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向上匯報的簡報溝通技巧 | BFAevent LIVE 簡報小聚線上版

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2 月 24 日,簡報小聚線上版「向上匯報的簡報溝通技巧」,邀請到 BFA 簡報總編輯黃孟堯和 BFA 簡報共同發起人林大班,和大家分享在向上匯報時的簡報溝通技巧。

當晚的直播節目分為兩個環節,向上匯報的「邏輯思考」及「視覺設計」。在邏輯思考的部分,孟堯老師又再分為「匯報前的思考」及「匯報的架構」。



我們是否多少都遇過和老闆約會議的時間被壓縮,準備講 30 分鐘的內容必須要在 5 分鐘內講完?  很多時候我們必須習慣實際狀況也許跟我們開口前想的並不一樣,試著想想老闆一天要聽多少人匯報?或者,有多少人搶著要向老闆匯報?  當老闆的時間變成大家搶奪的資源之一,這時向上匯報的技巧就變得至關重要。

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一、匯報前的思考

當我們做簡報時常會想著哪些事情是重要的,建議大家可以逆向思考,將自己擺在聽眾的角度,從聽眾的立場去思考哪些內容可能是不重要的;將那些不重要的內容暫時隱藏或刪除,簡報會變得更加精煉。

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二、匯報的架構

具備前述思考後,孟堯老師接著和大家分享向上匯報的簡報結構,分別是:目標、計畫、行動:

1. 關於目標,先前情提要
前情提要能夠幫助聽眾更快速進入情境,不要默認對方應該知道。

2. 關於計畫,重點是具體量化的進度
在資訊不足以判斷的情況下,人們傾向延遲或是拒絕回覆;具體量化的內容才有被記住且回應的價值。

3. 關於行動,提出未來行動
在簡報的最後,我們常看見大家將「 THANK YOU 」作為結尾,但這樣的結尾並不會推進事情的進度。建議大家在簡報的最後一頁寫下明確的 Call To Action,提出自己的下一步行動或需要同事支援的事項。而向上匯報的情境裡,可能是希望主管做決策或是給資源,明確的寫出具體事項,有效推動工作,也讓簡報更容易達到其目的。


在下半場「視覺設計」的部分,則由大班老師與大家分享「投影片的重點」及「如何呈現重點」。


一、投影片的重點

1. 有 INSIGHT 的標題
什麼是 INSIGHT?大班老師解釋 INSIGHT 是對方不知道的事情,如果你的洞察是對方早就知道的,那你的簡報內容就顯得沒那麼有價值,那種標題可謂老生長談。有 INSIGHT 的標題指的是對方還不知道的,或是為對方量身訂做的;我們要避免把簡報主詞 (產業、公司、人名) 換掉之後仍舊可以無縫接軌的罐頭標題。

2. 有 ACTION 的 PLAN
大班老師藉由過去在零售產業工作的舉例來和大家分享:計畫必須包含實際的行動方案,否則無從下手,也就無法兌現。


二、如何呈現重點

大班老師將投影片的資訊分為三種:重點、次重點、非重點,並和大家分享呈現重點的三個設計原理:字體、配色、位置。

1. 字體
重點要大、粗,次重點要細、小,非重點則直接刪除或再更細小。

 2. 配色
重點使用企業識別標準色,次重點使用淺色,非重點則使用黑灰白三種基本色。

3. 位置
重點放在 上 / 左方,次重點放在 下/右方,非重點則放在最底部或是附件。





向上匯報,重點不在於把簡報講完,而是聽眾對內容是否有感,或有沒有從中獲得分析洞察。老闆在意的是有沒有可落地的執行方案或實際進度,推薦大家多從管理者的角度思考,到底什麼是老闆真正在意的事情。







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本文作者:BFA 簡報 編輯部