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簡報小聚 2022 九月場 | 做一場讓主管看見績效的向上匯報

9 月 28 日 簡報小聚  2022 九月場,邀請 UberEats 業務資深副總經理 Mike Chi 擔任特邀講者,帶領觀眾換位思考,用主管視角檢視匯報中的大小細節,挖掘管理者真正在意的有感資訊。

「高階主管沒時間聽長篇大論,要在短時間內就說明狀況,並一定要提出解決方案!」Mike 開場就闡明主管在聽取匯報時的核心需求,並以「業績未達標」為例,分享在十分鐘簡報中,內容與比例上的建議 :

1 分鐘 : 說明現況 - 業績還差多少?

3 分鐘 : 解釋原因 - 為什麼沒達標?

3 分鐘 : 提出方案 - 如何補救? 需要資源?

3 分鐘 : 回答提問 - 用數字回應主管詰問

Mike 指出,管理者清楚業績不可能每次都達標,比起分析與檢討,會更在意解決方法,如果能在短時間內讓主管接受方案,並確實兌現承諾,那就有被重用或晉升的機會。反之,在簡報中花太多篇幅解釋原因,不提出具體做法,反而會留下「找藉口」的負面印象。

有的時候主管會提出職責之外的問題,一般人通常會立刻劃清責任,但如果能在此刻與主管站在同一陣線,替公司設法解決,那就是拉開差異的節點。對此 Mike 建議的回應方法是坦白告訴主管雖然對這個問題暫時不清楚,但希望能給予一些準備的時間,下次提出完整的建議方案。

最後,Mike 也以自身經驗分享外商與華人主管在聽取匯報時的不同反應。外商主管會直接點出問題,要求各種形式的佐證,確認這是有效的解決方案 ; 華人主管則想掌握更多細節,更傾向採用旁敲側擊、引導提點的方式讓部署自己找到答案,而無論在任何環境,主管對於解決方案的重視都不會改變,這也是向上匯報中的靈魂所在。

接續 Mike 的分享,BFA 簡報共同發起人 林大班 同以管理者的角度,分享對主管匯報時的兩種簡報結構,分別是匯報型的 Data - Insight - GO,與提案型的 Problem - Solution - How-to,並提醒簡報者不要急著製作投影片,而是先思考簡報的目標、對象、時間三要素,作為篩選內容的判斷標準。

本月簡報小聚首度加入分組演練環節,讓各組分別就「對空降主管匯報」、「對資深主管提案」與「向總經理說明業績未達標」不同情境,與兩位駐場簡報人與寶渥簡報顧問共同討論,挑選簡報內容模組與論述策略,最後用兩分鐘的時間現場對由駐場簡報人扮演的主管匯報,並給予回饋。

少女凱倫有限公司創辦人 花芸曦 扮演空降主管,指出剛上任的空降主管做事會特別謹慎,因此需要知道更多的細節,像是時程、成本、人力、交付物、預期成效等,如果提案中需要別的部門支援,最好能替主管想到有什麼事可以回饋或給支援部門協助,讓她有更多籌碼去運用,這樣對簡報的接受度自然更高。

檸檬知識創新創辦人 高永祺 扮演資深主管,他認為資深的主管會發展出自己的工作方法,因此在提案時要對問題的論述足夠精準,並不斷證明方案的成效,最好提出其他相關成功案例,以加深主管的信心,如果能多走一步,替主管準備向更高層級主管報告的內容,會讓他更有安全感,更有機會買單。

在對總經理說明未達標原因的情境,BFA 簡報共同發起人 林大班 建議,提出解決方案固然重要,但也別忽略要實現解決方案可能遭遇的問題,有經驗的主管會探究方案背後的邏輯,必須經的起檢驗,如果業績與目標差距太大,很難讓人相信能一次補完,更合理的做法是將大目標切碎成小且連續單位,如將年度目標細分成月目標、週目標,在執行上較能立即看見成果,並有持續前進的趨勢。

2022 年,簡報小聚嘗試全新企劃,聚焦實際商務簡報情境,並安排更多互動與實作,讓現場來賓對簡報有更深刻的學習。

10 月 26 日 簡報小聚 十月場|開啟職場高光時刻 - 重大場合簡報製作思維 ,邀請餐飲新創營運總監 Elvis 分享面對職場重大簡報場合的思考路徑,以及製作投影片時應該要注意的大小細節,歡迎報名參加活動。

現場活動花絮

本文作者:BFA 簡報 編輯部

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