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簡報小聚線上版 | 如何做一場主管有感的工作內容匯報

4 月 15 日,BFA 簡報 用直播形式和大家分享「如何做一場主管有感的工作內容匯報」。

工作匯報是職場最常見的溝通情境,也是職業工作者的簡報基本功。本次直播從「講者目標」與「聽眾需求」兩種角度切入,和大家分享對主管匯報需要具備哪些關鍵要素。

身為一位報告者,做工作匯報的目的為何?大部分的人是這麼認為的:「希望報告結束後,不會被主管責難」。因此我們可以反思:「該如何做報告才不會被罵」。

對主管匯報時,需要滿足他的三種心理需求:安全感、速度感以及成就感

  1. 安全感:讓主管能夠掌握目前工作進度。

  2. 速度感:讓主管曉得工作進度有被推進。

  3. 成就感:讓主管扮演他幫助部署的角色。

以上三點是心理層面的需求,實際應用在匯報內容中,可以分成三組資訊:

  1. 同步現況:同步訊息,據實以告,讓主管曉得目前的工作進度。

  2. 未來計畫:主管在交辦工作後便會期待後續的進度,以及你對於這次專案下一步的行動計畫為何。

  3. 請求協助:這項與主管的人格特質與職能有關。一般來說,主管手上會握有相對多的資源以及人脈,因此當工作上遇到問題時,可以適時地請主管協助,讓他能夠展現他身為主管的能力。當主管能夠扮演幫助你的角色時,可以滿足他的成就感。


直播中以「百貨公司業績衰退」為例,將報告情境設定為:向主管匯報 2020 年 Q1 會員的成長狀況。

我們會發現,這張工作匯報的投影片中單純描述現況,並未提出任何改善建議或計畫,對主管來說並沒有特別的幫助。

有些人會加入請求公司協助的內容,但還是未提出解決問題的方法。貿然就提出請求,反而讓報告者有卸責的感覺。

建議的做法是在匯報中提出未來計畫,或是行動建議,展現想解決問題的主動心態。再加入具體量化的數字,讓主管有可以檢核的標準,如此在授權或協助爭取資源時,才有所依據。

再來調整閱讀順序,將行動方案與預期效益放置於版面上半部,Q1 新會員成長狀況則視為次重點,放在頁面下方。這樣調整,將匯報內容從原本的流水帳,轉換成具備方法、效益與執行成本的行動計畫,大幅提升匯報的價值。

最後幫大家複習,讓主管有感的工作匯報需具備以下三組資訊:

  1. 同步現況:讓主管掌握工作進度

  2. 未來行動:提出下一步行動計畫

  3. 請求協助:提出需要的資源及授權

本文作者:BFA 簡報

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