BFA 簡報

View Original

企業簡報模版的有效使用方式

企業簡報模版的有效使用方式

許多企業會製作專屬的公用簡報模板,並要求同仁使用模板製作投影片,以呈現一致的企業識別。模版規範了版型、字體、配色等元素,應當能節省製作的時間,但實際套用就會發現,模版並不如預期的好用,常會有簡報內容不夠清楚、看不見重點等問題,於是誕生了一派說法:企業簡報模版不好用。 其實,真正的問題並不是模板不好用,而是使用的方法有誤。簡報模版是基於企業常用的簡報情境歸納出來的格式,只要理解當中的邏輯,就能運用模板來建立明確的簡報結構,提升製作效率。

大致歸納起來,一份簡報模版常用的版型包含「封面」、「目錄」、「章節」、「內文」四種頁面,然後再搭配其他不同的版型。大家要製作簡報時,通常會直接打開簡報模版,挑選一個偏好的版型,就直接填入內容。而這樣的製作方式就是從單頁思考投影片,容易忽略整體架構。建議可以參考下方的步驟,讓模板有效協助大家製作簡報:

1. 先在「封面頁」寫下簡報的標題,而標題就是簡報目標。先確認目標以後,再決定要放哪些內容。

2. 接著進入「目錄頁」的製作,目錄頁即是簡報大綱。根據標題決定哪些章節要出現在簡報當中,將之寫在目錄頁,就大致底定整份簡報的架構。

3. 延續目錄頁,請將各個標題製作為獨立的「章節頁」,並先將章節頁都擺在一起,就可以輕鬆看見簡報的全貌。如果這時候要再調整簡報架構,只要移動或增刪章節頁就可以了,但要記得再回頭調整目錄頁的內容及順序。

4. 最後,我們再進到各個章節填入內容,並挑選合適的「內文頁」版型製作就沒問題了。



我們以「新產品介紹」為例。首先,先在封面頁輸入標題,並設定這份簡報的目的是要讓聽眾了解新產品。再對應到目標,需要出現的就會有「產品特色」、「關鍵問題」、「解決方案」、「會員優惠」、「使用示範」、「使用見證」、「競爭分析」等內容,我們也先將他們輸入到目錄頁。


接著進入章節頁的製作,這時候就可以看見簡報大致的樣貌。進一步,可以調整順序,排成「關鍵問題」、「解決方案」、「產品特色」、「使用示範」、「使用見證」、「競爭分析」、「會員優惠」。最後,再依據簡報時間或現場聽眾來進行第二次調整。
假如簡報的時間有限,可能可以把「使用見證」刪掉,但並不影響論述的邏輯;如果現場是對產品有一定認識的觀眾,也可以考慮把「會員優惠」移到前面講。順序都確認後,我們再開始製作各個頁面的內容。

以往大家容易落入直接開始製作簡報內文的誤區,那是屬於單點式思考,但依循上述步驟及案例示範,則是運用簡報模版來建立整體思考,並先設定好框架,再將時間投資在內容及設計上。並且,運用這樣的方式來製作簡報的好處是,可以將每個章節視為一個「模組」,如果要修改簡報,直接大塊的移動或調整就可以,會節省大家更多的製作時間。

最後,跟大家分享在做簡報時常會用到的七大資訊圖表,可以依據不同的需求,來選擇對應的內文頁,希望對大家有幫助。