,又很難分類,就有可能是你的目的不夠明確,需要回到前一步重新檢視一下喔。

2. 呈現重點彼此的邏輯關係

當重點找出來,也重新歸納整理後,接著就要去思考重點之間的邏輯關係。

常見的邏輯關係有兩種,一種是並列型,一種是順序型。

並列型就是每個重點之間是獨立的、互不影響的,比如常見的:XX 的三大重點、 before 和 after 的比較…等;順序型就是重點之間有順序先後的關係,比如:流程、因果…等。

有時候一張投影片中會同時存在這兩種邏輯關係。比如:每兩大原因導致某個結論。這時,兩大原因屬於並列型,而這兩大原因與結論之間就屬於順序型關聯。

同時存在並列型與順序型的邏輯關係 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課

製作簡報時一定要想清楚重點之間的邏輯關係,並用箭頭、線條指引觀眾,才能大幅降低聽眾閱讀理解的負擔,達成簡報設計的「讓人秒懂」目的。

這個步驟和釐清目的一樣,是最需要思考,也稍微複雜的步驟,大家在要好好練習看看喔!


三、呈現對比:大小顏色對比

前兩個步驟,我們已經釐清目的、找出重點,並且根據重點彼此間的邏輯關係進行版面的規劃。最後一步,我們就要透過大小、顏色,來凸顯重點。

1. 大小對比

大小對比其實很直觀好懂,就是重要的內容放大,不重要的內容縮小。

以文字來說,標題最重要所以最大,關鍵字第二大,內文第三,補充說明最小。

另外,有一個小小的經驗提醒,就是標題盡量要比關鍵字大1.5倍以上,才能呈現讓人有感的區別。

比如:關鍵字的字級是32,標題就至少要48。

不僅僅是文字如此,圖片、圖表也是如此。重要的圖片、圖表就讓它佔據較大的投影片空間,讓聽眾能夠一眼就看清楚。

2. 顏色對比

講完大小,來談談顏色。

顏色是簡報設計非常重要的一環,好的顏色使用可以讓簡報變得更專業,壞的顏色搭配會毀了投影片。

使用顏色凸顯重點可以往兩個方向思考,一個是強化、一個是弱化。

強化資訊就是將重要的資訊改成鮮豔的顏色、加背景色、畫螢光筆、加外框顏色、加陰影…等;弱化資訊則是將不重要的資訊顏色變淡、改成灰階、模糊…等。

哪個比較好呢?我會建議大家用弱化的思維來設計投影片。

不要隨便使用顏色,只在真正重要的地方使用彩色,其他就使用黑、灰、白等無彩色進行搭配。

這樣會讓你的簡報變得有質感、專業。更重要的,是關鍵的資訊才能真正被凸顯出來。

顏色的使用 示意圖 photo by fahaha 簡報視覺設計課


總結

這篇文章我們談了簡報設計的三步驟流程,分別是:

① 拆解內容:釐清表達目的
② 版面規劃:呈現重點邏輯
③ 呈現對比:大小顏色對比

我認為,前面兩個步驟才是做好投影片的真正關鍵。只要想的夠清楚,最後的設計手段只是錦上添花。

這篇教學中,沒有想教你如何設計出酷炫華麗的投影片,只是想教你如何做出資訊清楚、讓人好懂的投影片。

而這件事,對於你來說,或許更重要。

我們要知道:簡報設計的潮流會變,不變的是,我們都需要有效的溝通。

最後,我們來看一下這篇文章的案例修改過程。


本文作者:FAHAHA|翁順法

本文出自:【簡報設計專欄:如何設計簡報?三步驟讓你精準表達、有效溝通】

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

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