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簡報小聚線上版 | 化解令人尷尬的簡報現場

5月21日,BFA 簡報 用直播的形式和大家分享「化解令人尷尬的簡報現場」。

投影畫面打出不來、聽眾手機突然響起、上台緊張說不出話…簡報現場有太多意外,沒處理好還真讓人尷尬。這集節目我們來談談那些令人尷尬的簡報現場,以及優雅化解的方法。

尷尬的簡報現場一般分為兩種原因,一種是人為造成,另一種是硬體設備造成。人為造成的比較不可控,硬體設備卻可以在開場前先行測試,解決潛在問題。

在開場前先試播試講,一旦有問題發生,便從結果回推可能故障的環節。建議從訊號接收端回推對設備進行測試。

簡報現場的設備配置如下圖所示

針對各種簡報現場可能遇到的狀況,可以個別檢查設備是否出了問題。

若投影沒有畫面,可以考慮以下設備是否有問題

  • 投影螢幕

      若是螢幕是布幕:不用檢查

      若螢幕是電子螢幕:檢查訊號源

  • 投影機

      訊號線:HDMI / VGA

訊號線:選擇訊號

      電源:是否開啟

      鏡頭蓋:是否打開 (小細節更常被忽略)

  • 電腦

       訊號源:音源線 / HDMI

       電腦電量

       播放簡報檔案

若沒有聲音,從喇叭,麥克風和電腦上找答案

  • 喇叭

       訊號源、電源

  • 電腦

       訊號源:音源線 / HDMI

  • 麥克風

       電源、電池

 

若是簡報筆失靈,主要是來源於電源或接受範圍 

  • 簡報筆

       電源:充電/電池

       接受範圍 (清楚簡報筆可支援的最廣範圍)

從訊號接收端回推測試,可以高效檢查問題,也能讓講者的事前準備有條不紊地進行,避免分散登台發表的注意力。


這一期直播中,也為大家解答另一個簡報常見的問題:簡報被打斷,如何抓回聽眾注意。

我們以兩種情境來回答這個問題。

1. 若是簡報對象中的關鍵人物離席,建議暫停簡報,等對方回來後再簡單回顧、概述簡報全貌,這有助於離席的人和在場其他聽眾重新聚焦重點,找回分散的注意力。

2. 若是打翻咖啡等類似的突發事件,建議先簡單分析情況的緊急程度和規模,如果是會嚴重影響聽眾的注意力,建議可暫停簡報,待突發事件解決再重新帶領大家回歸主題。

最後,總結一下今天的重點。事前做好簡報設備的測試,可以大幅的降低因硬體設備造成的尷尬事故。當測試出現問題時,建議從訊號接收端回推,找出真正引發問題的設備加以解決。

本文作者:BFA 簡報

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