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三種方式梳理簡報內容,讓資訊清晰呈現

當我們寫完了一份 PPT 的文字稿,準備開始製作 PPT 時,這裡,就牽扯到了一個信息梳理的環節。

可能很多讀者會有疑問,寫完文字稿之後,直接把內容複製到 PPT 頁面上,不就可以了嗎?為什麼要進行信息的梳理呢?

原因很簡單,就是為了能夠更直觀的呈現出內容的重點,或者其邏輯關係。

啥意思呢?舉一個實際的例子,這是我在網上看到的一個 PPT 頁面,很有代表性:

相信很多人的 PPT 頁面上,也會有一大堆文字列表的形式。

但不知道你是否想過,如果我們在頁面上展示了很多條內容時,觀眾是否能夠記得住呢?

肯定不行,對嗎?因為信息超載。

但如果我們對信息進行梳理,其實基於內容之間的邏輯關係,我們可以把多條的信息,歸納為 3 個類別:

如此一來,頁面內容的結構,是不是會更清晰一點呢?

好了,那問題來了,我們應該如何對 PPT 頁面的信息,進行梳理呢?

我常用的方法有 3 種,對於 90% 的 PPT 而言,都是通用的。

第一種

共性歸納法

簡單來說,就是基於對內容的某些共同特徵,進行歸納總結,從而對信息進行分類,這樣,可以讓頁面內容更具結構性。

啥意思呢?比如像這個頁面,這是我在網上找的一個案例:

其實,通過對內容的分析,我們可以從內容的性質方面,將 8 條內容,歸納成 4 大類別,這樣,我們在信息理解上會更加方便:

當然,除此之外,我們還可以站在不同的維度,從內容的結果出發,將其歸結為 3 個類別:

這都是可以的,比如咱們就按照後者的歸納,來完成信息的梳理,這樣,頁面的信息結構,就變成了這樣:

簡單地排版,就可以輕鬆地完成一張邏輯清晰的工作型 PPT 頁面:


第二種

事件流程法

我們可以基於信息發生的先後順序,對內容進行梳理。

什麼意思呢?簡單舉幾個例子你就明白了。比如像:

在做一份活動策劃案的 PPT 時,如果牽扯到傳播規劃,我們可以基於活動前,活動中和活動後的流程,對頁面信息進行組織。

再比如像製作工作總結 PPT 時,如果牽扯到工作成果,我們可以按階段去劃分,進行內容組織。

在這裡,為了方便各位理解,咱們依舊對一張實際案例進行分析。

比如我們要去做一個知識的分享,關於如何寫好一篇公眾號文章,內容如下:

我相信,當你講完之後,觀眾肯定記不住這麼多技巧,因為內容太多且太碎了。

那該怎麼辦呢?

我們可以基於寫作的不同階段,對這7條內容進行分類,劃分為寫作前、寫作中以及寫作後:

然後,簡單地添加幾個色塊,就可以輕鬆地完成頁面排版,這樣是不是清晰很多呢?


第三種

信息拆解法

是指將內容按照某種模型結構進行呈現,從而便於別人理解內容的含義。

比如像我們提到活動傳播的規劃,可以套用 5w 傳播模型去拆解;

再比如像很多大學生的論文裡,在進行市場分析時,會用到的 SWOT 模型;

這些都是將某個大的信息,進行拆解的思維模型。

其實,在我們工作 PPT 中,我們也可以套用這樣的方式,來創造出一些概念。

比如像下面這個頁面,也是知識分享的內容:

那麼,該如何讓觀眾更深刻地理解這些內容呢?我們可以模仿傳播學的 5W 原則,翻譯出英文單詞:

並基於此,來創造出一個 2W 模型,這樣,觀眾是不是更容易理解呢?

上面所說的呢,就是進行信息梳理的 3 種常用方法,接下來,咱們通過兩個實際的頁面,來更好的理解一下。

案例 01

比如像下面這個頁面,在很多工作彙報 PPT 裡會見到,缺少結構性:

但如果我們對這 7 條內容進行分析可知,其實這裡無非是包含了 3 方面的信息:

紫色:人才儲備相關

黃色:公司能力管理

綠色:用工管理相關

所以,我們可以對內容進行歸納分類,梳理出 3 個小標題,讓內容理解起來更加方便:

接下來就需要對內容進行排版設計,我們添加一張圖片,來避免頁面過於單調:

添加一個色塊,來讓頁面更具層次感:

當然,在排版呈現上,我們也可以使用 3 個色塊進行信息的承載:

借用前幾天文章中的方法,我們可以在頁面底部添加一個半屏色塊,增強層次感:

當然,也可以借用其它的排版形式,在這裡,就多給各位一些排版呈現的思路:


案例 02

比如像下面這個頁面,我直接把文字信息提煉出來:

這張頁面的信息梳理,相對簡單,因為按照前面提到的信息拆解法,我們可以把這 7 個渠道,拆分為內、外部渠道:

然後,簡單地對信息的邏輯進行梳理,完成頁面排版的初稿:

最後,添加顏色,讓頁面的視覺層次感更強:

好了,以上呢,就是這篇文章的所有內容。

很多時候,我們之所以不能很好地完成頁面排版,並非是缺少方法或靈感,而在於沒有對信息進行結構化的呈現。

而想要完成結構化呈現,信息的梳理,必不可少。


本文作者:旁门左道PPT 邵云蛟

本文出自:PPT内容页还在傻傻“堆字”?这3种文字梳理方法,也太好用了!

責任編輯:BFA 簡報 編輯部

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