BFA 簡報

View Original

不知道職場簡報的重點?帶你掌握 15 個變成專家的秘訣!

在職場上,通常是一對多的場合會用到簡報(PPT);一但用到它不外乎幾個情境:「談判、說服、解釋」,這篇文章不是叫你製作精美的簡報,而是從觀眾的角度去探討,怎樣的一個簡報能最清楚的傳達訊息。


以下內容為對影片的心得筆記


一、在寫簡報前,請先思考為什麼要寫

➤ 每份簡報都有背後的「目的性」

你今天可能要代表個人或是團隊向某一群人做解釋,讓他們理解你要表達的「內容、訴求、跟他的利害關係…」;最終的目的可能是要「獲得認可、解決問題、達成共識…」

➤ 如果沒有簡報,你要如何達成目的?

簡報並不是解決問題的唯一方案,他只是一個工具而已;回想你小時候如果想要買一個玩具,在你父母不答應的情況下,你要如何說服他們購買?

會寫出上面這段,是因為筆者發現有很多想要達成的目的,並不一定要用簡報去達成;你可能只要找到關鍵的 Key man 對話就能夠解決問題,不要被制式的規則限制住自己做事的方式。

➤ 這份簡報是寫給誰看的?

是給團隊成員、其他部門,還是給自己直屬長官看的呢?

當「受眾」不同的時候,你的用字遣詞以及大綱規劃都會不一樣;你需要考慮到對方的:

  • 專業知識:請使用對方可以理解的文字與術語,不然對方無法理解你的表達,這個簡報就沒有任何意義。

  • 立場:利害關係要弄清楚,是「合作、競爭、協商、宣傳…」哪一種情境?

  • 給你多少時間:有些長官時間有限,你要在最短的時間內讓他掌握可以做出決定的內容。

➤ 誰有決定權?

既然簡報是為了達成某個目的,那你就要清楚哪個與會者有拍板定案的權利,你的簡報主要就是為了他服務的。

二、撰寫時基礎注意事項

➤ 不要把 PPT 當成 Word 在寫

我發現很多人的 PPT 只是把 Word 文件上的內容直接複製貼上,完全沒有經過整理;這就造成了他的 PPT 文字超級多,甚至講 PPT 時幾乎是照著上面的文字在念,這對台下的觀眾而言是一個相當不良的體驗。

Word 著重在記錄個人思路,PPT 著重在展現影響力。

➤ 字體大小

做 PPT 的時候因為人就在電腦螢幕面前,所以你會覺得看起來很清楚;但如果換到大會議室,將簡報投影到大螢幕上時,不同座位的觀看體驗就會有很大的差異。

以下是幾個小建議:

  • 最小的字請在 16 以上

  • 標題 26 以上

  • 重要內容 40 以上

  • 統一使用「微軟正黑體」系列字體

建議讀者可以在簡報前可以先到會議室測試,確認每個位置的體驗後再對 PPT 做調整優化。

➤ 顏色

簡報內有許多色塊,請避免使用「淺色塊配白色字、深色塊配黑色字、飽和度類似的顏色」,這樣的搭配方案如果放到投影幕上很可能糊成一團。

同時也請考慮到「色盲、色弱」的觀眾,盡可能挑選合適的顏色。

➤ 內容排版

  • 一頁就講一個內容:切忌將多個概念擠到一頁,會容易讓人抓不到重點。

  • 上下頁要有關聯性:如果每一頁並沒有邏輯正相關,這容易讓觀眾思緒混亂。

  • 不要省轉折頁:如果要切到新的話題,請安插轉折頁,這能讓觀眾對接下來的內容有心理預期。

➤ 標題放結論 or 個人觀點

考慮到人類的注意力有限,每個人的工作又都很忙碌;即使你在台上簡報,台下的觀眾也可能分心滑手機回訊息,他們未必有辦法全程專注在你的簡報上面。

所以在一張簡報中,我會選擇將結論放在標題;下面的內容只是作為輔助來說明,這樣即使觀眾恍神,那透過標題也能很快進入情境。

➤ 內容只留關鍵字

PPT 的內容請不要用說話的句子來做呈現:

  • 因為是由「人」來做簡報的,字都打出來了,人還要說什麼?

  • 字越多就會越小,觀眾越看不到重點

  • 用「講」的簡報比較生動,用「念」的會讓觀眾想睡

盡量控制每頁文字不超過 20 字,多拆成幾頁也是可以的

➤ 不要過度依賴備註

其實筆者以前都會把想講的話都打在備註上面,但講過幾次就會發現;有時現場簡報時,你的內容會被「備註」牽制,導致整場簡報有種說不出的卡。

同時如果你是跟者備註在念,你也容易忽略台下觀眾的表情;搞不好你講到這段的時候台下老闆眉頭深鎖,但卻因為你專心的在念而忽略了。

➤ 動畫使用時機

基本上只會使用到「淡入、淡出」這兩個動畫,而且是為了「邏輯推理」才使用的。

過度使用動畫轉場會浪費很多時間,台下觀眾看著也累。

➤ 第一頁很重要

這裡的第一頁,是用來讓大家對這場簡報擁有「相同認知」的頁面;用來直接破題,告訴所有與會者,今天我們在這裡就是要處理、討論這件事,讓大家搞清楚狀況。

破題還有一個好處就是讓討論的內容限縮在一個範圍,避免簡報途中一直擴展話題模糊焦點。

有些與會者其實在現場一臉疑惑,他們可能是臨時被抓過來旁聽的;又甚至決策者參與的會議過多,導致他忘記了這場會議的重要性、急迫性…這種情狀況下,第一頁可以讓他們快速融入簡報。

三、總結

➤ 好的簡報跟漂亮的簡報是兩件事

  • 內部溝通:簡報的重點會在於能不能把最終的「目的」達成,如果花費過多的時間在美化上可能不符合成本效益。

  • 外部展示:漂亮的簡報還是有其必要性的,畢竟別人花了錢,總會想讓自己這筆錢花得有價值。

➤ 一切以「目的」為導向,減少達成目的上的阻礙

上面所提到的「注意事項」就是幫你排除觀眾可能會遇到的障礙,簡報最基本的就是要把一件事情簡單的說明白,確認彼此的認知相同;在這樣的前提下你才能提高達成「目的」的成功率。

本文作者:林鼎淵

本文出自:不知道職場簡報的重點?帶你掌握 15 個變成專家的秘訣!

責任編輯:BFA 簡報 編輯部


See this content in the original post