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簡報小聚第7場:跳脫形式,重新認識溝通的本質

猴年新春開場,非常高興與大家在農曆年後第一場簡報小聚見面,交流簡報經驗、職場新知等話題。這個月邀請到「行銷分享會創辦人劉芝庭 Tifi;前KKBOX總監、KKTIX活動售票業務薛良斌 布丁;前全民最大黨節目製作人巫秀陽 秀哥」為大家帶來精彩的分享。

照慣例,活動會搭配「簡報九宮格」互動遊戲,讓參與者們開啟交流話匣子、了解彼此的簡報狀況。更令人期待的是,完成九宮格的朋友可以再參加抽獎活動,新春開場會有什麼神秘禮物呢?答案是:「香蕉」祝福三位幸運得主「猴運旺旺來」!

第 7 場簡報小聚要幫大家解答哪些簡報問題呢?

上臺容易緊張怎麼辦?邀請 學堂講座 方植永小安老師為大家解答。

1.  真-無論在何種場合簡報、發表哪些內容,切記說真話。因為事實經過大腦不會讓我們心虛,也不容易被質疑而緊張。
2.  說故事-善用說故事的方式,一來能幫助你熟悉要簡報內容,二來是聽眾對故事理解力更高,自然就降低緊張的感覺。

上臺簡報被問到很難回答的問題?邀請 POWER FOR POINT JOY 老師老師為大家解答。

1. 爭取時間思考&回應
- check & double check 確認對方的問題
- praise & double praise 讚美問題,爭取思考時間
2. 反問對方為什麼要問這個問題,從對方的回答中抽絲剝繭,找出回答的線索
3. 若沒辦法回答的話,誠實的告訴對方這個問題超出理解 / 權限,是否我們會後詳細交流

如何找到簡報合適的字型?邀請 Justfont 共同創辦人 蘇煒翔為大家解答。

1. 字體只是工具,在選擇字體需考慮「閱讀性、行距、字距」,至少讓對方看清楚
2. 考慮簡報情境及主題內容,挑選合適的字體風格
3. 若完全不想考慮上述的條件,推薦使用「思源黑體」


Before Speaker:劉芝庭 Tifi / 行銷分享會創辦人

“讓社群創造口碑,讓口碑成為影響力”

「為什麼你要會辦活動?」創辦行銷分享會及超過六年活動策展經驗的Tifi,拋出這個問題。 她認為「釐清為了什麼而辦活動」是最關鍵的任務。

Tifi 從策劃活動的經驗歸納四個常見的迷思:「出席人數要多、邀請名人出席、場地越高級越好、期待媒體報導」,空有形式缺乏影響力的活動無法長久。真正重要的是與參與者溝通,「辦活動只是手段,創造社群才是真正目的」。Tifi 創辦行銷分享會除了每個月固定的活動以外,更舉辦各種形式的「會員活動」,拉緊會員間彼此的聯繫,社群的影響力自然發酵。

反過來,如果你是參與者,想從活動中獲得什麼?


After Speaker:薛良斌 布丁 / 前KKBOX總監、KKTIX活動售票業務

“簡報中,負責傳達資訊的不是投影片,是你自己”

「簡報沒有最好,只有更適合。」多次簡報經驗的布丁,上個月的分享就令大家印象深刻、收益良多。與簡報老師交流後,布丁將內容再精煉整理成「簡報小聚的駐場簡報人都拍桌讚嘆的 3 個簡報技巧」。

1. 讓資訊看得見:
最直接也最重要的觀念,建立與聽眾溝通的管道。多數的場合會出現文字密密麻麻、排版雜亂的簡報,這完全讓聽眾沒有想聆聽簡報的意願。

2. 讓資訊更亮眼:
善用數字,讓訊息產生更大的意義。舉個例來說,「這場簡報小聚參與者非常多,擠滿全場;這場簡報小聚超過 100 名參與者,擠滿全場。」同樣表達一則訊息,但後者是不是更有畫面呢?

3. 成功傳達資訊:
簡報中,負責傳達訊息的不是投影片,是你自己。生活中有太多「對著投影片說話」的簡報案例。無論是什麼因素,布丁建議大家離開講臺、走向聽眾,簡報者才是一場簡報中的主角。


Pro Speaker:巫秀陽 秀哥 / 前全民最大黨 節目製作人

“用故事串聯簡報,令人無法自拔”

「只有一個字可以形容『真!』」(節錄自參與者心得)。秀哥分享他在全民最大黨任職期間,發生各種有趣、好玩、驚險的故事,整場投影片只有單純的「黑底白字」,讓全場為之動容。怎麼做到的?

《全民最大黨》紅極一時的政治模仿節目,反映人民對當時社會的不滿與無奈。秀哥曾任全民最大黨節目製作人,更拿下一座金鐘獎傲人成績。當晚他選擇拋下成功的那一面,在光環與笑聲下,用四則故事道出他內心的一面,以及職場面對危機處理、應對進退學到的溝通技巧。

簡報要訣:「說真話,帶給別人真誠與信任;用故事說真話,讓內容充滿畫面、身歷其境。」秀哥都做到了。這也證明「簡報不等於投影片」的觀念, 更多的是表達層次、邏輯次序。當下次要簡報的時候,試著用故事敘事為簡報創造畫面吧!

當晚,Tifi 帶大家重新思考舉辦活動的意義,從「舉辦活動」到「經營社群」之間的差別與思維;布丁從「讓資訊看得見、讓資訊更亮眼、成功傳達資訊」三個層次說明訊息傳遞的技巧;秀哥呼應「簡報不等於投影片」的觀念,用故事帶我們穿梭不同的時空。

簡報小聚的網站有許多簡報知識、專欄文章、素材工具等資源,然而「學習不應該受語言限制」。由國外簡報教學平台(Visme)觀察並整理的《2016簡報十大趨勢》一文,我們在第一時間取得獨家授權,編譯給台灣的讀者。未來,我們還會繼續提供更多更好的文章給大家。

會後三位講者被觀眾們包圍,除了探討簡報溝通的技巧,更分享彼此產業生態、生活風格、興趣喜好......等話題,直到場地打烊才願意休息。簡報小聚很高興帶給每一個人交流學習的社群。

Tifi 將於下個月活動前,與三位簡報老師交流「邏輯結構、視覺設計、溝通表達」,敬請期待 3 月簡報小聚,現場還有各種簡報疑難雜症大解密,我們下個月見摟!


BeForAfter 簡報小聚是台灣首個簡報溝通主題社群。我們為職場人士提供簡報溝通相關的資訊與專欄文章,同時於每月第三個週五晚舉辦線下聚會,從線上到線下持續提升您的職場影響力!